Bestuurspagina's

VERSLAG RvB JANUARI 2019

Aanwezig: Ceelen Frans, Druyts Staf, Gommers Fonne, Havermans Herman, Jacobs Jos, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Maes Ivo, Pelkmans Willy en van Opstal Hans.

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (03/12/2018) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Correctie : Luc Hermans had zijn lidgeld al betaald in november.
Het verslag wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Status heraansluitingen

Dirk bezorgde vooraf een overzicht.
123 fietsende leden betaalden reeds hun lidgeld. Eddy Bogaerts, Koen Janssens, Johan Oostvogels, Liesbeth Van Pelt, Anna van Puijenbroek en Ingrid Pelssers sluiten niet meer aan. 5 andere fietsende leden zijn nog niet in regel met hun lidgeld : Nico Aerts, Juan De Houwer, Bob Laermans (bij opmaak verslag wel in orde), Kris Marsboom en zijn vrouw Inge Vanhoof.
48 verzekeringsleden werden al mee aangesloten, 1 nog niet.
3 ere-leden betaalden hun lidgeld, 3 ere-bestuursleden (Julien Claes, Eugene Jacobs en Frans Heylen) zijn vrijgesteld van betaling Katena-lidgeld.

Nieuwe leden : Eric Gijs heeft zich al kandidaat-lid gemeld. Hij kwam bij ons terecht via Tom Lemmens en is reeds VWB-lid. Hij zou tegen eind januari lid worden.
Verzekering: Geen nieuwe aangiftes te melden. Over lopende dossiers geen nieuws.

Komende activiteiten

22/02/2019 om 19.00 uur in het GC De Marc/kt te Merksplas : Algemene Ledenvergadering
- Ontvangst : invullen aanwezigheidslijst, uitdelen bewaarnummer nieuwsbrief, attest ziekenfonds voor wie dit vooraf besteld heeft, resterende voorraad clubkledij te koop
- Voorstel :
  * welkomstdrankje (cava, fruitsap)
  * enkele drankbonnen en wat knabbeltjes (chips, …) voor op de tafels ipv broodjes en koffie/thee/water. 6 bonnekes per persoon (gewone consumptie = 2 bonnen, duurdere consumptie = 3 bonnen). Graag ook de mening van de dames die deze organisatie coördineren en volgende keer beslissing nemen.
  Vaste brouwer van de zaal is Klaverblad uit Beerse.
- Dagorde :
  Inleiding (Herman)
  Kort financieel verslag + voorstelling opvolger (Fonne) + begroting 2019 (André ?)
  Samenstelling bestuur (Dirk)
  => bedanking ontslagnemenden : Fonne, Ivo, Els
  => nieuw : André en Paul (volgens Frans zou Jacques Laermans een terugkeer in het
  bestuur overwegen, Frans mag Jacques uitnodigen voor volgende vergadering)
  => vervanging voorzitter : niemand kandidaat, Jos is bereid om als voorzitter te depanneren
  Jaarprogramma 2019 (Jos obv lijst Willy)
  Promo Renesse (Michel ?)
  Website (Hans)
  Afsluiting vergadering (Jos)
- Er zullen nog wat helpers geronseld moeten worden.
Jaarkalender 2019 eigen VWB-ritten, toeristische ritten en meerdaagsen : ontwerp zie bijlage
Uitstapkalender :
- Winterprogramma
- Kalender februari : ontwerp Willy, uitstapleiders worden bijgestuurd indien nodig.
  Pater van Clérit : vertrek aan de Tennishal op de Stwg op Diest (niet aan sporthal)
  Herman neemt nog contact op met Koen De Busser (verantw. tennisclub) voor concrete
  Jan Jespers werd gevraagd om het parcours uit te stippelen.
- Willy diende een voorstel met nieuwe vertrekuren in :
  januari-februari 9.00 uur maart 8.30 uur april-augustus 8.00 uur
  september 8.30 uur oktober-februari 00 uur
  Ivo stelde voor om gans het seizoen te vertrekken om 9.00 uur. Er is inderdaad wel vraag van een aantal leden naar een later vertrekuur, maar leden die tevreden zijn met het huidige vertrekuur laten zich niet horen.
  Steeds vertrekken om 9 uur zou een aanzienlijke impact hebben op het programma, zeker omdat vele leden er ook belang aan hechten om samen na de rit nog een pintje (of iets anders) te kunnen drinken en dan nog tijdig thuis te zijn. Hierdoor zouden nogal wat ritten bij VWB-clubs niet meer op het programma kunnen komen, waardoor we bij onze ritten die clubs ook niet meer hoeven te verwachten, of we slechts heen en terug naar die clubs kunnen fietsen om ons inschrijvingsgeld af te geven. Dat (een stuk van) de uitgestippelde rit kan gefietst worden heeft ook zijn waarde.
  Hoewel er dus zeker ook argumenten waren om 9.00 uur te kiezen, gingen de aanwezigen echter unaniem akkoord met het voorstel van Willy.
  Er wordt gevraagd om in september de ritten naar Wijnegem en Wommelgem voor de Turnhoutse groepen niet meer te programmeren.
- Het voorstel van Ivo om het seizoen later te beginnen en vroeger te beëindigen is dit seizoen niet meer realiseerbaar. Kan eventueel later terug bekeken worden, maar geven we dan ook onze ritten op die in maart op de VWB-kalender staan ? Dergelijke beslissing kan niet worden teruggedraaid, want dan kunnen we nooit meer die zondagvoormiddagen krijgen.
  Indien het seizoen korter zou zijn en we minder ritten zouden hebben, moet het reglement van het clublaureaatschap ook terug worden bekeken.
  Wat Europa beslist ivm zomer- en winteruur kan ook zijn belang hebben wanneer we hierin een beslissing zouden nemen.
Nieuws meerdaagsen 2019 :
- Vierdaagse Arnsberg (30/05-02/06/2019) : 8 deelnemers hebben voorschot betaald, betalingen worden verwacht tegen 15/02/2019. 27 kandidaten en 2 reserven hadden zich gemeld.
- Damesweekend te Kinrooi (21-23/06/2019) : 4 dames hebben betaald, betaling tegen 15 januari. 13 à 14 dames toonden interesse om mee te gaan.
  Greet Proost vroeg de toelating om met een elektrische fiets mee op weekend te gaan.
  Greet gaat akkoord met de spelregels die we hierover opstelden, dus geen probleem.
  Toelating wordt gegeven.
- Fietsweekend Brevet de Montagne de Reims (28/06-01/07/2019) :
  1 betaling ontvangen. Inschrijven door betaling van voorschot van 165 euro voor 25/02/2019.
- Tweedaagse Renesse (06-08/09/2019) :
  3 betalingen ontvangen. Betalingen werden opgevraagd tegen 30/04/2019.

Clubkledij :

Levering bestellingen :
- Een aantal leden heeft het bestelde pakket nog niet afgeleverd gekregen
  Dirk zal Bioracer bellen :
  * vragen naar bevestiging van de gemaakte afspraken
  * vragen om alsnog een mail te sturen naar aal wie besteld heeft, met een track en trace
  nummer, waarmee met de status van de levering kan opvolgen.
  * vragen om voor de webshop in de toekomst duidelijkere, nederlandstalige
  productomschrijvingen te gebruiken, want er zijn een paar vergissingen gebeurd bij
- Niet passende geleverde clubkledij :
  * Clubkledij Eric Swaans past niet
  * Paul Sels vindt de mouwen voor hem te smal
  * De koersbroek van Dirk zit heel krap (kilootje extra door de feestdagen ?)
- Dirk stuurt alle leden die via de webshop een bestelling plaatsten een mail om te informeren of de bestelling ondertussen is afgeleverd en of alles in orde is (bestelde maat geleverd, past alles ?). Zo krijgen we een beeld van hetgeen is misgelopen en kunnen we zien of er actie ondernomen moet worden.
Paul Sels is bereid om in de toekomst de contacten met Bioracer op zich te nemen.

