Informatie Katena-Bestuur

RAAD VAN BESTUUR KATENA VZW

VERSLAG VERGADERING  VAN  MAART 2024 / 3

Aanwezig:                     Geerts Jan, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk.

Te gast :                       Maes Bert (Vierdaagse 2025), Leys Patrick (gezinsactiviteit), Goossens Tony (Arkrit)

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

 

  1. Verslag vorige bestuursvergadering (12/02/2023) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:
  • Verslag werd zonder opmerkingen goedgekeurd.
  1. Voorstellen initiatieven van niet-bestuursleden :
    • Voorstel Vierdaagse 2025 (Bert Maes)
  • Hemelvaartweekend van 29/05/2025 tem 01/06/2025
  • Verblijf : Vijlerhof te Vijlen (NL) : 14 kamers x 2 personen = 28 personen (+ ev. 1 in driepersoonskamer). Voorstel om het volledige hotel te reserveren. Mogelijkheid om plaatsen te annuleren tot een week vooraf. (https://vijlerhof.nl/)
    Omwille van reservatie van het volledige hotel vraagt de hotelbaas een voorschot van 50%.
    Akkoord om Bert onderhandelingsruimte te geven : vraag om nu 25% te betalen en 25% in januari, lukt dit niet dan akkoord om nu 50% te betalen.
  • Parcours voor ieder wat wils (zowel voor klimmers als voor liefhebbers van vlakke ritten, max. 110 km per rit).
    • Voorstellen van Patrick Leys
      • Toeristische dagrit met 2 lussen vanuit Turnhout
    • Bij organisatie van een dagrit met 2 lussen vanuit Turnhout komen zowel de liefhebbers van lange ritten als wie enkel in de voormiddag of de namiddag kan komen fietsen aan hun trekken. ’s Middags gezelligheid na de rit, voor de rit of tussen de ritten bij de boterham.  2 consumpties van de club tijdens de middag zodat zowel wie de ganse dag meefietst als wie slechts één lus meefietst de consumpties kan krijgen.
      Voorstel om de middagpauze in De Schoor te houden. Goed initiatief.
      Willy bekijkt wanneer we dergelijke rit kunnen inplannen, Patrick zal bij De Schoor afspraken maken.
      • Gezinsdag in 2025
    • Voormiddag fietsen, voor gezinnen kan een kort toerke afgepijld worden
    • Bij het binnenkomen iets eten
    • Namiddag korte wandeling
    • Ijsje voorzien
    • Springkasteel zetten (ca. 130 euro)
    • Recuperatie kosten via drankverkoop, hotdog/hamburgerverkoop
    • Locatie : mogelijkheden zijn De Melle, Zweepes Ven, …
    • Een drietal (externe) helpers nodig
    • Sponsors uitnodigen, attentie voor sponsors en externe helpers
    • Akkoord om dit verder uit te werken
      • Donderdagritten
    • Vanaf 1 mei organiseert Patrick voor de geïnteresseerden ritten op donderdagnamiddag met vertrek aan de sporthal.

 

 

  1. Voorbije periode: statistieken steeds beschikbaar op de bestuurspagina
  • 23/02/2024 Algemene Ledenvergadering : 75 aanwezige leden
  • 03/03/2024 Pater van Clérit : mooie rit, wisselvallig weer, valpartij Jan Jespers achteraf,
    161 deelnemers, waarvan 1 daglicentie
    Katena 52 (57 incl helpers), Onze Hoop 21, Sprinters Ten Aard 20, Zevendonkse Rakkers 19, JB Bikers Parkwijk 10, De Lustige Trappers Hove 9, De Rappe Wielen Weelde 8, Tenierkes 3 en nog enkele clubs met 1.
  • 14/03/2024 Huldiging sportlaureaten en jubilerende clubs Stad Turnhout : André en Hohan vertegenwoordigden onze club en namen de herinneringstrofee in ontvangst. Het was een gezellige bijeenkomst.
  • 17/03/2024 Rondrit Merksplas :
    162 deelnemers, waarvan 2 daglicenties. (Enkele clubs zonder registratie in laptop.)
    Katena 53 (55 incl. helpers), Onze Hoop 18, De Rappe Wielen Weelde 12, Tenierkes 11, Rijkevorselse Wielertoeristen 9, Zegbroekse Trappers 5, Haaibikers Ulicoten 5, DLT Oostmalle 4, Midweek Specials 3 en nog enkele clubs met 1
  • Eerste evaluatie GPS-ritten : Ten opzichte van de gedaalde deelnemersaantallen van vorig jaar heeft dit voorlopig geen grote impact. Clubs (en individuelen) vragen het gpx-bestand vooraf op via mail en verspreiden dit vooraf aan hun leden. Bij opladen ter plaatse ook weinig problemen. QR-codes die rechtstreeks in Garmin-Connect opent en van de rit op Judise die in het gewenste formaat opgeslagen kan worden op GSM en draadloos overgezet kan worden op de GPS. Eveneens mogelijkheid om via het juiste kabeltje vanop de laptop naar de GPS over te zetten.
  1. Komende activiteiten:
  • 20/04/2024 Arkrit
    • Parcours: omwille van de werken in de Heerestraat wordt het parcours omgeleid langs de Wezelakkers.
    • Helpers: Tony Goossens, Mia Jacops, Jos De Witte, Jan Van de Put, Henri Baetens, Dirk Van Dun (inschrijving voormiddag). Jos Jacobs en Willy Pelkmans gaan naar Bergom.
      Nog enkele helpers ronselen via website en nieuwsbrief.
    • Johan Van Herck zal Tony Goossens wegwijs maken ivm de zaal en dergelijke.
  • 01/05/2024 BK Gravel : nog geen nieuws van Golazo.
  • 09-12/05/2024 : Vierdaagse te Lo-Reninge
    • 29 deelnemers
    • Alles onder controle
    • Laatste schijf deelnameprijs te betalen tegen 15 april. Herinneren via website en nieuwsbrief.
  • 21/07/2024 : Spetsersrit
    • Wat verwachten we van de Rik ?
    • Promo wordt héél belangrijk.
  • Helperslijst : via website en nieuwsbrief nogmaals een oproep doen.
  1. Clublaureaatschap:
  1. Communicatie:
  • Extra nieuwsbrief :
    • helpers ronselen
    • Betaling saldo vierdaagse 2024
  • Nieuwsbrief april: deadline zo spoedig mogelijk (deadline vrijdagavond 29 maart)
    • Voorwoord (Jan)
    • Kalender (Willy)
    • Voorbije en komende periode
    • Voorschot damesweekend (Essy)
    • Donderdagritten (Patrick Leys)
    • Bestuur
    • Sponsors
  • Website : idem
  1. Varia:
  • 31/08/2024-01/09/2024 Open sportclubdagen Sport Vlaanderen : akkoord om deel te nemen met ons normale fietsprogramma. Dirk bevestigt aan Sportdienst Stad Turnhout.
  • 25/04/2024 verplichte Algemene Vergadering Sportraad Stad Turnhout
    André en Jan zullen Katena vertegenwoordigen. Indien één van beide niet kan wordt een vervanger gezocht in het bestuur.
  • Clubkledij : er werden 11 polo’s (vernieuwd model) besteld aan 14,95 €/stuk
  • Status inschrijvingen Mojacar : 22 deelnemers
  • Status sponsors : zie bestuurspagina (TTV heeft toegezegd, maar nog niet betaald, alle andere hebben betaald. Totaal 1.550 euro)
  • Datum eindeseizoensvergadering
    • 2024 : zondag 3 november (zaal ontruimen tegen 12 uur)
    • 2025 : geen zondagvoormiddag meer beschikbaar in oktober en november.
      Er wordt voorgesteld om uit de beschikbare momenten vrijdagavond 14 november 2025 te kiezen (reservedatum vrijdagavond 21 november 2025).
  • Volgende vergadering : maandag 13 mei 2024.
  1. Rondvraag:
  • Michiel Bohez vroeg om eens te mogen proefrijden en eventueel lid te worden.
  • Uitnodiging van Mooov filmfestival om op 28 april in UGC Turnhout de documentaire te komen bekijken over Biniam Girmay, beloftevolle wielrenner uit Eritrea.
    Akkoord om dit te promoten via de website.
  • Jan Meeusen biedt zich aan als klankbord voor het bestuur en mag ook gevraagd worden om mee te brainstormen. Daarnaast biedt hij zich aan indien er interesse voor is om winteractiviteiten mee te organiseren (wandeling met gids Natuurpunt, presentatie over het Turnhout van vroeger).
  • Aanbod van Sportregio Noorderkempen voor begeleiding Baristaz : weinig interesse
  • Vraag om bij ritten op verplaatsing een uur van afspraak aan de sporthal te vermelden en samen te rijden met zo weinig mogelijk auto’s.

 

Actiepunten

  • Nieuwsbrief                                     Jos, Jan, Willy, Essy, Patrick L
  • Afwerken administratieve verplichtingen algemene vergadering Dirk
  • Uitwerken voorstel helmen                                                            Jan en Dirk
  • Datum en uitwerken toeristische dagrit met lussen Patrick Leys (+ Willy datum)
  • Uitwerken gezinsdag 2025                                                            Patrick Leys
  • Voorbereiding Vierdaagse 2025 Bert Maes
  • Bevestiging deelname open sportclubdagen Dirk
  • Algemene Vergadering Sportraad Turnhout 25/04/2024 André en Jan
  • Spetsersrit : wat verwachten we van de Rik ? Jos en Willy
  • Reservatie GC De Marc/kt voor eindeseizoensvergadering 2025 Jos
  • GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk

 

Te onthouden:

  • Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
  • Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie
  • Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal Willy, Jos, André
  • Bij ritten op verplaatsing vertrekuur aan Sporthal vermelden Willy, Jos, André
  • Lijst bezorgen aan TTV wanneer we langskomen Willy
  • Betaling consumpties toeristische ritten                                    
  • Datum reservatie zaal GC De Marc/kt voor seizoensafsluiting : zondag 03/11/24 tot 12 uur
  • Aanbod klankbord/brainstorming/winteractiviteiten Jan Meeusen
  • Franchise volgwagen Allen
  • Meer plaatselijke promo voor ritten
  • Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
  • Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
  • Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
  • Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
  • Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Informatie Katena-Bestuur