Bestuurspagina's

VERSLAG RvB JANUARI 2020

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Druyts Staf, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd : Havermans Herman

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (02/12/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Aanvulling mbt Vansweevelt (mogelijke sponsoring) : Na een eerste contact met het aanspreekpunt heeft Hans in het najaar nog geprobeerd verder contact op te nemen, maar dat is niet gelukt. Men ging hem laten terugbellen maar dat is niet meer gebeurd. Voorlopig laten rusten. In de toekomst trachten korter op de bal te reageren.
Verder wordt het verslag zonder opmerkingen goedgekeurd.

Secretariaat:

Dirk bezorgde een geactualiseerde ledenlijst.
Nieuwe leden : Piet van Opstal (broer van Hans), Mia Jacops (vrouw van Tony Goossens), Marco Doyen en Camien Krijnen (niet-inwonende dochter van Johan)
Volgende leden hebben geen lidgeld betaald : Nico Aerts, Yves Cos (verhuist naar Knokke), Magda De Bie, Aloïs Eykmans, Jan Jacobs en de ere-leden Fons Willems en Pol Van Gorp.
Frans Muësen heeft ondertussen zijn lidgeld als ere-lid betaald.
Ere-secretaris Eugeen Jacobs is vorige week overleden.
Correctie mailadres van Eddy Luyts : eddyluyts@hotmail.com

Financieel verslag en eventuele aandachtspunten voor begroting 2020:

Ter aanvulling bij het toegestuurde financieel verslag gaf André een woordje uitleg en vergelijking bij het financieel verslag 2019. (zie bijlage)
Na elke rit werd 25% van de ritinkomsten overgeheveld naar het reservefonds 2023 op een aparte spaarrekening, terwijl dit in het verleden pas op het einde van het jaar gebeurde.
Voor 2019 bedroeg de overdracht 1.365,72 euro. In totaal zit er nu 8.755,19 in dit reservefonds.
Aandachtspunten voor begroting 2020 : zie clublaureaatschap

Clubreglementen 2020:
- Clublaureaatschap

Tekst reglement uitgeschreven op basis van voorstel vorige vergadering werd goedgekeurd. (zie bijlage)
Beloning : Johan stelde voor om het clublaureaatschap af te schaffen en dit budget te besteden aan initiatieven die de samenhang tussen de leden verbeteren. Het idee is om dit te doen in de vorm van een tractatie na de rit, voor alle groepen op dezelfde plaats.
Het idee krijgt steun, doch niet ter vervanging van het voorgestelde clublaureaatschap.
We hebben al jaren een beter resultaat dan begroot, waardoor de financiële middelen nog toenamen, zodat er budgettair wel wat mogelijkheden zijn. De middelen mogen terugvloeien naar de leden, dus is dit initiatief wel een experiment waard volgend seizoen.
Er wordt beslist om het clublaureaatschap te behouden met het vorige vergadering goedgekeurde reglement en beloning. (Goedgekeurd reglement clublaureaatschap in bijlage).
Daar bovenop wordt het initiatief goedgekeurd om ter bevordering van de groepsgeest en samenhang tussen de groepen een aantal keer per jaar (bv. 2 keer per maand, Willy bekijkt eens welke data en ritten hiervoor geschikt zouden zijn) een gezamenlijke tractatie te voorzien na de rit. Wel dienen hiervoor nog de nodige afspraken gemaakt te worden met de horeca-uitbaters waar de tractatie zal gegeven worden. Johan en Hans proberen afspraken te maken bij TTV, ook de sponsorende cafés in Merksplas komen in aanmerking. Verder nog uit te werken hoe we dit regelen voor Balen-Wezel en Schoten.
- Clubkledij
Tekst werd herwerkt en goedgekeurd : arm- en beenstukken in onze clubkleuren of in effen neutrale kleuren en zonder extra reclame, regenvestjes vrij te dragen in clubkleuren of in effen kleur. (zie bijlage)
- Huishoudelijk reglement
Toevoegingen :
- Voor de continuïteit van het bestuur zal om de 2 jaar de helft van het bestuur ontslagnemend zijn.
- Ieder lid is er verantwoordelijk voor dat zijn/haar fiets in orde is met de betreffende wettelijke bepalingen, dit geldt zowel voor elektrische als voor andere fietsen.
Aangepaste tekst werd goedgekeurd. (zie bijlage)
- Reglement elektrisch fietsen
Gezien elektrische fietsen nog in volle evolutie zijn en er nog heel wat technische en wetswijzigingen te verwachten zijn, werden de wettelijke verplichtingen niet meer opgesomd, maar verwezen naar de website van de overheid waar de actuele info te vinden is.
Om dezelfde reden wordt de passage geschrapt waarbij een lid dat toelating vraagt om elektrisch te mogen meefietsen moest aantonen dat de fiets aan de wettelijke verplichtingen voldoet. Deze passage wordt vervangen door de vermelding dat elk lid (dus niet alleen diegene die elektrisch fietst) dat zich in de Katena-groep begeeft stilzwijgend verklaart dat zijn/haar fiets voldoet aan de wettelijke verplichtingen.
Aangepaste tekst werd goedgekeurd. (zie bijlage)
- Snelheidsreglement
De vermelding dat er rekening gehouden moet worden met de weersomstandigheden, de verkeersomstandigheden, de grootte van de groep en de lengte van de rit en de snelheid hieraan steeds wordt aangepast zal vermeld worden bij alle groepen.
In het ontwerp wordt de laatste alinea van 1.3 verwijderd : alle groepen rijden volwaardige ritten.
Persoonsnamen worden vervangen door functies.
Zaken die voorheen extra werden benadrukt omdat ze nieuw waren worden normaal gelayout.
Aangepaste tekst werd goedgekeurd. (zie bijlage)

Komende activiteiten

28/01/2020 19u Algemene Vergadering Sportraad Turnhout (aula Europeion in Campus Blairon) : Michel en Hans vertegenwoordigen onze club, Frans is reserve voor het geval een van beide belet is.
28/02/2020 19u Algemene informele ledenvergadering (GC De Marc/kt Merksplas) :
- cava + fruitsap
- koffie, thee en water
- toog (wisselgeld André), leeggoed goed noteren
- Hans en Michel bereiden samen inhoud voor, goed afspreken wie wat gaat zeggen
- overige punten zie dagorde
- helpers is ok
Vergadering (kandidaat-)uitstapleiders zal georganiseerd worden in de week van 17 februari.
Johan zal lokaal reserveren in de Heischuur. (Johan liet weten dat een lokaal werd gereserveerd op dinsdag 18/02/2020). Op de dagorde te voorzien :
- Toelichting snelheidsreglement
- Toelichting draaien
- Toelichting ivm tractaties (zie hoger bij 4.1)
Helperslijst : Willy bezorgde vooraf het basisontwerp.
- Er zijn voldoende helpers voor de ledenvergadering gevonden.
  Jos De Witte wordt doorgeschoven naar een van de volgende organisaties.
- Voor de Pater van Clérit is Paul Sels bereid om ritverantwoordelijke te zijn, Jan Jespers en
  Herman Havermans hebben zich reeds als helper aangeboden.