Website:

Status vernieuwing website :

Alles is onder controle : de website is bijna af, teksten moeten nog wel gecheckt worden.

Foto’s : Paul spreekt af met Ivo om te bekijken hoe de sub-website met de foto’s juist werkt.
Timing : lanceren tegen de jaarvergadering
Privacy-verklaring : Dirk zal eerst afstemmen met Hans

Communicatie:

Nieuwsbrief #2 (februari 2019)
- Deadline artikels = ten laatste vrijdag 25 januari 2019
- Voorwoord met nieuwjaarswensen (Herman)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Uitnodiging Algemene Informele Ledenvergadering (Dirk)
- Attest tussenkomst ziekenfonds enkel voor wie dit bestelt (Dirk)
- Dinsdagritten (Jules ?)
- Reims (Willy, herhalen als er nog plaats is)
- Renesse (Michel, herhalen)
- Vierdaagse (oproep tot betalen herhalen)
- Uitstapkalender (Willy)
- Helperslijst (Willy)
- Volledige jaarkalender NIET in februari, wel in bewaarnummer maart
- Indien nodig bericht ivm clubkledij
- Sponsors (Van de Plas niet meer) (Jos)
- contactgegevens bestuur (Jos)
Nieuwsbrieven

Jos verontschuldigt zich voor het ”leergeld” dat hij betaalde bij het versturen van zijn eerste nieuwsbrief via Mailchimp.

Sponsorbezoeken :
- Tarief voor publicatie op website en nieuwsbrief :
- Bernaerts : Johan
  VAG (75 euro) : Herman
  Mollenhof : Ivo
  Feestmeester : Hans
  Mast : Johan vraagt Jan Van de Put
  In ’t Ven : Johan
  Van de Water : Dirk
  De Glenn : Ivo of Jos
- Chapeau : reeds in orde
  De Melle : infrastructuur ter beschikking
  Klaverhof zou binnenkort terug open gaan, nog iets te vroeg.

Varia:

reglementen :
- Clublaureaatschap : geen wijziging nodig
  Fonne vraagt na te denken over alternatieven voor beloning ipv 50 euro.
- Huishoudelijk reglement : geen wijziging nodig
- Dragen clubkledij : is al aangepast op de website, mogelijk nog wel aanpassen in bewaarnummer van de nieuwsbrief. Is nog niet gewijzigd op de webpagina “lid worden”.
Decathlon : vraagt om aantal leden en deelnemersaantallen van onze organisaties door te geven ivm klantenpotentieel. Owv de privacyregels kunnen in geen geval individuele gegevens worden doorgegeven. Herman zal informeren wat juist de bedoeling is.
Mogelijk voorzien zij korting, maar hoe gaan onze sponsorende fietsenhandels daarover denken ?

Rondvraag:

Heischuur : naar jaarlijkse gewoonte heeft Johan de poetsvrouw-zaalverantwoordelijke een doosje pralines bezorgd.
We ontvingen een leuk dankfilmpje van de Warmste Week
Suggesties :
* aankoop helmen in clubverband
* nieuwe groepsfoto op de Markt
* clubavond (gezellig samenzijn, opbrengst dekt kosten van het lokaal)
* gastspreker op ledenvergadering (bv. cardioloog)
Traktaties op toeristische ritten :
Afgelopen seizoen werden 3 consumpties gegeven ter gelegenheid van het 95-jarig bestaan.
Dit kostte afgelopen jaar 1.400 euro.
De vergadering gaat akkoord met het voorstel van Jos om naar 2 consumpties te gaan volgend seizoen, te nemen onderweg in 1 café (om gemakkelijke afrekening op de tussenstop mogelijk te maken).
Reservaties gemeenschapscentrum Merksplas : Jos zal aanvraag doen voor vrijdag 28/02/2020 en zondag 25/10/2020.
Inventaris clubmuseum : Paul en Jos spreken af met Julien om foto’s te komen nemen.
Hoe omgaan met initiatieven voor het goede doel in de toekomst ?
Er wordt afgesproken om desgevallend 1 project te kiezen uit de lijst van de Warmste Week door de RvB, verdubbeling van de opbrengst met een max. bijdrage van de club voor een bedrag van 1.000 euro.

Actiepunten

Artikels nieuwsbrief Herman, Jos, Dirk, Willy, Jules ?
Zoeken nieuwe bestuursleden Allen
Bevragen Essy en Josee ivm algemene informele ledenvergadering Willy en Ivo
Voorbereiding Algemene Statutaire Ledenvergadering Dirk
Bellen met Bioracer en mail aan leden die bestelden Dirk
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Overdracht en nieuwe website Hans en Ivo
Bezoek sponsors Johan, Herman, Dirk, Hans, Ivo en Jos
Informeren bij Decathlon Herman
Voorbereiding Vierdaagse 2019 Bert Maes
Voorbereiding damesweekend May Boons en Ann Boonen
Voorbereiding Reims 2019 Willy
Voorbereiding Tweedaagse 2019 Michel Bruijndoncx
Controle boekhouding André
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul
Reservaties 2020 gemeenschapscentrum Merksplas Jos

Te onthouden:

UBO-register tegen 31/03/2019 Dirk
Polo’s voor nieuwe leden meebrengen naar ledenvergadering Ivo
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : vrijdag 22/02/2019 – zondag 20/10/2019
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan) Herman
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Facturatieadres: KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven :

04/02/2019 – 04/03/2019 – 01/04/2019 – 06/05/2019 – 03/06/2019 – 05/08/2019 – 02/09/2019 – 07/10/2019 – 04/11/2019 – 02/12/2019

VERSLAG RvB FEBRUARI 2019

Aanwezig: Bruijndoncx Michel, Druyts Staf, Gommers Fonne, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Maes Ivo, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Ceelen Frans (herstellend van ongeval) en Pelkmans Willy (werk).

Herman verwelkomde bij aanvang van zijn laatste bestuursvergadering als voorzitter alle aanwezigen, doch in het bijzonder Jacques Laermans, die zich (na enkele jaren onderbreking) terug heeft kandidaat gesteld om deel uit te maken van het bestuur.

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (07/01/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

De polo’s zijn ondertussen bij André, die ze zal meebrengen naar de ledenvergadering om elk nieuw lid een polo te kunnen bezorgen (te dragen als helper bij organisaties)
Verder wordt het verslag zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
* Luc Gijs (niet Eric zoals vermeld in vorig verslag) uit Oud-Turnhout (reeds VWB-lid met
gezinsaansluiting)
* Sarah Smits uit Turnhout (reeds VWB-lid via RWT)
Verzekering:
Eddy Luyts kwam eind oktober ten val tijdens de VTT in Merksplas. Hij had toen op de spoeddienst het medisch attest laten invullen, maar was vergeten zijn ongevalsaangifte in te dienen. Aangezien hij nog steeds klachten had nav het ongeval heeft de secretaris hem het advies gegeven om vooraleer de aangifte alsnog in te dienen te zorgen voor een actueel medisch verslag.

