RAAD VAN BESTUUR KATENA VZW

VERSLAG VERGADERING  VAN  FEBRUARI 2024 / 2

Aanwezig:                     Bruijndoncx Michel, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk.

Uitgenodigd als gast :    Geerts Jan (kandidaat bestuurslid)

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1. Verslag vorige bestuursvergadering (15/01/2023) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

• Nav de jaarkalender vraagt Johan om niet te overdrijven met lange ritten op zaterdag omdat dit impact heeft op het aantal deelnemers op zaterdagmiddag en zondagochtend. Nochtans is hier veel vraag naar. Het rittenaanbod zal maandelijkse kalender bekeken kunnen worden.
• Verslag werd goedgekeurd zonder verdere opmerkingen.

2. Financiën:

• We ontvingen op 15 januari 1.972,98 euro subsidies van Stad Turnhout voor 2023
• André stuurde de begroting bij.
• Status sponsors 2024 : vermelding op de website = 50 euro/jaar :
  * Sels Evergreen, LevHel, Veloscope, Fietsen Mast, De Glenn, VAG (100 euro) hebben al betaald.
  * TTV : Johan bij het maken van afspraken Pater van Clérit.
  * De Mart : wordt deze week gevraagd door Jos
  * Mollenhof : akkoord, maar nog niet ontvangen door Jos
  * Van de Water : Dirk moet nog langs gaan
  * Detech : sponsoring op website is al in orde. Er werd gevraagd naar bijkomende sponsormogelijkheden in ruil voor visibiliteit. Wat is mogelijk : Evenementsponsoring, koersbroeken (omdat we trouw willen blijven aan ons principe van zwarte koersbroek zonder promo op de pijpen zou enkel promo op de achterkant mogelijk zijn), helmen. Budget : 5.000 euro. We kiezen ervoor om sponsoring via helmen met sponsoropdruk voor te stellen, die als beloning voor het laureaatschap zouden gegeven kunnen worden. Indien de kostprijs van een bedrukte helm 100 euro zou zijn, zouden we de 50 leden met de hoogste punten in het laureaatschap op deze manier kunnen belonen.

3. Reglement clublaureaatschap:

• Katena-ritten op de VWB-kalender : 2 punten, overige ritten : 1 punt
• In tegenstelling tot de vorige jaren hoeft er geen aantal punten als grens te worden bepaald voor het behalen van het clublaureaatschap, aangezien de limiet zal bepaald worden op basis van het aantal helmen en het aantal punten dat de laatste waarvoor we een helm zullen hebben zal behalen. Zo zullen de leden die het meest fietsen beloond worden.
• Helpers en uitstapleiders krijgen 15 punten extra. Wie 75 of ouder is op 01/01/2024 krijgt een voorgift van 15 punten. Elk lid kan slechts 1 keer dit supplement van 15 punten bekomen.
• Hierdoor komt het voorstel om te belonen via korting bij deelname aan een nieuwe ledenbijeenkomst (vb. Zweepes Ven) te vervallen. We willen dergelijk initiatief wel laten doorgaan.  Johan gaat de mogelijkheden ter plaatse bekijken vooraleer te reserveren.

4. Vernieuwing bestuur:

• Michel en Dirk brengen verslag uit van het overleg met Jos De Witte, Eric Van den Eynden en Tony Goossens. Zij zijn allemaal bereid om het bestuur te ondersteunen en te helpen waar kan, maar worden geen bestuurslid. Het gesprek verliep constructief, er werden voorstellen gelanceerd (o.a. databank met ritten, waarvan uitstapleiders gebruik kunnen maken) en ideeën vanuit het bestuur werden afgetoetst.
• André had een gesprek met Patrick Leys. Die had een verkeerd beeld van wat de verwachtingen zijn. Hoewel hij veel in Spanje zal vertoeven is hij in de toekomst misschien wel over de streep te trekken.
• Voorzitterschap : de voorzitter zal uit deze groep moeten komen. Jos Jacobs en Jan Geerts zijn bereid om een duo-voorzitterschap te aanvaarden, waarbij het eerste jaar Jos als voorzitter en Jan als ondervoorzitter zal fungeren. Jos zal gedurende dit jaar Jan wegwijs maken, waarna Jan het voorzitterschap zal overnemen.

