BESTUURSVERGADERING KATENA VZW 

VERSLAG VAN 19 JANUARI 2026 / 1 

Aanwezig:   Geerts Jan, Goossens Jef, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk.

1. Verslag vorige bestuursvergadering (08/12/2025) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen :
   • Verslag goedgekeurd zonder opmerkingen.
2. Voorbije periode :

• 20/12/2025 Kerstwandeling te Merksplas : goed weer, een tiental deelnemers.

3. Komende periode:

• Winterwandelingen :
  • 24/01/2026 Winterwandeling te Turnhout, vertrek om 13 uur op de parking aan de Klotteraar o.l.v. Jan Meeusen, 13 km. Vooraf opgeven is niet nodig.
  • 15/02/2026 wandeling in De Liereman o.l.v. Johan Van Herck, vertrek om 13 uur aan het bezoekerscentrum, 10 km, schoeisel voorzien op water en slijk. Vooraf opgeven is niet nodig.
• 27/02/2026 : Algemene Ledenvergadering om 19 uur in HIVSET
  • Voorlopig een dertigtal inschrijvingen. Jef heeft zich vandaag nog opgegeven, Essy had zich opgegeven, maar geen bevestiging ontvangen.
  • Willy is verontschuldigd. Essy zou de helperslijst invullen (ook de aanwezigheidslijst ?).
  • Mia en Ann verzorgen de catering, Jef, Jos DW en Patrick doen de tap.
  • Dagorde :
    • Verwelkoming : Jan
    • Terugblik voorbije seizoen + financieel verslag : André
    • Vooruitblik op volgend seizoen : Jan
    • Uitstapleiders ronselen
    • Helperslijst tijdens de vergadering proberen aan te vullen + beloning toelichten
      (en uitleggen dat we ook medewerking aan andere evenementen stimuleren o.a. omwille van subsidies stad Turnhout)
    • Motiveren om gsm-nummer van contactpersoon op te geven (momenteel slechts 20 personen opgegeven) : Dirk
    • Samenstelling bestuur : Dirk
    • Woordje over de clubkledij : Paul
    • Afsluiten vergadering met dank aan de helpers van de catering en de toog en de uitnodiging om gezellig samen iets te blijven drinken in de zaal.
    • Tijdens de pauze : ppt met foto’s : Paul
    • Bij het binnenkomen uitdelen van aangifteformulier verzekering en attest voor gedeeltelijke terugbetaling lidgeld door ziekenfonds (enkel voor wie dit vooraf bestelde): Dirk
  • Vragen om medewerking :
    • 22/03/2026 UCI Gravel World Series : 12 helpers
    • 10/05/2026 Memorial Lars Janssens : Willy, Dirk, Mike Somers en ev. Essy.
    • 28/06/2026 Doortocht BK Wielrennen profs : 8 helpers
      André vraagt naar seingeversbanden en stopbordjes bij of via de stad.