Financiën:

Financieel verslag 2018 :
De schatbewaarder stelde vooraf uitgebreide info ter beschikking. Daaruit blijkt dat het jaar wordt afgesloten met een tekort van 3.791,74 euro. Er was een goedgekeurde begroting met een tekort van 4.000,00 euro. De opbrengst van de lidgelden was hoger dan begroot, terwijl de opbrengst van ritten en sponsoring wat onder de verwachtingen bleef.
Er wordt vastgesteld dat er dubbel zo veel rechtstreeks naar de leden terugvloeit (laureaatschap 3.200 + korting barbecue 1.008 + consumpties toeristische ritten 1.430 = 5.638 euro) dan de opbrengst van de lidgelden (2.817 euro).
Op de bankrekeningen staat een som van 44.207,82 euro en de resterende kledijvoorraad wordt gewaardeerd aan een symbolische 100 euro. Dat zorgt voor een balanstotaal van 44.307,82 euro. Hier tegenover staan een eigen vermogen van 36.777,98 euro (ter beschikking van de gewone werking), bestemde fondsen voor het 100-jarig bestaan van de club voor 7.394,84 euro en 135,00 euro vooruit ontvangen inkomsten voor 2019.
Controleverslag van de boekhouding:
André heeft, na een grondige controle van tientallen boekingsposten in de boekhouding van 2018, geen enkele onregelmatigheid in de boekhouding kunnen vaststellen.
Op basis van de uitgevoerde controle geeft hij positief advies om de boekhouding voor 2018 goed te keuren.
Ontwerp begroting 2019:
Op basis van de verwachtingen voor 2019 werd een ontwerpbegroting opgesteld.
Gevraagd wordt om het bedrag voor de volgwagens nog wat te verhogen.
De vergadering is het erover eens dat een beperkt tekort mag, doch we dienen ervoor attent te zijn om de financiële middelen niet te snel op te souperen.
Recurrente inkomsten zijn de lidgelden, de opbrengsten van de ritten, sponsoring en de subsidies van stad Turnhout. Mogelijkheden om in de toekomst terug break even te werken zijn het waken over de uitgaven en het verhogen van de inkomsten.
Er werd reeds afgesproken om het aantal consumpties bij toeristische ritten terug te brengen van 3 naar 2. Om onze financiën in evenwicht te houden zou het goed zijn om het inschrijvingsgeld naar 2 euro te brengen (= max. VWB-tarief voor ritten zonder bevoorrading).
André werkt de begroting af tegen de algemene vergadering.
Financiële rapportering in de loop van het jaar : wie krijgt toegang tot welke info ?
* het bestuur krijgt toegang tot alle info
* leden krijgen via een link in de nieuwsbrief toegang tot de lijst met betalingen voor
organisaties (vnl. inschrijvingen meerdaagse ritten). Hier was reeds geruime tijd vraag naar.
* ledenbestand dient binnen het bestuur te worden gehouden owv de privacyregels.
Aan verantwoordelijken voor organisaties kunnen enkel gegevens worden doorgegeven die
noodzakelijk zijn om hun helpers te contacteren.

Komende activiteiten

22/02/2019 om 19.00 uur in het GC De Marc/kt te Merksplas : Algemene Ledenvergadering
- Zaal open vanaf 18.00 uur, helpers komen vooraf voor klaarzetten zaal en voorbereiding catering. Enkele bestuursleden komen vroeger voor klaarzetten uit te delen zaken, testen projectie en micro.
- Ontvangst :
  * invullen aanwezigheidslijst
  * uitdelen bewaarnummer nieuwsbrief
  * formulieren ongevalsaangifte
  * attest ziekenfonds voor wie dit vooraf besteld heeft
  * formulier GDPR-toelatingen voor wie dit vorig jaar nog niet heeft ondertekend
  * resterende voorraad clubkledij te koop
- Catering :
  * welkomstdrankje (cava, fruitsap)
  * 4 receptiebroodjes/persoon aan 6,00 euro/p.p. (zie voorstel Essy)
  * koffie en thee gratis, voor andere dranken toog open tot 23 uur (zware bieren 3,00 euro,
  de rest 2,00 euro, André zorgt voor geldkoffertje met wisselgeld, Jos maakt afspraken
  met brouwer), nadien moet stock geteld worden.
- Dagorde :
  * Inleiding (Herman)
  * Kort financieel verslag 2018 + voorstelling opvolger (Fonne)
  * Begroting 2019 (André)
  * Secretariaat (nieuwe leden en aandachtspunten) (Dirk)
  * Samenstelling Raad van Bestuur (Dirk)
  => bedanking ontslagnemenden : Fonne, Ivo, Els
  => aanstelling nieuwe : André, Paul, Jacques
  Alle mandaten (huidige en nieuwe) lopen volgend jaar af.
  => vervanging voorzitter : niemand is kandidaat, Jos is bereid om als voorzitter te
  Dankbaar dat Jos de club niet in de steek zou laten, doch met het oog op de
  verjonging zou dit geen goed signaal zijn. Daarom wordt gevraagd aan Hans en Michel of
  zij een duo-voorzitterschap willen overwegen. Zij gaan erover nadenken en tijdig hun
  beslissing meedelen. (Op datum verslag hebben zij dit aanvaard. Dit betekent dat ook
  Michel aangesteld moet worden in de Raad van Bestuur).
  => Afspraken volmachten financiële rekeningen : (komt niet op ledenvergadering)
  Akkoord met intrekking volmachten van Herman en Patrick Wuyts (had geen kaart meer),
  volledige volmachten van André, Dirk en Jos mogen blijven doorlopen, Hans kan volgens
  deontologische regels van zijn werkgever geen volmachtdrager worden, Michel heeft er
  geen nood aan.
  * Pauze
  * Korte voorstelling eigen organisaties in jaarprogramma 2019 (nieuwe voorzitter(s) obv lijst
  Willy) met promo Renesse (Michel)
  * Website (Hans)
  * Afsluiting vergadering, aankondiging tap met sluiting om 23 uur en veilige thuiskomst
  (nieuwe voorzitter(s))
03/03/2019 Pater van Clérit Turnhout :
Ritverantwoordelijke : Herman Havermans
Vertrek bij TTV : Herman moet 2 weken vooraf nog verder afspreken met Koen De Busser
Jan Jespers zou toch parcours voorbereiden
Andere helpers : ?
17/03/2019 Rondrit Merksplas :
Ritverantwoordelijke : Willy Pelkmans
Vertrek bij de Glenn
Andere helpers : Jos Jacobs, ?
Uitstapkalender en uitstapleiders :
- Kalender maart : ontwerp Willy aan uitstapleiders gestuurd via mail, ontwerp wordt bijgestuurd indien nodig.
- D-groep : Frans valt nav zijn kwetsuren weg uit het ontwerp.
  Hoe groot gaat de D-groep nog zijn ? Meerdere leden zijn herstellende van kwetsuren.
- Vertrekuren op zondag in maart : 8u30
- Helperslijst wordt verder aangevuld op de ledenvergadering. Nadien best zo snel mogelijk definitieve lijst bekend maken.
Meerdaagsen 2019 :
- Vierdaagse Arnsberg (30/05-02/06/2019) : slechts een 15-tal deelnemers heeft voorschot betaald. Wellicht hebben de anderen gebruik gemaakt van een memo-datum tegen het einde van de inschrijvingsperiode.
- Damesweekend te Kinrooi (21-23/06/2019) : idem
- Fietsweekend Brevet de Montagne de Reims (28/06-01/07/2019) :
  4 betalingen ontvangen. Inschrijven door betaling van voorschot van 165 euro kan nog tot 25/02/2019.
- Tweedaagse Renesse (06-08/09/2019) :
  Slechts enkel inschrijvingen ontvangen. Betalingen werden pas opgevraagd tegen 30/04/2019. Michel heeft afspraken met het hotel gemaakt, voorschot werd opgevraagd, routes liggen zo goed als vast, en probeert nog de afspraken voor stops onderweg en de veerpont te regelen.