Communicatie:

Nieuwsbrief #2 (bewaarnummer maart 2020)
- Deadline vrijdag 15/02/2020
- Voorwoord (Michel)
- Clubreglementen (Dirk)
- Jaar- en uitstapkalender (Willy)
- Mojacar (nieuwe versie met definitieve data, zie one-drive)
- Nieuwe leden, tot nu toe Camien Krijnen (Dirk)
- Nieuw paswoord ledengedeelte website (Hans)
- Uitleg website mag ook herhaald worden (herhalen)
- Nuttige info : samenstelling bestuur (uittredende bestuursleden niet meer vermelden)
- Sponsors
Jos meldt dat hij voor kleine oplages niet meer terecht kan bij Het Griffeltje (wel nog voor het bewaarnummer). Er wordt ook vastgesteld dat na het afhaken van enkele oudere leden minder papieren nieuwsbrieven verstuurd worden : Gust Berrens, Philippe De Puysseleer (smartphone ?), Joske Jacobs (weinig gebruikte pc), Louis Mol, Eddy Van Beurden en
ere-schatbewaarder Frans Heylen (op zijn verzoek, maar hij heeft ook een computer).
Te bekijken wie er nog kan overschakelen naar digitale nieuwsbrief.
We zijn het er over eens dat elk lid steeds de info moet krijgen, maar dat een mail(chimp)-berichtje met verwijzing naar artikels en kalender op de website de norm is. De vraag stelt zich of voor het steeds dalend aantal werk moet gemaakt blijven worden voor een papieren nieuwsbrief (of een qua lay-out minder aantrekkelijke bundeling van artikels).
Website en One-Drive
- Nieuw paswoord vanaf de ledenvergadering, te vermelden in het bewaarnummer van de nieuwsbrief.
Sponsoring : tarief en afspraak sponsorbezoeken
- Tarief blijft 50 euro, document voor sponsor kan vooraf of achteraf bij André worden opgevraagd.
- Sponsorbezoeken :
  * De Melle : in ruil voor ter beschikking stellen accomodatie
  * De Glenn : Jos
  * Chapeau : Jos
  * Mollenhof : Jos
  * Feestmeester : Hans
  * Bernaerts : Johan
  * Mast : Jacques informeert bij Jan vd Put
  * Van de Water : Dirk
  * Veloscoop (nieuw) : Willy
  * In ’t Ven : wie ? (in de winkel ipv bij Xavier)
  * VAG : wie ? (afspraak vorig jaar : 75 euro, maar factuur bij huur volgwagen.
  Hebben we een volgwagen nodig in 2020 ?)
  * Klaverhof valt weg.

Varia:

Levering clubkledij : eind januari, begin februari. Paul stuurt een mail naar de leden die kledij bestelden met enkele afhaalmomenten. Kledij die niet werd afgehaald wordt meegenomen naar de ledenvergadering.
Meerdaagse ritten 2020 :
- Vierdaagse Winterspelt : 27 inschrijvingen, nog 3 vrije plaatsen
- Damesweekend : 8 inschrijvingen
- Fietsvakantie Mojacar : 7 inschrijvingen

Voor een actueel overzicht van de deelnemers zie ledenpagina op de website (onedrive).

Gesprekken TTV : zie beloning clublaureaatschap

Rondvraag :

07/02/2020 : Opening nieuwe bedrijfshallen De Melle : Michel en Hans werden voor onze club uitgenodigd. Johan zal Hans (die belet is) vervangen. Michel zorgt voor een attentie.
Begrafenis Eugeen Jacobs (ere-secretaris) : Dirk zal bloemstuk bestellen (budget cfr. begrafenis van Wilfried Wijn, ere-voorzitter)
Dirk bezorgt Jos verzekeringsattest van de VWB voor erkenning van Katena door gemeente Merksplas.
Hans en clublid Werner Maes, samen gekend als ‘de Feestdeedjeez’, worden 55 en 56 jaar, dus samen 111. Hans nodigt het Katena-bestuur met partner uit op hun 111-BirthdayParty op 15 februari 2020 vanaf 20 uur in de kantine van SK Oosthoven. Laat even weten of je komt naar dit verjaardag-dansfeest. Drank à volonté en snackjes zijn voorzien.
Dresscode : black & white, fluo mag… Kadotip : envelopje (zowel Werner als Hans)

Actiepunten

Nazicht boekhouding 2019 Jos
Opmaak begroting 2020 André
Bespreking bij TTV Hans en Johan
Leden informeren bij levering clubkledij Paul
Artikels nieuwsbrief Jos, Michel, Hans, Dirk, Willy
Bewaarnummer nieuwsbrief Jos
Aanpassing paswoord ledengedeelte website Hans
Sponsorbezoeken Jos, Hans, Willy, Jacques, Johan, Dirk
Netjes afdrukbare ritinfo op website zetten Hans
Algemene Vergadering Sportraad Turnhout (28/01/2020) Michel en Hans (of Frans)
Opening De Melle (07/02/2020) Michel en Johan
Rouwkrans Eugeen Jacobs bestellen Dirk
Verzekeringsattest voor gemeente Merksplas Dirk
111-Birthdayparty Allen
Bergomhof contacteren en bevestigen als 2^de vertrekplaats Bergom Hans
Casa Gusta contacteren Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s (uitgesteld owv operatie Paul) Paul en André

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische (en andere ?) ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gpsies
Meer plaatselijke promo voor ritten
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: in de Heischuur te Oosthoven om 19 uur: maandag 10/02/2020

Verder : 20/04/2020, 29/06/2020, 07/09/2020 en 30/11/2020

VERSLAG RvB FEBRUARI 2020

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd : Druyts Staf en Havermans Herman

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (14/01/2020) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Snelheidsreglement : in alle groepen draait iedereen mee (maar niet verplicht tot vooraan). Hans past de tekst aan en zal dit op de ledenvergadering toelichten.
Vanaf volgende vergadering start de vergadering terug om 19u30 en we proberen rond te zijn tegen 22u00.
Verder wordt het verslag zonder opmerkingen goedgekeurd.