4. Jaarkalender 2026 :

• Ontwerp (zie mail van Willy) : aandachtspunten
  • 14-16/07/2026 : Damesweekend, verantwoordelijke: Essy
  • 01/08/2026 : Acht van Katena
    • Willy vraagt Mia of Patrick om te informeren in De Schoor.
    • Vooraf inschrijven indien er broodjes voorzien worden.
  • 29/08/2026 : ritten tijdens openingsweekend nieuwe sporthal.
    • Naam : Katena Pijltjesritten zodat het duidelijk wordt dat deze ritten wél gepijld zijn (Naam Katena Classic werd op het bestuursetentje bijgestuurd omdat Classic de verwachting oproept van een bevoorrading -die we niet voorzien- en een hoger inschrijvingsgeld)
    • Ritverantwoordelijke : Dirk Van Dun
    • Nog aan te vragen bij de VWB (die akkoord is om de Ronde van de Grensstreek door de Katena Pijltjesritten te vervangen) en Sport Vlaanderen.
    • Inschrijving liefst van 9 tot 14 uur, afstanden 100 – 75 – 50 km. Geen gezinstocht.
      Willy bezorgt de gps-parcoursen.
    • Stad is bereid om onze ritten mee op te nemen in hun promo.
    • Johan laat reservatie van Zweepes Ven annuleren voor 05/09/2026.
  • 5-6/09/2026 Tweedaagse naar Zottegem
    • Ritverantwoordelijke : Johan Van Herck
    • Prijs voor avondeten, overnachting en ontbijt : voorlopig 91 euro (afh. van BTW-%)
      We voorzien ook eten tijdens heen- en terugrit en een volgwagen voor bagagetransport. Hierdoor zal de totaalprijs vermoedelijk rond 150 euro uitkomen.
    • Voorlopig voor 28 man gereserveerd.
  •  
• Aantal helpers nodig bij de verschillende organisaties:
  • 27/02/2026 Algemene Ledenvergadering : Ann en Mia, Jef, Jos DW en Patrick.
  • 21/03/2026 Arkrit : Tony Goossens + 5 helpers
  • 30/05/2026 Toeristische rit Herderen : Johan Van Herck
  • 02-05/06/2026 : Vierdaagse te Kettwig : Bert Maes
  • 20/06/2026 Spetsersrit + Spetsers-gravelrit : Willy Pelkmans + 1 afpijler, Jos Jacobs + 1 inschrijver, Essy Musschoot + 1 helper voor bevoorrading
  • 26/06/2026 Barbecue (drank halen en terugdoen, koel zetten, drankje geven bij het binnenkomen)
  • 04-05/07/2026 De Mellerit : Luc Guns, Guy Daniels, 4 voor toog en bediening + 2 inschrijvers
  • 14-16/07/2026 Damesweekend : Essy Musschoot
  • 22/08/2026 Toeristische rit Mol-Wezel : Jef Opdebeek
  • 29/08/2026 Pijltjesritten : Dirk Van Dun, 3×2 afpijlers, afhalers en 2 inschrijvers (eventueel bewaakte fietsenstalling te voorzien ?)
  • 04-05/09/2026 Tweedaagse Zottegem : Johan Van Herck + chauffeur volgwagen
  • 03/10/2026 : Seizoensafsluiting/frietrit : Johan Van Herck + 5 helpers
  • 10/10/2026-17/10/2026 Fietsweek Mallorca : Patrick Leys

5. Aansluitingen 2026 :

• 84 aansluitingen waarvan 1 ere-lid
• François Gils betaalde slechts 35 euro, André informeert.
• Wie zijn lidgeld niet betaalde is niet meer via de club verzekerd.

6. Boekhouding-financiën :

• Financieel verslag 2025 : (cijfers uit de definitieve versie nà de vergadering)
  • Onze VWB-ritten brachten minder op (1.223 € terwijl 2.000 € begroot). Hoewel we meermaals slecht weer hadden moeten we daarnaast toch vaststellen dat deelnames in het algemeen in een dalende trend zitten.
  • Er vloeide 1.465 € rechtstreeks terug naar de leden via traktaties bij toeristische ritten, korting op deelname barbecue, broodjes op de ledenvergadering, … Hiervoor was 2.500 € begroot.
  • Van de stad Turnhout ontvingen we sponsoring voor 2 jaren (1.863 + 1.713 = 3.576 €)
  • De opgehaalde sponsoring bedroeg 1.600 €.
  • Na aftrek van 2.600 € die al ontvangen werd voor de Vierdaagse van 2026 bedraagt de zuivere winst van het boekjaar 2025 201 €. 
    Dit resultaat bestaat dus grotendeels uit de subsidies en de sponsorgelden.  Het lidgeld werd volledig benut voor de werking van de club.
  • André nodigt alle bestuursleden uit om de boekhouding te controleren.
    Het bestuur dankt André voor de stipte en transparante wijze waarop hij deze taak ter harte neemt.
• Begroting 2026 :
  • Er mag in 2026 meer terugvloeien naar de leden. We kozen voor volgende zaken :
    • Voor uitstapleiders en ritverantwoordelijken wordt een informele samenkomst georganiseerd op een maandag in maart in een lokaal van GC De Marc/kt voor een hapje en een drankje. Jos J informeert naar de mogelijkheden bij de Rik en informeert het bestuur en Willy maakt een lijst met de genodigden die door de andere bestuursleden wordt nagekeken.  Jan zal via mail uitnodigen.
    • Helpers worden met de frietrit beloond (dit was vorig jaar al de bedoeling, maar dat werd uit het oog verloren).
  • André werkt op basis hiervan de begroting 2026 uit.
• Sponsoring :
  • tarief 50 €, er mag een ontvangstbewijs worden afgegeven, maar factuur wordt digitaal bezorgd via Peppol
  • Taakverdeling :
    • Jan : Detech
    • Jos J : De Mart, VAG
    • André : TTV, In ’t Ven, Hello Velo
    • Dirk : Van de Water
    • Paul : LevHel, Sels Evergreen, Smeyers
    • Willy : Veloscoop
    • Jan Van de Put : Mast
    • Johan : Miraneau
    • Ritlocatie-sponsor De Melle