Clubkledij :

Levering bestellingen :
- Dirk heeft Bioracer gecontacteerd en de gemaakte afspraken ivm de procedure werden bevestigd :
  * Bioracer stuurt een mail aan de besteller met een track en trace-code, waarmee de status
  van de levering kan nagegaan worden
  * Bij afwezigheid moet de koerierdienst een briefje in de bus steken in welk afhaalpunt het
  pakketje afgehaald kan worden met de track en trace-code die erop vermeld is
  * Niet afgehaalde pakketten worden terug afgeleverd bij Bioracer.
- Dirk stuurde alle leden die een bestelling hebben geplaatst een mail met de vraag of de bestelling werd geleverd en of er nog problemen zijn (vb. niet passende kledij).
  * Meerdere afspraken werden niet nageleefd, doch er zit weinig lijn in.
  * Voor 2 leden die hun pakket niet hadden ontvangen werd nogmaals contact opgenomen
  met Bioracer, waarna Dirk beide leden een track en trace-code heeft kunnen bezorgen,
  waarmee hun pakket kon worden.
  * Blijkbaar zou Tim Colman zijn bestelling ook niet ontvangen hebben, maar reageerde niet
  op de mail van Dirk. Hij zal zelf contact moeten opnemen met Bioracer. Hans zal hem dit
  
  * Om dergelijke problemen en verzendkosten per persoon in de toekomst te voorkomen
  zou Paul met Bioracer willen afspreken dat alle leden via de webshop bestellen en
  betalen, maar de kledij allemaal bij hem willen laten leveren.
Niet passende geleverde clubkledij :
- Clubkledij Eric Swaans past niet, maar hij is niet naar de pasdagen gekomen en heeft dezelfde maat besteld als bij andere fabrikanten. Dit was een verkeerde inschatting van hem en neemt hiervan zelf de verantwoordelijkheid.
- François Gils vindt zijn koersbroek te klein
- De koersbroek van Dirk zit heel krap
- Paul Sels vindt de mouwen voor hem te smal
- Er wordt afgesproken dat de club geen kledij overneemt in voorraad, maar dat alle medewerking zal worden verleend om clubleden met niet passende clubkledij met elkaar in contact te brengen, zodat ze het onderling kunnen regelen.
Openen webshop :
- Twee nieuwe leden zullen nog clubkledij moeten bestellen, Tom Lemmens wenst nog kledij bij te bestellen, Dirk gaat nog een grotere koersbroek bestellen. Mogelijk zullen anderen ook nog iets bestellen.
- Paul zal met Bioracer contact opnemen om de webshop terug open te stellen na de ledenvergadering. Hij zal ook vragen om onze eigen omschrijvingen te gebruiken voor de aangeboden producten.
  Omdat we voor dergelijke kleine bestelling geen pasmoment zullen organiseren kan men zich baseren op de maattabellen van Bioracer die ook op de webshop beschikbaar zullen zijn.

Website:

De website is bijna af, Hans spreekt met Ivo af voor het online zetten.
Hans zal Willy nog een demo geven om de kalender op de website te kunnen zetten.
Vernieuwing foto website : voor groepsfoto wachten tot het beter weer zal zijn
Johan stelt voor om een ideeënbus te voorzien, hetgeen hierin toekomt niet online voor iedereen, maar rechtstreeks door laten sturen naar (iemand van) het bestuur.

Communicatie:

Nieuwsbrief #3 (maart 2019)
- Deadline artikels = ten laatste zaterdag 16 februari 2019
- Voorwoord (Herman)
- Nieuwe leden : Sarah Smits (Dirk)
- Huishoudelijk reglement (Dirk kijkt na)
- Clublaureaatschap (Dirk kijkt na)
- Afspraken fietsen bij Katena (herhalen)
- Uitleg verzekering (Dirk)
- Uitleg fietsbijstand (Dirk)
- Europese Ziekteverzekeringskaart (Dirk)
- Renesse (Michel, herhalen)
- Uitstapkalender (Willy)
- Helperslijst (Willy)
- Volledige jaarkalender (Willy)
- (Voorbije en) komende periode (Willy)
- Sponsors (Jos)
- Samenstelling bestuur : zie volgende nieuwsbrief (Jos)
Nieuwsbrief

Link naar Mailchimp of naar website ?

Flyers eigen kalenderproeven

Ivo bestelt een hoeveelheid naargelang de prijsverhouding (vorig jaar 500).

Varia:

Algemene vergadering Sportraad Stad Turnhout :

Herman vertegenwoordigde onze club op deze voor erkenning verplichte vergadering. Hij evalueerde dit gebeuren negatief : als vergadering werd enkel verwezen naar op voorhand toegestuurde informatie, sprekers hadden enkel de bedoeling om hun boek te promoten.

Week van de vrijwilliger : aanbod workshops :

Ter gelegenheid van de week van de vrijwilliger (23/02-03/03/2019) wil de stad Turnhout de vrijwilligerswerking een extra steuntje in de rug geven door in samenwerking met Vormingplus 4 workshops aan te bieden. Zij gaan door op 28/02/2019 om 19 uur in het stadskantoor, deelname is gratis en achteraf kan je napraten bij een hapje en een drankje. De thema’s zijn :
* GDPR
* De nieuwe vrijwilligerswet uitgeklaard
* Nieuwe vrijwilligers aantrekken
* Vrijwilligers motiveren
Inschrijven kan tot en met 21/02/2019, het aantal plaatsen is beperkt.

Sponsorbezoeken :
- Tarief voor publicatie op website en nieuwsbrief : 50 euro
- VAG (75 euro) : Herman (bij opmaak verslag in orde)
  Feestmeester : Hans (bij opmaak verslag in orde)
  Mast : Johan vraagt Jan Van de Put (bij opmaak verslag in orde)
  In ’t Ven : Johan
  Van de Water : Dirk
  De Glenn : Ivo of Jos
- Volgende zijn al in orde :
  Bernaerts
  Chapeau
  Mollenhof
  De Melle : infrastructuur ter beschikking
  Klaverhof zou binnenkort terug open gaan. (Wordt dit terug een vaste après-zaak ?
  Momenteel rijdt men naar café Parkwijk)
Decathlon : Herman informeerde wat juist de bedoeling was, maar dit werd op de lange baan geschoven.
Beloning laureaatschap : alternatieven voor 50 euro
* teerfeest
* iedereen dezelfde regenjas
* iedereen dezelfde helm
* kortingsbon bij aankoop clubkledij (webshop Bioracer)
* bos bloemen + Katena sporttas of rugzak
* bos bloemen + Katena sportshell
* bos bloemen + fietshelm
* bos bloemen + Katena fleece
* bos bloemen + voor de dames een setje parfum en voor de heren een set
gepersonaliseerde handdoeken + een fles cava of witte wijn
* bos bloemen + koerstruitje met gouden Katena-logo (eerder iets voor 100 jarig bestaan)
* bos bloemen + mand met streekproducten (vb. Klein Engelandmand)
* pakket onderhoudsproducten voor de fiets (vb. Soudal-pakket)
* fruitmand
Er wordt afgesproken om in het reglement van het clublaureaatschap te spreken van een beloning ter waarde van 50 euro.