Gsprekken TTV : stand van zaken :

Hans en Johan hebben bespreking gehad met Koen De Busser, voorzitter TTV.
Er zal voldoende “personeel” zijn bij de Pater van Clérit. TTV zou bereid zijn om “iets” te doen.
Ook voor de ritten waarop onze clubkas trakteert zou TTV “iets” doen.
Willy maakte reeds een lijst van de ritten waarop Katena trakteert (14 ritten voorzien, zowel bij TTV als in Merksplas en bij eigen ritten).
Op verzoek van Johan zal Willy daarnaast een lijst bezorgen van andere ritten die via TTV zouden kunnen aankomen.
Kasticket van de Katena-traktatie wordt best afgetekend worden door de uitstapleider (of door de persoon die hij hiertoe aanstelde) en mag gestort worden op de rekening van TTV.
TTV mag op de website bij de sponsors vermeld worden.

Financiën:

Jos Jacobs geeft toelichting bij het nazicht van boekjaar 2019. Er werden geen fouten vastgesteld, alle vragen konden worden verduidelijkt. Hij geeft positief advies om deze cijfers ter goedkeuring voor te leggen aan de Algemene Vergadering.
André stelde de begroting voor 2020 voor. Er werd rekening gehouden met de voorstellen die vorige vergadering werden geformuleerd. Akkoord om de begroting zo voor te leggen aan de Algemene Vergadering.

Komende activiteiten

18/02/2020 19u30 Vergadering (kandidaat-)uitstapleiders :
- Jos zal uitnodiging morgen versturen via Mailchimp.
- Enkele drankjes per aanwezige voorzien vanuit de kas
- Nieuw initiatief van de traktaties goed uitleggen, zodat de uitstapleiders allemaal mee zijn met de bedoeling van het initiatief : onze leden na de rit meer samenbrengen op de zelfde plaats, zodat we na de rit terug meer één club worden ipv aparte groepen die elk op een andere plaats wat gaan drinken.
- Ook het draaien moet goed geargumenteerd en uitgelegd worden.
28/02/2020 19u Algemene informele ledenvergadering (GC De Marc/kt Merksplas) :
- Praktische zaken bij het binnenkomen :
  - Invullen aanwezigheidslijst (Jacques)
  - Helperslijst (Willy)
  - Bewaarnummer nieuwsbrief (Jos)
  - Aangifteformulieren verzekering (Dirk)
  - Bestelde attesten voor ziekenfonds (Dirk)
  - VWB-kalenders (Dirk)
- Dagorde :
  - Welkom (Michel)
  - Verwelkoming nieuwe leden (Dirk geeft nieuwe leden door)
  - Marthe en Luc vanuit Oeganda (Hans)
  - Hersamenstelling bestuur (Michel)
  - Voorstelling nieuw seizoen (Michel)
  - Pauze met broodjes (Essy met haar helpers)
  - Gewijzigde clubreglementen :
    Hans : snelheidsreglement en clublaureaatschap
    Michel : al de rest
  - Financieel verslag en begroting : André
  - Promo Mojacar : Patrick Leys
  - Afsluiting : Michel
- toog (wisselgeld André), leeggoed goed noteren
- Johan is verontschuldigd (is in het buitenland)
01/03/2020 Pater van Clérit :
- Ritverantwoordelijke : Jan Jespers (overgenomen van Paul Sels)
- Zelfde helpers dan vorig jaar
- GPS-parcours beschikbaar
15/03/2020 Rondrit Merksplas :
- Ritverantwoordelijke : Willy Pelkmans
- Er is nog 1 helpersplaats beschikbaar
- GPS-route is beschikbaar en mag op de website
- Aanvraag voor nadars is gebeurd
Helperslijst mag online gezet worden zodat leden de mogelijkheden zien waar ze nog kunnen helpen.

Communicatie:

Tussentijdse nieuwsbrief : uitnodiging uitstapleidersvergadering
Nieuwsbrief #2 (bewaarnummer maart 2020)
- Deadline vrijdag 15/02/2020
- Voorwoord (Michel)
- Clubreglementen (Hans het snelheidsreglement, Dirk de rest)
- Jaar- en uitstapkalender (Willy, na aanvullen uitstapleiders)
- Zomertoerkes (Willy vraagt Jules)
- Toelichting verzekering (Dirk)
- Europese ziekteverzekeringskaart (Dirk)
- Mojacar (nieuwe versie met definitieve data, zie one-drive)
- Nieuwe leden, tot nu toe Camien Krijnen (Dirk)
- Nieuw paswoord ledengedeelte website (Hans)
- Nieuw paswoord website : 2020Katena
- Uitleg website mag ook herhaald worden (herhalen)
- Nuttige info : samenstelling bestuur (uittredende bestuursleden niet meer vermelden)
- Sponsors
Aangezien we voor kleine oplage van de nieuwsbrief niet meer terecht kunnen bij ’t Griffeltje stelt Jos voor om de resterende papieren nieuwsbrieven zelf te printen. De vergadering stemt in met deze werkwijze en het vergoeden van de onkosten aan Jos.
Website en One-Drive
- Nieuw paswoord vanaf de ledenvergadering, te vermelden in het bewaarnummer van de nieuwsbrief.
Sponsoring : tarief en afspraak sponsorbezoeken
- Tarief blijft 50 euro, document voor sponsor kan vooraf of achteraf bij André worden opgevraagd.
- Sponsorbezoeken :
  * Bernaerts, Mast en Veloscoop zijn in orde.
  * Andere moeten nog bezocht worden of werden bezocht maar hebben nog niet betaald.