7. Communicatie:

• Nieuwsbrief februari : deadline : 27 januari 2026
  • Voorwoord (Jan)
  • Kalender (Willy), pas in maart de jaarkalender
  • Uitnodiging met dagorde ledenvergadering(herhalen, maar datum inschrijving wijzigen naar 17/02/2026)
  • Nuttige info (bestuur en sponsors)
• Website en social media : idem

8. Varia:

• Bestuursetentje : Miraneau op vrijdag 06/02/2026 om 19 uur, partners welkom mits betaling.
• Aanpassing vergaderdatum naar maandag 8 juni (reservedatum 9 juni), Jos J tracht reservatie aan te passen.
• Uitnodiging stad Turnhout : huldiging sportkampioenen op 05/02/2026 (geen verplichte aanwezigheid)

9. Rondvraag:

• Paul meldt dat hij na seizoen 2026 zijn bestuursmandaat wil beëindigen. (Indien geen vervanger gevonden zou worden voor de clubkledij zou hij eventueel nog tijdelijk willen depanneren.)

Volgende vergadering : maandag 2 maart 2026 om 19.00 uur
Daarna op maandag 4 mei, 8 juni, 3 augustus, 21 september en 16 november 2026.

Actiepunten

• Organisatie winterwandeling januari Willy, Jan M.
• Doorgeven aantal eters ledenvergadering aan Mia & Ann ?
• Drank halen en koel zetten in HIVSET André, Johan
• Voorbereiden toespraken ledenvergadering Jan, André, Dirk, Paul
• Ppt met foto’s voor pauze ledenvergadering Paul
• Verzekeringspapieren en ziekenfondsattesten Dirk
• Aanvraag Pijltjesritten (VWB-Stad-Sport Vlaanderen)                         Dirk
• Parcours Pijltjesritten                                                                        Willy
• Schrappen aanvraag Ronde van de Grensstreek bij VWB Dirk
• Schrappen reservatie Zweepes Ven 05/09/2026 Johan
• Informeren in De Schoor voor Acht van Katena Willy => Mia / Patrick
• Lidgeld François Gils André
• Opmaak begroting André
• Aantal ritverantwoordelijken en uitstapleiders Willy
• Informeren bij de Rik wat de mogelijkheden zijn Jos J
• Uitnodiging informele bijeenkomst Jan
• Sponsoring ophalen Jan G, Jos J, André, Dirk, Paul, Willy, Johan, Jan VdP
• Bijbestellingen clubkledij Paul
• Nieuwsbrief                                                             Jos J, Jan, Willy
• Aanmelden bij het Verenigingsloket Dirk
• Reservatie podiumzaal Merksplas Jos J

Te onthouden:

• Spreiding helpers over de verschillende organisaties Tegen ledenvergadering
• Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie
• Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal Willy, Jos J, André
• Bij ritten op verplaatsing vertrekuur aan Sporthal vermelden Willy, Jos J, André
• Betaling consumpties toeristische ritten                                    
• Evaluatie reglement vergoeding organisator(en) meerdaagse ritten allen
• Aanbod klankbord/brainstorming/winteractiviteiten Jan Meeusen
• Franchise volgwagen Allen
• Meer plaatselijke en social media-promo voor ritten
• Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
• Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

vergaderkalender 2026 bestuur KATENA

Maandag 19 januari 2026

Vrijdag 27/02/2026 Ledenvergadering

Maandag 2 maart 2026

Zaterdag 21/03/2026 Arkrit

Maandag 4 mei 2026

Dinsdag 2 – vrijdag 5/06/2026 Vierdaagse
juni 2026 barbecue

Maandag 8 juni 2026

Zaterdag 20/06/2026 Spetsersritten
Zondag 05/07/2026 De Mellerit

Maandag 3 augustus 2026

Zaterdag 29/08/2026 Pijltjesritten
04-05/09/2026 Tweedaagse Zottegem
Welke ritten op VWB-kalender 2027 ?

Maandag 21 september 2026

Zaterdag 03/10/2026 Sluitingsrit met foodtruck
Zaterdag 10 – zaterdag 17 oktober 2026 Mallorca
Bepaling lidgelden 2027

Maandag 16 november 2026

Voorbereiding jaarprogramma 2027