Rondvraag:

Reservaties GC De Marc/kt : reservaties vrijdagavond 28/02/2020 en zondagvoormiddag 25/10/2020 werden door Jos in orde gebracht.
Mogelijke sprekers :
* Dr. Reynders, cardioloog, zou bereid zijn om voor ons te spreken
* Transatlantic Biker geeft ook spreekbeurten. Vermoedelijk hoge prijs.
Overstap B-groep naar C-groep :
Jacques meldt dat de afstanden van ritten in de B-groep en de C-groep te ver uit elkaar zouden liggen, wat de overstap zeker niet bevordert.
Warmste Week :
De Koning Boudewijnstichting is de bedragen van de Warmste Week aan het uitbetalen. Johan informeert bij Marthe Rombouts of onze opbrengst volledig is ontvangen door ’t Antwoord.
Fiche UBO-register : ter voorbereiding van het verplichte UBO-register wordt gevraagd aan diegenen die na de ledenvergadering het bestuur zullen vormen een infofiche met persoonlijke gegevens in te vullen, alsook voor KBC een kopie van voor- en achterzijde van de identiteitskaart + adresbewijs (uitdruk van de chip op de identiteitskaart). Voor wie klant is bij KBC is enkel de infofiche nodig.
Afscheidswoordje van Fonne :
Fonne houdt een pleidooi voor aantrekken van jongere leden, tijdige verjonging van het bestuur, kortere vergaderingen. Verder adviseert hij te zorgen voor een eigen lokaal, een clublokaal. Tot slot spreekt Fonne een dankwoord uit voor de samenwerking, de gezelligheid en wenst hij André veel succes.
Dankwoord van de voorzitter : Herman dankt op zijn beurt Fonne en Ivo voor hun inzet in het bestuur en voor de club gedurende vele jaren. Hij dankt ook de andere bestuursleden voor de medewerking. Dat hij niet geslaagd zou zijn als voorzitter wordt door de bestuursleden betwist, gezien de lange lijst van wat er wél gerealiseerd is tijdens zijn voorzitterschap.

Actiepunten

Afwerken begroting André
Helperslijst afwerken en bekendmaken Willy
(Link) deelnemers meerdaagse doorgeven aan inrichters André
Tim Colman informeren ivm levering clubkledij Hans
Bioracer contacteren Paul
Artikels nieuwsbrief Herman, Jos, Dirk, Willy
Bestellen flyers Ivo
Voorbereiding informele ledenvergadering Allen
Voorbereiding Algemene Statutaire Ledenvergadering Dirk
Afspreken met Bioracer ivm webshop Dirk
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Overdracht en nieuwe website Hans en Ivo
Bezoek sponsors Johan, Dirk, Ivo of Jos
Voorbereiding Vierdaagse 2019 Bert Maes
Voorbereiding damesweekend May Boons en Ann Boonen
Voorbereiding Reims 2019 Willy
Voorbereiding Tweedaagse 2019 Michel Bruijndoncx
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul

Te onthouden:

UBO-register tegen 31/03/2019 Dirk
Polo’s voor nieuwe leden meebrengen naar ledenvergadering André
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : vrijdag 22/02/2019 – zondag 20/10/2019 –
vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan) Herman
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Facturatieadres: KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven :

04/03/2019 – 01/04/2019 – 06/05/2019 – 03/06/2019 – 05/08/2019 – 02/09/2019 – 07/10/2019 – 04/11/2019 – 02/12/2019

VERSLAG RvB MAART 2019

Aanwezig: Bruijndoncx Michel, Druyts Staf, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Ceelen Frans (herstellend van ongeval)

Hans verwelkomde namens het nieuwe voorzittersduo alle aanwezigen op de eerste bestuursvergadering na de wisselingen in het bestuur.

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (04/02/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
- Dirk Van Laer (°15/01/1980), Riststraat 2, 2300 Turnhout,
  0475/94.20.63, van.laer@hotmail.com, lidnummer VWB 20094720
  (+ gezinsleden Katrien Lauryssen, Jelle Van Laer en Seppe Van Laer)
- Eric Van den Eynden (°29/08/1962), Bareelstraat 17 bus 1, 2300 Turnhout,
  0483/376.111, vandeneynden@gmail.com, lidnummer VWB 20194114
- Marion Hendrickx (°09/10/1967), vrouw van Eric, Bareelstraat 17 bus 1, 2300 Turnhout,
  0485/745.765, marionhendrickx@telenet.be, lidnummer VWB 20194115
  Zij zoekt nog een dameskoersfiets te koop.
Verzekering:
Na bijkomende onderzoeken en het opmaken van een actueel medisch verslag heeft Eddy Luyts aangifte gedaan van zijn val tijdens de VTT in Merksplas eind oktober. Er werd door Ethias een dossier geopend zonder opmerkingen over laattijdigheid van de aangifte.

Evaluatie voorbije activiteiten :

22/02/2019 Algemene Ledenvergadering
- 74 deelnemers + 12 helpers = 86 aanwezigen (+ erelid Pol Van Gorp en zoon)
  Het is jaren geleden dat de opkomst nog zo hoog was.
- Overicht van inkomsten en uitgaven :
  
  Nog te ontvangen factuur : huur zaal 100 euro.
- Bij het schenken van de aperitief was er blijkbaar wat verwarring of er al dan niet bijgeschonken mocht worden. Daarom best opletten voor tegenstrijdige instructies.
- Mail ontvangen van Jef Opdebeek dat hij het jammer van dat Petrus Smets en Fons Willems werden vermeld omdat hun rit na 25 jaar niet meer door gaat. Ook in Wezel wordt de rit niet meer ingericht, en deze rit was nog veel langer georganiseerd.
  Deze opmerking was terecht, Hans, Michel en Dirk hebben zich allen verontschuldigd voor deze vergetelheid.
03/03/2019 Pater van Clérit Turnhout:
- Jammer van het slechte weer, waaronder de opkomst te lijden had.
  Slechts 81 deelnemers, allen VWB, geen daglicenties. Er schreven 39 Katena-leden in (waarvan een aantal uit sympathie). Verder namen volgende clubs deel :
  De Sprinters Geel-ten-Aard 9 deelnemers, WTC Heultje 8, De Rappe Wielen Weelde 6, Power Bikers Weelde 5, M-C Bikers 2, Tenierkens Merksplas 2, JB Bikers Parkwijk 1, Tijgers Eindhout, Boutersem 1 en 7 individuelen.
- Vertreklocatie bij TTV was ok, TTV had voldoende helpers voorzien en er was begrip voor het lagere aantal deelnemers.
- Omdat de startpagina van het scanprogramma nog niet vooraf was ingevuld, was er wat verwarring om te kunnen scannen. André gaat hiervoor zorgen bij de volgende ritten.
- Bij onze volgende organisaties erop letten om een pijl te hangen om aan te duiden in welke richting men moet vertrekken.