Varia:

28/01/2020 Alg Vergadering Sportraad Turnhout : er werden hogere subsidies aangekondigd, timing vervroegt, waardoor uitbetaling nog in het jaar zelf kan gebeuren.
Verder geen relevante info voor onze club.
Meerdaagse ritten 2020 :
- Vierdaagse Winterspelt : 29 inschrijvingen, nog 1 vrije plaats
- Damesweekend : 12 inschrijvingen
- Fietsvakantie Mojacar : 14 inschrijvingen
Statutaire Algemene Vergadering :
- Alle mandaten van de “werkende leden” lopen af.
- Nieuwe samenstelling van de Statutaire Algemene Vergadering :
  * Alle leden van de nieuwe Raad van Bestuur
  * Jacques Laermans en Frans Ceelen zijn bereid om lid te worden van de Statutaire
  Algemene Vergadering
- Dirk zorgt voor de formaliteiten bij de griffie zoals publicatie van de wijzigingen van het bestuur in het Belgisch Staatsblad en het UBO-register.

Rondvraag :

22+23/02/2020 Opening seizoen VWB : hoewel het Katena-seizoen pas de week nadien begint, vraagt Willy om toch al naar Poederlee te fietsen. Eens ingeschreven in De Hemel kan bekeken worden of het parcours (deels) naar Berlaar gevolgd zal worden.
De organiserende club komt ook regelmatig bij onze ritten inschrijven.
Club uit Berlaar vraagt naar officiële borden voor op auto bij fietsen in groep : indien ze niet pas zijn opgeruimd, zouden ze nog bij Herman kunnen zijn.
Opening nieuwe bedrijfshallen De Melle : De Mellerit verhuist naar de achterzijde
Midzomerbarbecue : kan niet op 12 en 19 juni 2020. Hans informeert of 26 juni 2020 kan, zoniet vraagt hij 5 juni 2020. Opgelet : dit moet nog in de jaarkalender !
Jos Jacobs heeft bevestiging ontvangen voor de huur van de zaal in het Gemeenschapscentrum De Marc/kt voor vrijdag 5 maart 2021 en zondag 17 oktober 2021.
Frans Ceelen dankt voor de jaren dat hij in het bestuur heeft mogen meewerken, wenst het bestuur veel succes en hoopt nog lang te kunnen fietsen bij Katena.

Actiepunten

Voorbereiding informele ledenvergadering allen
Correctie snelheidsreglement Hans
Rittenlijst voor TTV Willy => Johan
Uitnodiging uitstapleidersvergadering Jos
Artikels nieuwsbrief Jos, Michel, Hans, Dirk, Willy
Helperslijst online plaatsen André
Aanpassing paswoord ledengedeelte website Hans
Sponsorbezoeken Jos, Hans, Willy, Dirk
Formaliteiten Statutaire Algemene Vergadering Dirk
Publicatie wijziging bestuur in Staatsblad en UBO-register Dirk
Aangifte patrimoniumtaks Dirk
Wijziging datum barbecue Hans
Netjes afdrukbare ritinfo op website zetten Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s (uitgesteld owv operatie Paul) Paul en André

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gpsies
Meer plaatselijke promo voor ritten
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 25/10/2020, vrijdag 05/03/2021 en zondag 17/10/2021
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: in de Heischuur te Oosthoven:
maandag 20/04/2020 om 19.30 uur

Verder : 29/06/2020, 07/09/ 2020 en 30/11/2020

VERSLAG RvB MEI 2020

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Omwille van de lockdown nav Covid-19 ging de bestuursvergadering voor het eerst in de clubgeschiedenis door via videoconferentie.

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (10/02/2020) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.

Versoepeling Corona-maatregelen ::

De voorwaarden waaronder het sporten in groep kan gebeuren werden vastgelegd in het ministerieel besluit van 15 mei :
Regelmatige traingingen en lessen in de buitenlucht die geen fysieke contacten impliceren, in georganiseerd verband, in het bijzonder door een club of een vereniging, met een groep van maximum 20 personen , steeds in aanwezigheid van een trainer of een meerderjarig toezichter, en met het respect van een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon.
Akkoord om een kader te creëren voor onze groepen waarbinnen een heropstart mogelijk wordt gemaakt voor leden die dit wensen. De kans bestaat immers dat deze voorwaarden nog voor langere tijd opgelegd zullen blijven.
Het zou gaan om volledig vrijblijvend hervatten van de activiteiten vanaf zaterdag 6 juni:
gewoon samen fietsen, zonder punten voor het clublaureaatschap, zonder drankpauze onderweg en zonder gezellig drankje achteraf (tot nader bericht kunnen we immers nog niet bij de horeca terecht).
Volgende afspraken zullen voorgesteld worden :
- Groepen mogen max. 20 personen tellen, indien groep groter zou zijn moet er gesplitst worden. Omdat niet alle leden al in groep mee zullen opstarten, zal dit vermoedelijk geen probleem zijn. Wanneer we met 15 zijn rijden we op de weg ipv op het fietspad.
- Er moet een afstand van 1,5 meter gerespecteerd worden, zowel tov andere weggebruikers als tov leden van de groep, zowel tijdens het fietsen als bij samenkomst op de vertrekplaats.
  Aangezien een fiets langer is dan 1,5 meter kunnen leden zonder probleem achter elkaar fietsen (maar niet naast het achterwiel van de voorligger).
  Wanneer we 2 aan 2 fietsen is het misschien iets lastiger. Op brede wegen kunnen we op 1,5 meter naast elkaar fietsen, waar het smaller is of bij tegenliggers moeten we misschien achter elkaar gaan fietsen.
- Minstens tot 30 juni fietsen we enkel groepsuitstappen, waarbij we trachten om fietspaden, smalle kanaaldijken en drukke kleine wegen te vermijden.
  Zolang de grenzen gesloten is zullen we enkel over Belgisch grondgebied fietsen.
- We merken dat heel wat leden de afgelopen weken individueel blijven fietsen zijn, waardoor hun conditie minstens zo goed is dan voorheen, voor anderen is dit niet het geval. Omdat het lastiger fietsen is wanneer we verder uit elkaar fietsen, wordt aan de leden gevraagd zeker geen te snelle groep te kiezen.
- Elke groep moet een groepsverantwoordelijke hebben, die erop moet toezien dat leden voldoende afstand houden van elkaar.
  We rekenen erop dat al wie komt fietsen zich aan de regels houdt én helpt leden te corrigeren die zich er niet aan houden. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
- Dan is de kans klein dat de politie een boete zou uitdelen owv het gedrag van de groep. Mocht dit toch het geval zijn gelden volgende regels, waarmee leden die meefietsen zich de facto akkoord verklaren :
  - Indien iemand uit de groep een boete krijgt wegens niet naleving van de regels betaalt deze zijn eigen boete (verantwoordelijkheid voor eigen gedrag).
  - Indien de ganse groep beboet zou worden omdat één of meerdere leden zich niet aan de regels hebben gehouden betaalt iedereen zijn eigen boete (gezamenlijke verantwoordelijkheid).
  - Indien enkel de groepsverantwoordelijke een boete zou krijgen omwille van het gedrag van één of meerdere andere groepsleden die zich niet aan de voorwaarden hebben gehouden betalen alle leden van de groep samen de boete van de uitstapleider (gezamenlijke verantwoordelijkheid).
- Bij de start vult de uitstapleider (met eigen balpen) een uitstaplijst in van de groep waarvan hij de verantwoordelijke is (zodat deze kan getoond worden indien ernaar gevraagd zou worden door politie).
- Wie de laatste 14 dagen ziek is geweest of ziekteverschijnselen heeft gehad wordt gevraagd om niet mee te fietsen.
- Leden die zich in een risicogroep bevinden (owv leeftijd, gezondheid, …) dienen zich zelf de vraag te stellen of het wel opportuun is om al in groep mee te fietsen.
- Gebruik van een zakdoek verplicht (deze zou trouwens beter steeds gebruikt moeten worden)
- Niet spuwen
- Geen drinkbus doorgeven aan iemand die zijn drinkbus is vergeten.
- Wie materiaal van andere fietsers aanraakt, ontsmet nadien zijn handen (dus opletten wanneer je iemand helpt om mechanisch defect te herstellen, er zijn kleine flesjes alcoholgel in de apotheek te koop die makkelijk meegenomen kunnen worden)
- Hou er rekening mee dat er onderweg geen toilet gebruikt zal kunnen worden.
- Steeds gezond verstand gebruiken aub.
Aan de uitstapleiders zal geheel vrijblijvend gevraagd worden of zij onder bovenvermelde condities bereid zijn om de rol van groepsverantwoordelijke op te nemen.
Indien voldoende uitstapleiders bereid zijn om terug op te starten zal een nieuwsbrief aan de leden worden gestuurd, waarin de voorwaarden worden toegelicht.

Midzomernachtbarbecue :

De Corona-maatregelen zullen deze organisatie niet toelaten op vrijdag 26 juni.
Er wordt voorgesteld om de barbecue uit te stellen en er een winterbarbecue van te maken, bv. in januari indien de maatregelen het op dat moment zouden toelaten.

Fietsweekend :

Johan stelt voor om na de afgelasting van de vierdaagse en de fietsvakantie in Spanje aan de leden een fietstweedaagse in september aan te bieden. Hopelijk laten de corona-maatregelen dit toe op dat moment. Johan is bereid om de organisatie op zich te nemen.
Akkoord om bij hotel Beau Sejour een aantal kamers in optie te nemen, mits er geen voorschot en annulatiekosten zijn. Na te vragen om het verblijf zo corona-proof te maken (bv. oa graag zoveel mogelijk aparte bedden).

Varia:

Felicitaties aan de jarige Johan Van Herck.

Actiepunten

Artikel nieuwsbrief Dirk
Formaliteiten Statutaire Algemene Vergadering Dirk
Publicatie wijziging bestuur in Staatsblad Dirk
Wijziging datum barbecue Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s (uitgesteld owv operatie Paul) Paul en André

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gps
Meer plaatselijke promo voor ritten
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 25/10/2020, vrijdag 05/03/2021 en zondag 17/10/2021
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur:
maandag 29/06/2020 om 19.00 uur bij TTV

Verder : 07/09/ 2020 en 30/11/2020 in de Heischuur te Oosthoven

VERSLAG STATUTAIRE ALGEMENE VERGADERING 28 FEBRUARI 2020

Aanwezig: Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, De Witte Guy, Druyts Staf, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Havermans Herman, Van Herck Johan.

Dagorde:

Verslag vorige vergadering (22/02/2019)
Financieel verslag vzw KATENA
Hersamenstelling Raad van Bestuur
Varia

-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

De voorzitter opende de vergadering om 20.40 uur met een korte toespraak bij aanvang van het nieuwe seizoen.

De secretaris stelde vast dat het aanwezigheidsquorum voor alle agendapunten was bereikt en er dus geldig vergaderd kon worden.

Verslag vorige vergadering (22/02/2019)

Het verslag werd goedgekeurd zonder bemerkingen.

Financieel verslag vzw KATENA

André Van Looy, schatbewaarder, gaf toelichting bij de cijfers van boekjaar 2019, dat wordt afgesloten met een overschot van 4.119,29 euro. Wanneer rekening wordt gehouden met 2.120 euro ontvangen voorschotten voor meerdaagse ritten 2020, hebben we een “zuiver” overschot mbt 2019 van 1.999,29 euro. Er was een goedgekeurde begroting met een tekort van 385,00 euro. De netto opbrengsten van de georganiseerde ritten (764 euro hoger), de ontvangen lidgelden, subsidies en sponsoring waren wat hoger dan begroot. Doordat er minder clublaureaten waren viel de beloning 450 euro goedkoper terwijl de meeste andere kostenrubrieken ook binnen de begroting bleven.

Het actief van de balans vermeldt liquide middelen voor 48.325,11 euro (= saldo op de zicht- en spaarrekeningen). Hier tegenover staan op het passief een eigen vermogen van 37.449,92 euro (ter beschikking van de gewone werking), bestemde fondsen voor het 100-jarig bestaan van de club voor 8.755,19 euro en vooruit ontvangen inkomsten voor 2020 voor een bedrag van 2.120,00 euro.

Er wordt een begroting voorgesteld die afsluit met een tekort van 890,00 euro (op kasbasis). De belangrijkste wijzigingen zijn extra uitgaven met doel de samenhorigheid tussen de verschillende groepen te verhogen en de verhoging van de beloning van het clublaureaatschap. Dit zal gefinancierd worden door een verhoging van het lidgeld.

Na controle van de boekhouding heeft Jos Jacobs positief advies gegeven voor goedkeuring.
De jaarrekening en begroting werden unaniem goedgekeurd.
De bestuurders krijgen kwijting voor de uitvoering van hun mandaat.

Hersamenstelling Raad van Bestuur

Aangezien alle mandaten in de Raad van Bestuur aflopen op 29/02/2020, werd via de nieuwsbrieven van de club meermaals een oproep gedaan om zich kandidaat te stellen voor een bestuursmandaat van 4 jaar als voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, schatbewaarder, kalenderverantwoordelijke of raadslid.
Volgende kandidaturen werden ontvangen :
Michel Bruijndoncx, Jos Jacobs, Willy Pelkmans, Paul Sels, Dirk Van Dun, Johan Van Herck, André Van Looy en Hans van Opstal.
Er konden geen nieuwe kandidaten worden aangetrokken.
Herman Havermans, Staf Druyts en Jacques Laermans stelden zich geen kandidaat meer. Herman, Staf en Jacques worden bedankt voor hun inzet in het bestuur de afgelopen jaren.
De vergadering besliste om de Raad van Bestuur voor de periode van 28/02/2020 tot en met 29/02/2024 als volgt samen te stellen :
Voorzitter : Michel Bruijndoncx
Ondervoorzitter : Hans van Opstal
Secretaris : Dirk Van Dun
Schatbewaarder : André Van Looy
Raadsleden : Jos Jacobs (nieuwsbrieven), Willy Pelkmans (kalenderverantwoordelijke), Paul Sels (clubkledij) en Johan Van Herck.
Aan de secretaris wordt gevraagd om de nodige wijzigingen door te geven voor de Kruispuntbank der Ondernemingen en het Belgisch Staatsblad.

Varia

Naast de gebruikelijke ritten in de streek worden in 2020 een vierdaagse georganiseerd in Winterspelt (Duitsland), een damesweekend in Straelen (Duitsland) en een fietsvakantie in Mojacar (Spanje).

Verslaggever : Dirk Van Dun

VAN DUN Dirk Bruijndoncx Michel
secretaris voorzitter

VERSLAG RvB JUNI 2020

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Aangezien de Heischuur omwille door de corona-maatregelen nog gesloten was ging de vergadering door bij TTV.

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (18/05/2020) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.

Voorbije periode :

01/03/2020 Pater van Clérit (173 VWB waarvan 57 Katena + 6 daglicenties).
Deelnemende clubs : Onze Hoop 20 deelnemers, Sprinters Geel ten Aard 16, WTC Heultje 12, DLT Oostmalle 11, JB Bikers Parkwijk 7, De Rappe Wielen Weelde 7, Power Bikers Weelde 7, WTC Berlaar VWB 6, WTC-MTB Den Eel 6, Oud-Turnhoutse Stoempers 4, De Ludo’s 3 en de Tenierkens Merksplas 3. Verder nog 3 clubs met 1 deelnemer.
Evaluatie voorzichtige heropstart na de lockdown : wisselende opkomst, de ene keer vrij veel volk, de andere keer heel wat minder

Komende activiteiten :

04/07/2020 Toeristische ritten Turnhout om 9u30
A naar Leuven, B/C naar Oisterwijk, D naar Meersel-Dreef
05/07/2020 De Mellerit Turnhout
Voorbereiding obv het opgelegde protocol (waarvan we het ontwerp van de VWB hebben ontvangen, dit kan echter nog wijzigen) :
* registratie deelnemers : leden worden ingescand, niet-leden via gegevens op daglicentie
(ofwel vullen zij in met eigen balpen ofwel vullen de inschrijvers het voor hen in)
* elektronisch betalen is de norm, indien dit niet mogelijk is zal cash toch aanvaard worden, bij
   voorkeur gepast geld. André heeft voor de resterende ritten van 2020 kosteloos een
   bancontact-toestel kunnen reserveren (met uitzondering van betalingen met buitenlandse
   bankkaarten). Nog nagaan of hiervoor Wifi nodig is.
* uren van inschrijving werden verruimd : van 08.00 tot 11.00 uur
* voor een goede spreiding van de deelnemers aan de inschrijving starten onze eigen groepen
   uitzonderlijk aan de sporthal ipv aan de Melle, en kunnen ze afhankelijk van de drukte
   kiezen om eerst in te schrijven of eerst de toer te rijden
* in- en uitgaand “verkeer” zou elkaar niet mogen kruisen, afbakenen, pijlen/pictogrammen
   voorzien op de vloer en tegen de muren
* deelnemers moeten 1,5 m afstand houden bij inschrijving : aanduidingen op de vloer nodig
* sanitair moet na elk gebruik ontsmet worden : ontsmettingsmateriaal en wegwerp-
   handdoekjes voorzien
* cafetariatafels ver genoeg uit elkaar zetten (ook hier is 1,5 m tussen bezoekers verplicht),
   slechts 5 stoelen per tafel
* telkens de bezoekers van een tafel vertrekken moet tafel en stoelen worden ontsmet : ontsmettingsspray voorzien en pictogram dat de tafel ontsmet is en klaar voor nieuw gebruik
* enkel bediening aan tafel, niet aan de toog
* inschrijvers, toogpersoneel en garçons dragen mondmasker en ontsmetten regelmatig de
   handen
* drankenkaart wordt beperkt tot frisdranken, pils (geen zware bieren) en koffie/thee.
* omdat we niet kunnen beantwoorden aan de vereisten van afwassen glazen en tassen
   worden dranken geserveerd in kleine flesjes of in bekertjes
* bij goed weer kunnen de tafeltjes en stoelen buiten worden gezet hetgeen corona-veiliger is,
   indien binnen trachten goed te ventileren (via poorten)
* ritverantwoordelijken : Michel Bruijndoncx, Hans van Opstal
   medewerkers : Guy Daniels, Bob Laermans, Aloïs Potters, Jef Goossens, Essy Musschoot,
   Harry Van Dooren, Johan Krijnen, Marco Doyen, André Van Looy en Dirk Van Dun
* parcours van vorig jaar, doch opgelet : start aan de nieuwe lokalen van De Melle aan de
   Adreswijziging is doorgegeven aan de VWB.
* Na de Mellerit op basis van de corona-maatregelen op dat moment evalueren of het zinvol is om onze volgende organisaties te laten doorgaan.
11/07/2020 Turnhout-Hooge Zwaluwe om 8u30
21/07/2020 Rondrit Beerse : te bekijken of de corona-maatregelen in het kleine cafeetje gerespecteerd zullen kunnen worden
02/08/2020 Memorial Jos Janssens Wuustwezel : grote twijfel
08/08/2020 Toeristische rit Balen-Wezel
21-23/08/2020 Damesweekend Straelen : gaat wellicht door : tot 1 augustus kan kosteloos geannuleerd worden
22/08/2020 Konijnenbergrit Vosselaar : Dirk en Staf spreken met uitbaatster ‘t Bergske
29/08/2020 Ronde van Oosthoven : het is nog niet duidelijk of de Heischuur open zal zijn, zeker nog helpers nodig
04-06/09/2020 Fietsweekend Beau Sejour : voorlopig 2 inschrijvingen, wel meer belangstellenden, inschrijven voor 31/07/2020
Uitstapkalender, uitstapleiders en helpers : Willy tracht de situatie up to date te bezorgen voor de One Drive van André

