Bestuurspagina's

VERSLAG RvB JANUARI 2021

Aanwezig :  Bruijndoncx Michel, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd :        —

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1. Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (07/09/2020) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

• Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.

2. Komende activiteiten :

• Status corona-maatregelen :
  De cijfers van de besmettingen (gemiddeld ca. 2000/dag) en de ziekenhuisopnames (116/dag) blijven hoog. Bovendien zorgen de Britse en de Zuid-Afrikaanse variant voor nieuwe besmettingen.  Dit heeft voor gevolg dat er op korte termijn nog geen versoepelingen te verwachten zijn.  Er worden pas versoepelingen in het vooruitzicht gesteld wanneer er gedurende 3 weken minder dan 800 besmettingen/dag zijn, minder dan 75 ziekenhuisopnames en een positiviteitsratio lager dan 3% (minder dan 1 test op 33 positief).
  Om te kunnen organiseren zijn er zowel versoepelingen nodig voor wat betreft het fietsen in groep als in de horeca.  Ook dient voor elke rit een aanvraag te gebeuren bij de gemeente.  Het bestuur ziet het niet haalbaar om te organiseren in maart.  Fietsen in Katena-groepen kan terug opgestart worden zodra er met minstens 15 man samen gefietst mag worden.
• 05/03/2021 Algemene ledenvergadering : uitgesteld naar vrijdagavond 30/04/2021.
• 07/03/2021 Pater van Clérit : afgelast
• 21/03/2021 Rondrit Merksplas : afgelast
• 24/04/2021 Arkrit Oosthoven en Bergom : Jan Van de Put is bereid om ritverantwoordelijke te zijn (op voorwaarde dat er georganiseerd mag worden).  André bestelt bancontact voor contactloos betalen voor alle resterende ritten.
• Rit van de Katena-dames : Ronde van Oosthoven zaterdag 28/08/2021.
  Dirk voegt het Lady Fun-label toe, wat betekent dat er een extraatje moet zijn voor de dames (mag ook een gratis drankbonnetje zijn).
• Meerdaagse ritten 2021 :
  * in overleg met Bert Maes wordt de Vierdaagse uitgesteld naar 2022
  * damesweekend : mogelijk kan dit nog wel doorgaan, pas later beslissing nemen.
• Helperslijst : gezien het onzekere programma en de verplaatste ledenvergadering dient er vooraf toch werk gemaakt te worden van de helperslijst. Er wordt voorgesteld om te vertrekken van de helperslijst van vorig jaar en hopen dat men bereid is om dit jaar dezelfde taak op te nemen.  Uiteraard mag er ook verschoven worden.  Willy maakt een eerste ontwerp op.

3. Communicatie :

• nieuwsbrief februari 2021:
  * deadline : afstemmen op overzetten nieuwe website naar fietsclub-katena.be
  * voorwoord (Dirk)
  * eventuele nieuwe leden (Dirk)
  * uitstel ledenvergadering naar 30/04/2021
  * afgelasting Pater van Clérit en Rondrit Merksplas
  * uitstel vierdaagse naar 2022
  * hervatten fietsen zodra het mag in groepen van 15 man
  * nieuwe website en paswoord
  * kalender (Willy)
  * bestuur en sponsors (Jos)

• bewaarnummer nieuwsbrief (normaal maart) :

* deadline : gezien de vele onzekerheden heeft het geen zin om begin maart het
   bewaarnummer te verspreiden.  Geen belangrijke wijzigingen tov vorig jaar.
   Wel starten met alle items voor te bereiden.
* inhoud :
  > website
  > niet meer alle reglementen opnemen, maar oplijsten en verwijzen naar de website
  > (geen) clublaureaatschap
  > jaarkalender (tractaties niet meer in jaarkalender, maar in maandkalender vermelden)
  > sponsors : Van de Water (Dirk), Fietsen Mast (Jan Van de Put), Veloscope (Willy),
     Bernaerts Decoratie (Michel), De Feestdeedjeez (Hans), VAG (Michel, wie geeft
     contactpersoon door ?).  Drukkerij De Melle in natura (accommodatie De Mellerit).
     Café De Glenn, Chapeau en Mollenhof krijgen een jaar op de website in de hoop dat ze de
     corona-crisis overleven en we er nog terecht zullen kunnen.  In ’t Ven Sport heeft vorig jaar
     al geen sponsoring betaald en mag van de website en de nieuwsbrief gehaald worden.

4. Financiën : financieel verslag 2020

De coronacrisis houdt ons intussen al meer dan een jaar volledig in de ban. Ze heeft een impact op de hele samenleving, en natuurlijk moest ook Katena de gevolgen hiervan ondergaan.
Vooral op sportief vlak waren de consequenties voor onze club erg zwaar. Op een korte zomerperiode na werden zowat al onze organisaties afgelast.
Op financieel gebied moesten we eveneens door een zure appel heen bijten.
Hierna vind je het volledige financiële verslag van het voorbije jaar, post per post voorafgegaan door de vergelijkbare inkomsten/uitgaven over het voorgaande jaar 2019 en de prognoses die we voor 2020 gesteld hadden. Het mag duidelijk wezen dat we deze cijfers natuurlijk niet haalden.
Meer info hieromtrent vind je telkens na de cijfers.

• Lidgelden : onze activiteiten waren omzeggens verwaarloosbaar, en daarom had het clubbestuur besloten om het clublidgeld (20€) voor 2021 te laten vallen.
• Subsidies : Om onze verliezen gedeeltelijk te compenseren mochten we van de overheid extra subsidies ontvangen, vandaar het grote verschil met vorig jaar.
• Sponsors : Door afgelastingen vielen ook enkele ritsponsors weg.
• Onze eigen VWB-ritten : Hier zit natuurlijk onze grootste verliespost. Van de 9 geplande Katena-organisaties konden er uiteindelijk maar 2 doorgaan.
• Meerdaagsen : gingen natuurlijk niet door – vind je terug bij de uitgaven.

• Lidgelden : Naast de vrijstelling van het clublidgeld besloot de club eveneens een tegemoetkoming te geven van 7€/lid op het lidgeld 2021 van de VWB, vandaar het negatief saldo op het lidgeld.
• Toelagen clubkledij + Laureaatschap : Vielen natuurlijk weg door gebrek aan clubactiviteiten.
• Volgende posten : logische redenen (weinig ritten – geen meerdaagsen)
• Teruggave Meerdaagsen : De uitgaven hiervoor liggen meer dan 2000€ hoger dan de ervoor vermelde inkomsten, dit om de eenvoudige reden dat een aantal nu terugbetaalde voorschotten al in 2019 gestort werden.

Eindconclusie :

We eindigden met een onvermijdelijk negatief resultaat, hoofdzakelijk te wijten aan de afgelasting van onze eigen organisaties, en de tegemoetkoming van de club in de lidgelden. Gelukkig werd dit nog een beetje getemperd door de meevallende extra overheidssubsidies.
Ook 2021 laat voorlopig niet veel goeds voorspellen. We hebben er ons dan ook niet aan gewaagd om een budgettering voor het lopende jaar op te stellen.
We kunnen alleen maar hopen dat we het hele corona-gebeuren zo spoedig mogelijk achter ons mogen laten, en we het normale (club-)leven kunnen hervatten.

André Van Looy, Penningmeester VZW Katena

• Jos Jacobs, die de boekhouding controleerde, gaf positief advies voor goedkeuring van het financieel verslag 2020.
• Het bestuur geeft haar fiat om het financieel verslag ter goedkeuring voor te leggen aan de statutaire algemene vergadering.

5. Samenstelling bestuur :

• Er heeft (nog) niemand zich als kandidaat-bestuurslid gemeld. Om resultaat te hebben zullen we zelf een lid moeten aanspreken of hij/zij zich als bestuurslid zou willen engageren.
  Zo’n lid mag uiteraard altijd eerst eens komen proeven van onze vergaderingen.
• Johan denkt dat Marco Doyen misschien wel bereid zou zijn en zal hem aanspreken zodra hij hem terug op de fiets ontmoet.
• Ook als webmaster had niemand zich kandidaat gesteld. Uiteindelijk werd André bereid gevonden om Hans als webmaster op te volgen.  Ontzettend knap dat hij op zo’n korte tijd erin geslaagd is om een nieuwe website te bouwen.  Veel respect en dank hiervoor !