Komende activiteiten

17/03/2019 Rondrit Merksplas , 65 km, inschr. Café De Glenn van 8 tot 10 uur
- Ritverantwoordelijke : Willy Pelkmans
  Helpers : Jos Jacobs, Leo Potters, Paul Sels.
- Parcours : https://www.gpsies.com/map.do?fileId=yngmeioswamdmcoz
- Jos heeft nadarhekken besteld en politie heeft er parkeerverbod voor voorzien.
20/04/2019 Arkrit Oosthoven (60 en 95 km) en Bergom (enkel 90 km)
- van 8 tot 14 uur in de Heischuur en in Café De Prins, Diestsebaan 19, Herselt-Bergom
- Ritverantwoordelijke : Hans van Opstal
  Helpers : Johan Krijnen, Hendrik Hendrickx, Johan Van Herck, Det Jonkers, Aloïs Potters, Frank Dierckx, Joske Jacobs, Luc Paeshuyse, Carine Jespers, Jan Van de Put, Marc Gorris. Er mogen nog 3 helpers bij. Hans bekijkt nog waarvoor nog volk nodig is en wie welke taak gaat doen.
Uitstapkalender en uitstapleiders :
- Kalender april : ontwerp werd via mail aan uitstapleiders gestuurd, Willy stuurt bij indien nodig.
- Wie voor Kempen Fietst vooraf inschrijft krijgt meestal een geschenk met een hogere waarde dan het inschrijvingsgeld (de vorige jaren windstopper, handschoentjes, …).
  Johan zoekt het uit en laat weten wat er in de nieuwsbrief gezet mag worden.
- Status helperslijst : tot juni ongeveer ingevuld, overzicht zie https://onedrive.live.com/?authkey=%21AIr3zKrn3ooSxN4&id=71EF4FE330D4D088%214359&cid=71EF4FE330D4D088
Meerdaagsen 2019 :
- Vierdaagse Arnsberg (30/05-02/06/2019) : volzet, iedereen heeft voorschot betaald.
  Bert verwittigt deelnemers per mail voor betaling saldo. Hij vraagt best iets meer dan voorzien. Het is altijd makkelijker om wat terug te betalen, dan te moeten bij vragen.
- Damesweekend te Kinrooi (21-23/06/2019) : 13 deelnemers, iedereen heeft voorschot betaald. Voorschot is betaald aan hotel De Spaenjerd.
- Fietsweekend Brevet de Montagne de Reims (28/06-01/07/2019) :
  11 deelnemers hebben het voorschot betaald. Inschrijving is afgesloten.
  Er wordt nog bekeken hoe het vervoer terug georganiseerd gaat worden.
- Tweedaagse Renesse (06-08/09/2019) :
  Voorschot betaald door 9 leden. Betalingen werden pas opgevraagd tegen 30/04/2019.
- Annulatieverzekering: Bert Maes vraagt om te informeren naar een annulatieverzekering voor toekomstige meerdaagse organisaties. Bij de meeste banken zijn dergelijke verzekeringen persoonlijk en met veel kleine lettertjes, bij boeking van groepsreis via reisbureau is dergelijke polis voor wel mogelijk. Michel zal dit uitzoeken.

Clubkledij :

Webshop terug open van 1 tot 15 maart :
- Iedereen bestelt en betaalt zelf via de webshop, globale levering in pakketjes per bestelling bij Paul Sels zonder aanrekening van verzendkosten.
- Opvolgen of alle nieuwe leden de verplichte clubkledij hebben besteld. Paul vraagt de lijst op voor de kledij in productie gaat.
- Dirk stuurde aan alle dames in de club een mail om hen duidelijk te maken dat ze eerst links bovenaan in de keuzelijst de damescollectie moeten aanduiden. Bij de artikels zelf staat er niet bij of het om dames of herenkledij gaat.
Niet passende geleverde clubkledij wordt niet in stock genomen. Wel zouden we leden met elkaar in contact moeten kunnen brengen om niet-passende niet gedragen clubkledij te kunnen overnemen. Hoe kunnen we dit aanpakken, want de webshop staat al open en wij weten pas wie wat nodig heeft als de bestelling bij Bioracer is geplaatst.
Concreet gaat het momenteel over het volledige pakket maat 6 van Eric Swaans en koersbroek maat 7 van François Gils.
De polo’s kunnen ook best bij Paul gestockeerd worden aangezien de nieuwe leden daar hun clubkledij dienen af te halen.

Website:

De website staat online, maar er moeten nog een aantal kinderziektes worden aangepakt (vb. mogelijkheden gebruik WordPress bij hosting door One.com). Hans is hiervoor echter afhankelijk van beschikbaarheid van Thomas.
Hier en daar moeten nog wat teksten vervangen worden door de versie van 2019.
De Katena-organisaties moeten nog worden toegevoegd (vooral voor niet-leden)
Hans zal Willy nog een demo geven om de uitstapkalender op de website te kunnen zetten.
Vernieuwing groepsfoto op website : voor groepsfoto wachten tot het beter weer zal zijn
Sponsors : Chapeau, Mollenhof, De Glenn, Van de Water, Mast, Bernaerts, De Feestmeester, VAG hebben reeds betaald, De Melle gratis owv terbeschikkingstelling accommodatie.
In ’t Ven ontbreekt nog, maar Johan zal dit proberen te regelen.
Om de gps-parcours op het Katena-account bij GPSies te kunnen zetten hebben we daarvoor de login en het paswoord nodig. Dit zal bij Ivo worden opgevraagd.

Communicatie:

Nieuwsbrief #4 (april 2019)
- Deadline artikels = ten laatste zaterdag 23 maart 2019
- Voorwoord (Hans), Hans en Michel zullen dit om beurten op zich nemen
- Nieuwe leden (Dirk)
- Voorbije periode (Jos obv info André)
- Uitstapkalender (Willy)
- Artikel met link naar One Drive voor helperslijst, punten clublaureaatschap en inschrijvingen organisaties (André) (link in elke editie herhalen)
- Aankondiging datum BBQ (nog geen uitnodiging om in te schrijven) (Hans)
- Renesse (Michel, herhalen)
- Oproep insturen foto’s (Paul)
- info voorinschrijving Kempen Fietst (Johan)
- Sponsors (Jos)
- Samenstelling bestuur (Jos)
Nieuwsbrief

Er zijn nog wat kleine probleempjes met Mailchimp (oa testmail naar zichzelf lukt Jos nog niet)

Voorstelling beleidsintenties nieuwe voorzitters

Uitgangspunt :voorstel van Fonne met vraag aan Michel en Hans om voorzitterschap in duo te doen met het oog op verjonging : verjonging leden, verjonging bestuur, verjonging imago.
Na beraad tussen Michel en Hans, waarbij Dirk betrokken werd voor de praktische kant van de vzw, werd beslist om het duo-voorzitterschap te aanvaarden, maar onder bepaalde voorwaarden, die vertaald werden in onderstaande doelstellingen die zij gerealiseerd wensen te zien :
- Terug naar de essentie : FIETSEN
- Analyse van de ganse clubwerking : alle elementen zullen onder de loep worden genomen, beginnende met de bestuurlijke werking, de ritten, het laureaatschap, de clubkledij, het lidgeld, … => Behouden wat goed is, aanpassen waar verbetering mogelijk of nodig is.
- Aanpassen bestuurlijke werking :
  - Minder vergaderen (= minder zwaar engagement voor jongere, nieuwe mensen die mee willen werken)
  - Efficiënter vergaderen (vb. deel van de vergaderingen zijn mededelingen die ook vooraf kunnen gelezen worden en enkel behandeld moeten worden indien er vragen of opmerkingen over zijn, zodat er meer tijd is voor echte besprekingen)
  - 2 soorten bestuursvergaderingen :
    - een kleiner kernbestuur (of dagelijks bestuur) met voldoende mensen die jonger zijn dan de gemiddelde leeftijd van de leden : dagelijkse leiding van de club en uitstippelen van het beleid (vergadering om de 2 maanden, 6x /jaar)
    - een groot bestuur: kernbestuur + bestuursleden die deelverantwoordelijkheden opnemen en mee de vinger aan de pols houden in de groepen : vergaderen om de 4 maanden, dus 3 keer per jaar. Een lid van het groot bestuur zou afhankelijk van de opgenomen taak ook gericht uitgenodigd kunnen worden op een bepaalde vergadering van het kernbestuur
    - een goede wisselwerking en communicatie tussen beide is noodzakelijk !
    - groot bestuur en leden kunnen perfect ervaringen, ideeën en wensen delen met het kernbestuur
  - Actieplan : hoe gaan we dat doen ?
  - Inventarisatie van wie welke taken momenteel opneemt in het bestuur :
    Kan iedereen een lijstje bezorgen tegen 31/03/2019 met de taken die hij momenteel opneemt ? Op basis hiervan zullen Hans, Michel en Dirk een analyse doen en de structuur van de bestuurlijke werking verder uitwerken. Ze bekijken hierbij welke functies en vaardigheden nuttig zijn in het kernbestuur en welke beter in het groot bestuur mee vergaderen.
  - Alle mandaten lopen af eind februari 2020 :
    We hopen nieuwe leden met nieuwe ideeën te kunnen overtuigen om in het bestuur te komen.
    Denk al eens na of jij vanaf 2020 nog een functie wenst op te nemen in het bestuur en voor welke taken je je zou willen engageren. Mandaten lopen in principe 4 jaar, sneller uitstappen is mogelijk.
  - Opstellen van een jaarkalender van welke items op welk moment in welke vergadering besproken moeten worden.
- Analyse van de ganse clubwerking (beginnende met de bestuurlijke werking, daarna welke ritten en randactiviteiten we organiseren of programmeren, het laureaatschap, het lidgeld, de clubkledij, enz …) : alle elementen zullen stap voor stap onder de loep worden genomen door het kernbestuur, waarna een beleidsstandpunt zal ingenomen worden (= behouden wat goed is, aanpassen waar verbetering mogelijk of nodig is) en gecommuniceerd naar het ganse bestuur en na de besluitvorming uiteraard ook naar de leden.
- Een ideeënbus openstellen
- Timing :
  - Vergadering maart : toelichting beleidsintenties
  - Voor 31/03/2019 : huidige taakomschrijvingen insturen
  - Vergadering april :
    * verslag en dagorde vooraf lezen, agendapunten die enkel mededelingen zijn zullen enkel besproken worden indien er vragen of opmerkingen bij zijn.
    * Overzicht ingestuurde taakomschrijvingen.
    * Bespreking nuttige/nodige functies in het kernbestuur.
  - Vergadering mei : opmaak jaarkalender met te behandelen agendapunten in functie van de vergaderfrequentie. Mogelijk zal de vergaderfrequentie reeds in het najaar worden verminderd, maar voorlopig worden de vergaderdata en reservaties wel behouden.

Varia:

Weigering betalen inschrijvingsgeld :

Jos Adriaensen weigerde expliciet om inschrijvingsgeld te betalen bij een rit, ook bij een vorige rit had hij zich niet bij de uitstapleider gemeld (en dus hoogstwaarschijnlijk ook niet ingeschreven). Aangezien hij zich vorig jaar bij onze eigen rit in Merksplas reeds schuldig aan had gemaakt, zal Dirk hem een brief sturen dat dit niet getolereerd kan worden. Wij willen geen zwartrijders in onze club.

Locatie toeristische rit Turnhout (06/07/2019) :

Met ritverantwoordelijke Jules Grimon werd afgesproken om de rit te beëindigen in De Melle en in tegenstelling tot de andere toeristische ritten daar de 2 consumpties vanuit de clubkas aan te bieden. (Geruchten dat deze rit bij TTV zouden aankomen kloppen dus niet).

Concept toeristische rit Wuustwezel : de vergadering gaat akkoord met volgend voorstel van Fonne Gommers :
- Deelnemers vertrekken in Turnhout en zullen al (minimaal) 30 km gereden hebben tot Wuustwezel, waar op een nog te bepalen locatie de klassieke koffiekoek en koffie/thee zal geschonken worden. In Wuustwezel staat een Noorderkempenrit op het programma van 50 à 60 km. Daarna zal een broodje aangeboden worden door Fonne persoonlijk, vooraleer de deelnemers terug naar Turnhout rijden. Voor de A-groep zou deze rit op GPS gezet kunnen worden, zodat zij deze rit ook kunnen rijden.
- Aangezien de club normaal 2 consumpties voorziet (gemiddelde kost per deelnemer ca. 4,50 euro), maar Fonne deze consumpties niet in een café voorziet, wordt afgesproken dat Fonne 4,50 euro per deelnemer krijgt om de consumpties te betalen.
- Op deze dag was voor de A-groep een toeristische rit van Jos De Witte voorzien. Michel bekijkt met Jos of die rit verplaatst kan worden naar 6 juli (op die dag was er nog geen toeristische rit voor de A-groep afgesproken).

Rondvraag:

Cursus fietsherstelling : Herman ontving een mail om aan te kondigen dat er op 28 maart weer een avondcursus fietsherstelling start in Herentals. Meer info op dtl.be
Mogelijke sprekers :
- Reynders, cardioloog, zou bereid zijn om voor ons te spreken, maar heeft mail van Jos nog niet beantwoord.
- Transatlantic Biker Wouter De Boot vraagt 375 euro + verplaatsingskosten. Te duur.
Jos betreurt de luidruchtigheid tijdens deze vergadering en hoopt dat de bestuursleden de volgende vergaderingen niet zo door elkaar zullen spreken en dat de voorzitter dit beter in de hand zou houden.
(Semi-)klassiekers :
- Leden mogen gerust initiatief nemen om ritten zoals de Scheldeprijs met een groepje te rijden. Wanneer ze in clubkledij fietsen en ze melden hun deelname bij Willy krijgen ze punten voor het clublaureaatschap
- We moeten proberen te vermijden dat leden uitgesloten worden. Dit kan door de rit in de uitstapkalender op te nemen, fietsen in clubkledij is dan wel verplicht.
  Kan gestimuleerd worden om deze ritten eveneens in clubkledij te rijden ? Mindere kwaliteit van de koersbroeken zou geen uitvlucht meer mogen zijn.
Clublokaal :
- Johan pleit voor een clublokaal, waar alle groepen na de rit samen iets komen drinken.
  De kantine van TTV biedt op dat vlak wel mogelijkheden : in het weekend meestal plaats genoeg, terras, veilig stallen van de fietsen, clubs die elkaar steunen, maar als niet alle groepen naar hetzelfde lokaal komen na de rit zal het niet lukken.
- Het bestuur ontving van een lid een mail om De Kroon (beter gekend als de Sabena) als clublokaal te willen promoten, ondertussen is het Klaverhof ook terug open, maar worden dit stabiele rendabele zaken ?
- De A-groep werd goed ontvangen in De Parkwijk (maar die zaak zou over te nemen staan).
- Een clublokaal is een mooie ambitie, maar het verleden leerde ons dat de leden zich niet makkelijk laten sturen. Mogelijk kan de sluiting/overname van de Parkwijk een goed moment zijn om de leden te overtuigen allemaal naar dezelfde drankgelegenheid te rijden.