5. Voorbereidingen algemene ledenvergadering (vrijdag 23/02/2024)

• Inschrijvingen : voorlopig 62 (wie inschrijvingen ontvangt kan deze zelf ook invullen via het webformulier ipv het bericht door te mailen). Jos stuurt een nieuwsbrief als reminder.
• Praktische afspraken :
  * aanwezigheidslijst : Willy
  * uitdelen bestelde clubkledij : Paul
  * polo’s : paspolo’s zijn beschikbaar (enkel voor wie er geen gehad heeft) : Paul
  * bestelde attesten voor tussenkomst ziekenfonds : Dirk
  * ongevalsaangifteformulieren verzekering : Dirk
• Catering : zoals vorig jaar (welkomstdrankje, smosbroodjes, koffie en thee), glazen zijn besteld en toegezegd.
• Dagorde :
  * verwelkoming (Michel)
  * financieel verslag en begroting (André)
  * toelichting laureaatschap en tussenkomst clubkledij voor nieuwe leden (Michel of Jos)
  * toelichting snelheidsreglement (Michel of Jos)
  * bestuursherverkiezing (Dirk)
  * bewaring erfgoed van de club (Dirk)
  * voorstelling jaarprogramma (enkel de wijzigingen) (Jos)
  * voorstelling vierdaagse (Johan)
  * voorstelling Mojacar (Patrick of …)
  * voorstelling damesweekend (Essy of …)
  * afsluiten vergadering en verwijzen naar De Mart voor gezellige nababbel tussen pot en pint.
• Administratieve verplichtingen Algemene Vergadering : Dirk

6. Komende activiteiten:

• 03/03/2024 GPS-rit Pater van Clé : controle parcours voorlaatste week.
  GPX-bestand moet voor onze ritten het voorafgaande weekend kunnen worden vrij gegeven.
• 17/03/2024 GPS-rondrit Merksplas
• 01/05/2024 BK Gravel : 17 leden hebben zich als helper opgegeven. 1 punt voor clublaureaatschap (geen 15 punten omdat helpers door Golazo betaald zouden worden)
• Status ritverantwoordelijken : Jos De Witte zorgt voor parcours Arkrit, Tony Goossens wordt gevraagd voor de Heischuur, helpers nodig in de Heischuur, wie wil de inschrijving in Bergom bemannen ? Marco Doyen zorgt voor De Mellerit.
• Meerdaagse ritten : nog 1 plaats voor de Vierdaagse beschikbaar (Ludwig Lievens vragen ?)

7. Communicatie:

• Nieuwsbrief maart: deadline zo spoedig mogelijk (deadline vrijdagavond 23 februari)
  • Voorwoord (Jos)
  • Kalender (Willy)
  • Damesweekend (Essy/Willy)
  • Reglement en beloning (onder voorbehoud) laureaatschap (Dirk)
  • Bestuur met de nieuwe functies
  • Sponsors
• Website : idem
  • Jaarkalender kan worden afgedrukt via OneDrive of als afbeelding via rechtermuisknop.
• Nieuwe apps voor wielerclubs : gaan we (nog) niet gebruiken (dubbel werk) omdat we kiezen voor onze website.

8. Varia:

• Bestuursetentje : vermoedelijk op vrijdag 1 maart om 19 uur. Johan heeft geïnformeerd bij de Miraneau, maar heeft nog geen antwoord ontvangen.
• Volgende vergadering : maandag 25 maart 2024.

9. Rondvraag:

• Dank aan Michel voor zijn inzet als voorzitter de afgelopen jaren.

Actiepunten

• Nieuwsbrief                                                 Jos, Michel, Willy, Dirk
• Voorbereiding ledenvergadering                         allen
• Afwerken administratieve verplichtingen algemene vergadering Dirk
• Uitwerken voorstel helmen                                                            Jan en Dirk
• Bekijken mogelijkheden Zweepes Ven                                    Johan
• Sponsoring                                                Jos, Johan, Dirk, Jan
• Reservatie bestuursetentje Johan
• GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk

Te onthouden:

• Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
• Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie
• Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal Willy, Jos, André
• Lijst bezorgen aan TTV wanneer we langskomen Willy
• Betaling consumpties toeristische ritten                                    
• Datum reservatie zaal GC De Marc/kt voor seizoensafsluiting : zondag 03/11/24 tot 12 uur
• Franchise volgwagen Allen
• Meer plaatselijke promo voor ritten
• Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
• Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
• Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
• Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
• Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk