RAAD VAN BESTUUR KATENA VZW

VERSLAG VERGADERING  VAN JANUARI 2024/1

Aanwezig:                     Bruijndoncx Michel, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk.

Uitgenodigd als gast :    Geerts Jan (kandidaat bestuurslid)

1. Verslag vorige bestuursvergadering (06/11/2023) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

• vm. de aansluitingen : Greet Proost, Leo Potters en Filip Wouters stonden niet vermeld bij de leden die niet meer aansluiten, doch dit was reeds geweten. Naar aanleiding van de reminder hebben Adri Monden en Xavier Lauwers zich nog in orde gesteld.
• Verslag werd goedgekeurd zonder verdere opmerkingen.

2. Financieel verslag 2023 en voorbereiding begroting 2024

• André geeft toelichting bij het financieel verslag 2023 en zijn ontwerpbegroting 2024. De boekhouding is het ganse jaar door te bekijken door het bestuur en bood de stukken ter controle aan.
• Het resultaat van 2023 (-31.090,12 euro) bleef netjes binnen de begroting (-31.570,00 euro).
  De grootste uitgave was de tegemoetkoming clubkledij (ruim 21.000 euro).
  Subsidie stad Turnhout werd pas in 2024 ontvangen.
• Het eindsaldo van de kas bedraagt 37.154,82 euro, waarvan 7.790,00 euro aan voorschotten voor meerdaagse ritten 2024.
• André stuurt de begroting 2024 nog wat bij tegen volgende vergadering.
  Tussenkomst clubkledij te voorzien voor 5 leden, dus 5 x 150 = 750 euro.
  Gratis consumpties enkel nog bij toeristische ritten.
• Sponsors 2024 : vermelding op de website = 50 euro/jaar. Taakverdeling :
  * TTV : Johan (en bespreekt de startgelegenheid Pater van Clérit)
  * Mollenhof : Jos
  * De Mart : Jos
  * De Glenn : Willy
  * Van de Water : Dirk
  * Levhel : Paul
  * Veloscope : Paul
  * Fietsen Mast : Jan Van de Put (Jos mailt Jan)
  * VAG : Jos
  * Detech ? Jan Geerts

3. Voorbereiding jaarkalender 2024 en status ritverantwoordelijken

• Aangezien er minder organisaties op de VWB-kalender staan, zullen er veel meer groepsuitstappen op het programma staan. Dit betekent dat de uitstapleiders zelf meer ritten gaan moeten uitstippelen.  Uitstapleiders kunnen de uitgestippelde ritten wel delen met elkaar.
  Het zou goed zijn om weer over meer uitstapleiders te kunnen beschikken.  Oproep in voorwoord van de nieuwsbrief en op de ledenvergadering doen.
• Er zullen ook terug wat meer langere ritten geprogrammeerd worden op zaterdag en mogelijk zelfs af en toe eentje op zondag. Leden zijn hier vragende partij voor. 
  Jammer genoeg heeft dit een negatief effect op het aantal fietsers op zaterdagmiddag en op zondagmorgen.

4. Voorbereidingen reglementen 2024

• Clublaureaatschap : moet er zeker opnieuw komen in 2024
  * Katena-organisaties krijgen dubbele punten
  * Geen voorstander van teruggave/gratis lidgeld
  * Belonen met clubkledij is minder aangewezen omdat iedereen ondertussen voldoende
  clubkldij zal hebben.
  * Er wordt gepleit om beloning te integreren in een activiteit op het einde van het seizoen.
    Dit om de beleving en de samenhang in de club te stimuleren.
    Akkoord om hiervoor een betaalbare locatie te zoeken, na te denken hoe we dit zien op
    het vlak van catering en in welke vorm we dan de beloning gaan geven.
• Snelheidsreglement : ongewijzigd behouden.
  Snelheid B-groep : vork van 28 tot 32 km/u. Wie sneller wil rijden moet afsplitsen en een A-groep vormen.  Niet zomaar sneller beginnen te rijden, maar aankondigen indien er kandidaten zijn.  Beide groepen zullen dan wel kleiner worden.  Vaak is er bij eigen organisaties meer volk en lukt het wel om 2 volwaardige groepen over te houden.
  Er wordt afgesproken om dit op de ledenvergadering nogmaals onder de aandacht te brengen.
• Kledijreglement : ongewijzigd behouden.
  Tussenkomst clubkledij voor nieuwe leden 2024 : basispakket met truitje korte mouwen, herfstvest en windstopper kost 173 euro, we voorzien een tussenkomst van 150 euro, indien geen volledig pakket 50 euro per stuk.