6. Varia:

• Toelagen stad Turnhout :
  Obv de aanvraag in 2019 was begin 2020 een subsidie van 654,26 euro gestort.
  Obv de aanvraag in 2020 ontvingen we 1.674,53 euro (incl. compensaties Covid 19 voor inkomstenderving en verlaging lidgelden).
  Jos Jacobs meldt dat mogelijk de gemeente Merksplas nav Corona ook nog een compensatie zal toekennen.
• Status aansluitingen 2021 :
  * Nieuw lid : Byande van Andel
  * Leden die hun VWB-lidgeld rechtstreeks hebben betaald en nog onder clubcode Katena
  staan, maar niet hebben gemeld dat zij Katena-lid wensen te blijven : Juan De Houwer,
     Ron Gevers, Yann Ives, Marc Quirijnen en Ingrid Vosters.
     De vergadering is het erover eens dat zij niet meer als lid beschouwd moeten worden. 
     Dirk krijgt de toelating om bij de VWB hun clubcode naar niet-Katena te laten aanpassen.
  * Leden die gemeld hebben dat ze niet meer aansluiten : Louis Mol, Hans en Peter van

  * Volgende leden hernieuwden hun lidmaatschap (nog) niet : Frank en Tim Colman, Xavier
     Lauwers, Guy Luyckx, Werner Maes, Jef Pelkmans en Annie Van Rooy, Eric Swaans en
     Rita Vandyck, Eddy Van Beurden, Eric Van den Eynden, Dirk Van Laer en Gust Wijnants.

• Clubkledij :
  * aangezien er nog maar 1 nieuw clublid werd aangesloten en de vraag van andere leden nog
  niet groot genoeg is wordt de website voorlopig nog niet open gezet voor de leden.
  * terug te betalen kledijwaarborgen : Marco Doyen en Mark Martens

7. Rondvraag:

• Uitstapleiders :
  Zullen er uitstapleiders zijn bij het hervatten van de fietsactiviteiten ? Niemand kan bij het    hervatten van het fietsen in groep verplicht worden om te fietsen.  Dus zullen we moeten afwachten hoe het loopt.  Eventueel kan ter plaatse een groepsverantwoordelijke aangeduid worden indien dat nodig is owv de corona-verplichtingen.
• Elektrisch fietsen :
  Johan Van Herck geeft toelichting bij zijn vraag om mee te mogen fietsen met een elektrische koersfiets. Toelating wordt gegeven binnen het geldende clubreglement aangaande elektrisch fietsen in de Katena-groepen.

Actiepunten

• Artikels nieuwsbrief                         Willy, Dirk, Jos
• Zoeken nieuw bestuurslid                                                            Allen
• Nadenken over toekomstige werking van de club                         Allen
• Zaalreservatie Merksplas 30/04/2021                                     Jos
• Bestelling bancontact voor resterende ritten André
• Toevoegen Lady-Fun-label voor Ronde van Oosthoven Dirk
• Eerste ontwerp helperslijst Willy
• Sponsorbezoeken Michel, Dirk, Willy, Jan VdPut
• Voorbereiding statutaire algemene vergadering Dirk
• Terugbetaling kledijwaarborgen André
• Publicatie wijziging bestuur in Staatsblad                                     Dirk
• GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk

Te onthouden:

• Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
• Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
• Betaling consumpties toeristische ritten                                    
• Franchise volgwagen Allen
• Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
• SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
• Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
        overlapping parcours te voorkomen                                                           
• Eerste pijl hangen aan het vertrek            
• Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
• Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gps
• Meer plaatselijke promo voor ritten
• Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
• Reservaties GC De Marc/kt : zondag 17/10/2021
• Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
• Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
• Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
• Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
• Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
• Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
• Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
• Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
• Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur:
afhankelijk van hervatting fietsactiviteiten.