Financiën : gevolgen van de lockdown

begrotingsopvolging : eerste inschatting effect lockdown
* inkomstenderving : 3 ritten zijn niet kunnen doorgaan (brachten vorig jaar 2.076 euro op)
* Pater van Clérit bracht 270,15 euro op.
* een aantal voorziene tractaties zijn niet doorgegaan
(voorbije tractaties kostten resp. 123, 99,50 en 60 euro)
* door het niet doorgaan van de vierdaagse en de fietsweek in Spanje moet de tussenkomst
niet worden uitgekeerd aan de organisatoren
* veel zal afhangen van het verdere verloop van het seizoen
afschaffing clublaureaatschap 2020 – beloning helpers ?
Het bestuur is akkoord met afschaffing van het clublaureaatschap 2020.
Er wordt afgesproken dat helpers niet vergeten zullen worden op het einde van het seizoen
Wat doen we met de kledijwaarborg wanneer nieuwe leden geen clublaureaat kunnen worden?
voorstel om voor 2021 geen Katena-lidgeld te vragen : zou een mooie geste zijn naar de leden voor dit abnormale seizoen. Anderzijds gaat het slechts om 20 euro per persoon, waarschijnlijk hebben de leden op het einde van het seizoen wel in een of andere vorm ontvangen. Nog geen beslissing genomen.

Clubkledij :

Webshop bij Bioracer zal open zijn tem 12/07/2020.

Communicatie :

nieuwsbrief :
* deadline 30/06/2020
* voorwoord (Hans) : helpers – vertrek Mellerit aan de sporthal – kledij – evaluatie herstart
* nieuwe leden (Dirk)
* wijziging corona-regels (Dirk)
* kalender (Willy)
* clubkledij (Paul)
* tweedaagse (herhalen)
* komende periode (Katena-ritten)
* bestuur en sponsors (Jos)
Graag bevestiging aan Jos bij ontvangst nieuwsbrief

Varia:

Nieuwe leden :
* Yann Yves uit Vosselaar en Marc Martens uit Turnhout betaalden reeds hun lidgeld.
* Staf Van Eyck uit Vosselaar zou terug in de club komen, maar lidgeld is nog niet ontvangen.
Aanvragen om mee te fietsen met elektrische fiets :
* Leo Broeckx en Det Jonkers kregen toelating na motivatie van hun vraag en bevestiging
naleving regels mbt elektrisch fietsen.
* Aan Frans Maerien werd gewezen op de procedure, waarin oa naar motivatie en info over de
fiets gevraagd wordt. Geen antwoord meer ontvangen.
Aan te vragen ritten VWB-kalender 2021 :
* Konijnenbergrit ipv Memorial Jos Janssens Wuustwezel aanvragen op 1^e zaterdag augustus.
* Overige ritten gewoon aanvragen. Indien geen ritverantwoordelijke of helpers worden
gevonden zal de rit geschrapt worden.
* Deadline : 31/08/2020
Stad Turnhout :
* Jaarlijkse aanvraag subsidies : dossier in te dienen voor 10/09/2020
* Mail ontvangen mbt herstelplan sociaal weefsel, doch hier moeten we niet veel van
verwachten financieel.

Actiepunten

Beslissingen over komende ritten Allen
Artikels nieuwsbrief Hans, Willy, Dirk, Paul, Jos
Bestelling / verdeling clubkledij Paul
Aanvraag ritten kalender VWB 2021 Dirk
Aanvraagdossier subsidies stad Turnhout Dirk
Nadenken over clublaureaatschap / belonen helpers / kledijwaarborg Allen
Nadenken over lidgeld 2021 Allen
Formaliteiten Statutaire Algemene Vergadering Dirk
Publicatie wijziging bestuur in Staatsblad Dirk
Wijziging datum barbecue Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gps
Meer plaatselijke promo voor ritten
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 25/10/2020, vrijdag 05/03/2021 en zondag 17/10/2021
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur:
maandag 07/09/2020 en maandag 30/11/2020 om 19.00 uur, telkens in de Heischuur te Oosthoven of elders indien de corona-maatregelen dit niet toelaten

VERSLAG RvB SEPTEMBER 2020

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Veerontschuldigd : Van Herck Johan

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (29/06/2020) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.

Samenstelling bestuur :

Hans van Opstal geeft toelichting bij de brief die hij stuurde om zijn ontslag als ondervoorzitter en bestuurslid, clublid en webmaster aan te kondigen. Aan de basis van zijn beslissing liggen ondermeer (het gebrek aan) evolutie in de A-groep, kritiek bij elk foutje, combinatie gezin-stressvol professioneel leven-Katena. Ontslagbrief met motivering zie bijlage.
Hij komt niet meer op zijn beslissing terug. Hans is dankbaar voor alle ervaringen die hij in al die tijd in de club heeft mogen opdoen en engageert zich om constructief mee te werken aan de opvolging (vooral wat betreft continuïteit van de website).
Het bestuur betreurt dat Hans door samenloop van een aantal omstandigheden de laatste tijd zijn motivatie heeft verloren, waardoor hij geen plezier meer beleeft aan het fietsen bij Katena, waardoor hij na 30 jaar zelfs de club zal verlaten. De club verliest in Hans een waardevol bestuurslid dat zich gedurende vele jaren tal van taken en verantwoordelijkheden op zich heeft genomen. Bedankt voor de vele jaren inzet voor de club, Hans !
Opdracht : zoeken van een nieuw bestuurslid en nieuwe webmaster (al dan niet bestuurslid, doch het zou wel praktisch zijn indien de webmaster de bestuursvergaderingen zou bijwonen).

Toekomst van de club :

Wellicht zullen samen met Hans nog enkele fietsers uit de A-groep hun lidmaatschap niet meer verlengen. Is er dan nog toekomst voor de A-groep, in de huidige formule/huidige snelheid. De jongere leden uit de A-groep zijn te onregelmatig aanwezig om steeds met een voldoende grote groep te kunnen fietsen.
Kunnen we ons niet beter vooral richten op de B- en C-groep, die zeer goed draaien ?
André vraagt zich af of onze club voldoende gekend is en stelt voor om meer energie te steken in het ronselen van leden. Hij krijgt de toelating om hiertoe initiatieven te nemen. Hij zou alvast willen starten met een facebook-actie, dus zoveel mogelijk doorsturen.

Voorbije en komende activiteiten :

05/07/2020 De Mellerit Turnhout :
Wij hebben laten zien dat Katena corona-proof kan organiseren.
Te onthouden voor editie 2021 : extra borden aan de straat zodat fietsers niet voorbij rijden. 139 inschrijvingen (123 VWB waarvan 48 Katena + 6 WBV + 1 NTFU + 9 daglicenties).
Deelnemende clubs : Onze Hoop 13 deelnemers, De Haaibikers Ulicoten 9, Oud-Turnhoutse Stoempers 9, De Rappe Wielen Weelde 8, Hoogstraatse WT 6, KWB Sint-Antonius 4 en 7 clubs met 1 deelnemer.
André plaatst deze statistiekenvoortaan ook op de One Drive pagina van het bestuur.
Rondrit Beerse (21/07/2020), Memorial Jos Janssens Wuustwezel (02/08/2020), toeristische rit Balen-Wezel (08/08/2020), damesweekend te Straelen (21-23/08/2020), Konijnenbergrit Vosselaar (22/08/2020), Ronde van Oosthoven (29/08/2020) en fietsweekend Beau Sejour (04-06/09/2020) werden afgelast.
19/09/2020 Toeristische rit Merksplas : wordt vervangen door een toeristische rit vanuit Turnhout naar Schulens Meer o.l.v. Willy Pelkmans. Hij maakt vooraf afspraken ter plaatse zodat alles zo corona-proof mogelijk kan verlopen. Er worden zoals voor elke toeristische rit 2 consumpties voorzien. Aan te kondigen via extra nieuwsbrief.
25/10/2020 Eindeseizoensbijeenkomst te Merksplas : wordt afgelast. Jos annuleert zaal.

Communicatie :

nieuwsbrief :
* deadline
* voorwoord (Michel)
* lidgelden 2021 (Dirk)
* nieuwe leden (Dirk)
* afgelasting eindeseizoensvergadering
* webmaster gevraagd (Hans)
* bestuurslid gevraagd
* kalender (Willy)
* bestuur en sponsors (Jos)

Varia:

01/10/2020 Kalendervergadering VWB :
Willy en André zullen onze club vertegenwoordigen.
Aangevraagde ritten VWB-kalender 2021 :
* Af te wachten of alle locaties zullen kunnen beantwoorden aan de corona-voorwaarden op
dat moment.
* Arkrit : nieuwe ritverantwoordelijke gevraagd. Eerst vragen aan Jan Van de Put (stichter
Arkrit)
* Optie genomen op de Heischuur voor de Arkrit en de Ronde van Oosthoven, te bevestigen
uiterlijk 7 oktober.
Lidgelden 2021 :
* Omdat de leden in 2020 minder in clubverband hebben gereden, in kleinere groepjes of
alleen hebben gefietst, bestaat de kans dat ze niet meer aansluiten voor 2021.
   Trachten de leden aan boord te houden.
* VWB-gezinsaansluiting kost 32 euro. Normaal bedraagt het Katena-deel van het lidgeld
   20 euro per in clubverband meefietsend gezinslid.
   Akkoord om een inspanning te doen vanuit de kas : geen Katena-lidgeld en korting op VWB-
   aansluiting
* Voor huidige leden wordt bij betaling voor 1 december 2020 bepaald op 25 euro per gezin
   (VWB + Katena samen) ongeacht het aantal in clubverband meefietsende leden.
   Bij betaling vanaf 1 december zal geen korting meer gegeven worden op het VWB-lidgeld en
   zal 32 euro bedragen.
* Leden die (bv. omwille van het lidmaatschap van 2 clubs) hun VWB-aansluiting niet via
   Katena regelen bekomen geen korting op het VWB-lidgeld. In feite betalen ze dan geen
   lidgeld en weten we niet wie er lid blijft. Zij dienen verlenging via mail aan de secretaris te

* Voor nieuwe leden blijft het tarief van 2020 gelden, dus 52 euro (32 euro VWB + 20 euro
   Katena)
* Aangezien er geen Katena-lidgeld wordt gevraagd zullen ere-leden gratis heraangesloten
   worden.
Beloning helpers : wordt vervangen door korting lidgeld
Clubkledij : levering voorzien in de week van 16 september 2020

Rondvraag:

Tractaties na de rit :
* waarschijnlijk zal het niet lukken om alle leden hiermee naar TTV te lokken
* Aangezien het seizoen vrij snel stilviel owv de lockdown en er nadien ook corona-
maatregelen van toepassing waren heeft dit initiatief misschien ook geen eerlijke kans
gekregen, dus niet te snel het kind met het badwater weggooien.
* Het is een tractatie, geen verplichting.
Sponsors :
* Nog geen sponsorgeld van In ’t Ven Sport ontvangen ?
* Idem voor VAG, maar zij moeten hiervoor een factuur krijgen.
* Kunnen we gezien de corona-omstandigheden hier nog naar vragen of uitstellen naar
volgend seizoen ?

Actiepunten

Artikels nieuwsbrief Michel, Hans, Willy, Dirk, Jos
Kalendervergadering Willy en André
Zoeken nieuw bestuurslid en webmaster Allen
Nadenken over toekomstige werking van de club (agendapunt 3) Allen
Bestelling / verdeling clubkledij Paul
Aanvraagdossier subsidies stad Turnhout Dirk
Annuleren zaalreservatie Merksplas 25/10/2020 Jos
Publicatie wijziging bestuur in Staatsblad Dirk
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gps
Meer plaatselijke promo voor ritten
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 25/10/2020, vrijdag 05/03/2021 en zondag 17/10/2021
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur:
maandag 30/11/2020 om 19.00 uur, telkens in de Heischuur te Oosthoven of elders indien de corona-maatregelen dit niet toelaten.