5. Voorbereidingen algemene ledenvergadering (vrijdag 23/02/2024)

• Catering : zoals vorig jaar (welkomstdrankje, smosbroodjes, koffie en thee)
• Dagorde :
  * verwelkoming
  * financieel verslag en begroting
  * toelichting laureaatschap en clubkledij
  * toelichting snelheidsreglement
  * bestuursherverkiezing
  * voorstelling jaarprogramma
  * voorstelling vierdaagse
  * voorstelling Mojacar
  * voorstelling damesweekend
  * papieren voor ziekenfonds en verzekering
• Geen tap achteraf, verwijzen naar De Mart. (Kan jij informeren of dit kan, Jos ?)

6. Stand van zaken bewaring erfgoed van de club

• Stad Turnhout heeft laten weten dat zij de stukken uit ons clubmuseum niet zullen aannemen omdat ze onvoldoende kennis hebben van wielrennen en wielertoerisme. Zij zien dit als een niche en verwijzen ons naar een gespecialiseerd museum als Koers in Roeselare.
• Het bestuur zou liever de stukken in de provincie Antwerpen behouden in plaats van ze in Roeselare onder te brengen.
• Vooraleer afspraken te maken met een museum of andere externe locatie zal eerst nog een oproep gebeuren in de nieuwsbrief en op de ledenvergadering.

7. Communicatie:

• Nieuwsbrief januari-februari: deadline zo spoedig mogelijk (deadline vrijdagavond 26 januari)
  • Voorwoord: ledenvergadering, uitstapleiders, … (Michel)
  • Uitnodiging algemene ledenvergadering (Dirk) en inschrijvingsformulier website (André)
  • Artikel bewaring erfgoed (Dirk)
  • Kalender (Willy)
  • Bestuur en sponsors
• Wie geen lidgeld betaalde ontvangt geen nieuwsbrief meer.
• Website : idem

8. Vernieuwing bestuur:

• Michel heeft vergeefse pogingen gedaan bij Jan Meeusen, Patrick Leys en Gerda Piedfort.
• Donderdag hebben Michel, Dirk en André een groepsgesprek met Eric Van den Eynden, Jos De Witte en Tony Goossens om mee na te denken over de toekomst van de club : toelichten wat er in het wielertoerisme aan het veranderen is, wat ideeën bij hen losweken, hen te stimuleren om de samenhang onder de leden mee aan te moedigen en wie weet, misschien over de streep te trekken als kandidaat-bestuurslid.
• Wordt vervolgd.

9. Varia:

• Alois Potters is bereid om een tijdloze banner te ontwerpen in onze huisstijl. Akkoord om er 2 te laten maken. André handelt dit af met Alois.
• Planning etentje bestuur : voorstel om dit te organiseren bij de Rik. André informeerde reeds of hij hiervoor open staat en dat zou geen probleem zijn.  Jos informeert of dit zou kunnen op een vrijdagavond in maart.  Omdat Marthe Rombouts meer dan een jaar in het bestuur heeft meegewerkt in functie van de activiteiten van ons eeuwfeest mag zij mee uitgenodigd worden.
• Huldiging sportlaureaten en jubilerende clubs 2023 stad Turnhout : donderdag 14 maart 2024, wij worden gehuldigd omwille van ons 100-jarig bestaan. André en Johan zullen de club vertegenwoordigen (+ eventueel de nieuwe voorzitter).
• Volgende vergadering : maandag 12 februari 2024.

10. Rondvraag:

• Indien eindvergadering in Merksplas zou doorgaan is de zaal slechts beschikbaar tot ’s middags.
• Om medische reden krijgt Lutgart Schillebeeckx toelating om elektrisch ondersteund mee te fietsen mits naleving van het clubreglement.
• Cis Strijbos zou verhuisd zijn en nog geen adreswijziging hebben doorgegeven.

Actiepunten

• Nieuwsbrief                                                 Jos, Michel, Willy, Dirk
• Bijsturen begroting                                    André
• Voorbereiding ledenvergadering Michel, Dirk, André, Willy, Jos
• Uitwerken voorstel puntentelling laureaatschap                         Willy
• Nadenken over clublaureaatschap en locatie afsluiting seizoen Allen
• Sponsoring binnenhalen Jos, Willy, Johan, Paul, Dirk, Jan Geerts
• Samenstelling bestuur             Michel, André, Dirk
• Nieuwe banners André
• Planning etentje Jos
• GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk

Te onthouden:

• Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
• Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie
• Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal Willy, Jos, André
• Lijst bezorgen aan TTV wanneer we langskomen Willy
• Betaling consumpties toeristische ritten                                    
• Franchise volgwagen Allen
• Meer plaatselijke promo voor ritten
• Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
• Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
• Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
• Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
• Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk