De Raad van Bestuur juicht elk initiatief om meerdaagse ritten in te richten van harte toe.
We zijn bij voorbaat dank verschuldigd aan leden die hiervoor de ‘trekkers rol’ op zich willen nemen.  Zeker voor de financiële kant van zo’n organisatie willen we zeer transparant werken.  Om elke organisatie tot een goed einde te brengen worden best vooraf goede afspraken gemaakt.

Drie dingen vragen bijzondere aandacht:

• Een budget vooraf.
  De organisatoren (trekkers) leggen aan de Raad van Bestuur een raming voor van de kosten van de meerdaagse rit.  Op basis daarvan wordt de prijs per deelnemer bepaald, met een beetje reserve.  Wat er te veel betaald is, wordt na de organisatie aan de deelnemers teruggestort.
• De betalingen.

Elke deelnemer betaalt zijn voorschot(ten) op de énige KATENA-rekening BE08 4134 1510 7113.  We willen alle contante betalingen vermijden.

• Betalingen van voorschotten worden steeds gevraagd ter bevestiging van de inschrijving.
• Als een lid al voorschotten heeft betaald, d.w.z. waarvoor o.a. reservaties werden geboekt, en uiteindelijk om één of andere reden toch niet kan deelnemen (bv ziekte), dan kunnen voorschotten slechts terugbetaald worden in de mate dat de ‘organisatie’ de reservatie kan aanpassen (annuleren).  Een goede oplossing is natuurlijk dat er ‘laste minute’ een vervanger wordt gevonden voor de vrijgekomen plaats, indien mogelijk via de website of met een nieuwsbrief.  In dat geval zal de vervanger voor het vertrek nog snel zijn voorschot voldoen op de KATENA-rekening en zal de club het voorschot terugbetalen aan het lid dat moest afhaken.  Probeer steeds de Raad van Bestuur op de hoogte te houden.
• Indien geen vervanging wordt gevonden, en indien de organisator zijn boeking niet meer heeft kunnen annuleren, dan zal bij de afrekening het lid dat afhaakte toch als deelnemer worden afgerekend. Mochten we het voorschot immers alsnog terugbetalen, dan vallen de gemaakte kosten ten laste van de overige deelnemers en dat zou niet fair zijn.
• De Raad van Bestuur hoopt natuurlijk dat geen enkel lid dat wil deelnemen aan een meerdaagse rit moet afhaken, maar indien dit toch zou voorkomen zullen de organisatoren alles in werk stellen om een vervanger te vinden of de reservatie aan te passen, zodat het ‘ongelukkig’ lid toch zijn voorschotten terugbetaald krijgt.

We wensen alle organisatoren en alle deelnemers veel succes met hun organisatie.