Actiepunten

Taakbeschrijving bezorgen tegen 31/03/2019 Allen
Helperslijst afwerken en bekendmaken Willy
Info voorinschrijvingen Kempen Fietst Johan
Info annulatieverzekering meerdaagsen Michel
Artikels nieuwsbrief Hans, Michel, Jos, Dirk, Willy, Johan, Paul
Afspreken met Bioracer ivm webshop Paul
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Afwerken nieuwe website Hans
Demo uitstapkalender website Hans en Willy
Sponsoring In ’t Ven Sport Johan
Voorbereiding Vierdaagse 2019 Bert Maes
Voorbereiding damesweekend May Boons en Ann Boonen
Voorbereiding Reims 2019 Willy
Voorbereiding Tweedaagse 2019 Michel Bruijndoncx
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul
Brief aan Jos Adriaensen Dirk
Toeristische riten Wuustwezel / Jos De Witte Michel

Te onthouden:

UBO-register tegen 30/09/2019 Dirk
Overdracht polo’s André e Paul
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 20/10/2019 – vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan) Herman
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Facturatieadres: KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven :

01/04/2019 – 06/05/2019 – 03/06/2019 – 05/08/2019 – 02/09/2019 – 07/10/2019 – 04/11/2019 – 02/12/2019

VERSLAG RvB APRIL 2019

Aanwezig: Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Druyts Staf, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Pelkmans Willy

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (04/03/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
- Jef Goossens (°13/10/1962), Veldstraat 29, 2300 Turnhout, 0478/29.73.41,
  goossens3@telenet.be heeft zich aangemeld, lidgeld nog te betalen (bij opmaak verslag betaald)
- actuele ledenlijst : zie https://1drv.ms/f/s!AojQ1DDjT-9xoga-JJavJRM3D-ei
Verzekering:
Jos Jacobs kwam in aanrijding met openslaande deur van een net geparkeerde wagen. Zoals voorzien bij een ongeval met aansprakelijke derde heeft Jos dit niet alleen aangegeven bij Ethias (VWB-polis), maar ook bij zijn familiale. Alles is geregeld via verzekering tegenpartij.

Evaluatie voorbije activiteiten :

17/03/2019 Rondrit Merkpsplas:
- Ondanks het wisselvallige weer toch een behoorlijke opkomst.
  Volgens excel-rapport 248 deelnemers (volgens kas 261), 231 VWB, 13 WBV en 4 daglicenties. Er schreven 49 Katena-leden in. Verder namen volgende clubs deel :
  De Trappers Sint-Antonius en EPO’s Westmalle 22 deelnemers, Het Verzet Minderhout 15, Hoogstraatse WT 14, Onze Hoop 13, Power Bikers Weelde 12, De Stoempers Brecht 11, De Rappe Wielen Weelde 10, DLT Oostmalle 8, Geelse WT en WTC Schoten 7, Sint-Lenaartse WTC, Arendonkse WSC en KWB Westmalle 5, Tenierkens Merksplas en Mistral Bikers 4, Cycling Works Schenk Team en Tripple Bikers 3, verder nog 2 clubs met 2 deelnemers en een aantal clubs met 1 deelnemer en individuelen.
- Jos dankt André om hem te vervangen bij de inschrijving.
- Uitbater van naastliggende (maar in de voormiddag gesloten) horecazaak had politie gebeld omdat er nadars voor zijn zaak geplaatst waren. Buur vraagt om bij een volgende keer vooraf even te verwittigen.

Komende activiteiten

20/04/2019 Arkrit Oosthoven (60 en 95 km) en Bergom (enkel 90 km)
- Ritverantwoordelijke : Hans van Opstal
  Helpers : Johan Krijnen, Hendrik Hendrickx, Johan Van Herck, Det Jonkers, Aloïs Potters, Frank Dierckx, Joske Jacobs, Luc Paeshuyse, Carine Jespers, Jan Van de Put, Marc Gorris, Eric Swaans en Rita Vandyck. Hans bekijkt nog waarvoor nog volk nodig is en wie welke taak gaat doen. Johan is bereid om de inschrijving in Bergom te doen.
- Het is niet zeker of uitbater Bergomhof tijdig open zal willen doen. Hans bekijkt de mogelijkheden ginder nog.
- Dranktarieven van vorig jaar zijn van toepassing (zware bieren 3 euro, de rest 2 euro)
Uitstapkalender en uitstapleiders :
- Kalender april : ontwerp werd via mail aan uitstapleiders gestuurd, Willy stuurt bij indien nodig.
- Status helperslijst : tot juni ongeveer ingevuld, overzicht zie https://onedrive.live.com/?authkey=%21AIr3zKrn3ooSxN4&id=71EF4FE330D4D088%214359&cid=71EF4FE330D4D088
Kempen Fietst : best individueel vooraf inschrijven via website kempenfietst.be om aanspraak te kunnen maken op geschenk (verleden jaar windstopper), korting voor gepensioneerden. Aan leden bekend maken via mailchimp.
Meerdaagsen 2019 : (zie https://1drv.ms/f/s!AojQ1DDjT-9xogeK98yq596KEsTe )
- Vierdaagse Arnsberg (30/05-02/06/2019) :
  saldo inschrijving te betalen tegen 26/04/2019, Bert heeft de deelnemers verwittigd.
- Damesweekend te Kinrooi (21-23/06/2019) : geen nieuws.
- Fietsweekend Brevet de Montagne de Reims (28/06-01/07/2019) : geen nieuws
- Tweedaagse Renesse (06-08/09/2019) :
  Betalingen werden pas opgevraagd tegen 30/04/2019. Michel gaat binnenkort verkennen.
- Annuleringsverzekering: Michel verkreeg volgende info van groepspolis Allianz Assistance :
  * Dekking annulering : premie van 6,3% op de totale reissom
  * Ruimere dekking : premie van 7,5% op de totale reissom
  * Minimumpremie is 25 euro
  * Best in overweging nemen voor de meerdaagse ritten van volgend jaar.

Clubkledij :

Status bestellingen webshop :
- Paul heeft mail van Bioracer ontvangen : 14 leden plaatsten een bestelling voor in totaal 2.187 euro.
- Alles wordt centraal geleverd bij Paul. Timing is nog niet bekend.

Communicatie:

Nieuwsbrief #5 (mei 2019)
- Deadline artikels = ten laatste vrijdag 26 april 2019
- Voorwoord (Michel, tekst is al binnen, maar Michel vult het voorwoord nog aan met een oproep om met z’n allen na de rit bij TTV samen iets te drinken. Wanneer we binnenkomen via Merksplas mogen we onze sponsorende horeca-zaken niet vergeten.)
- Nieuwe leden (Dirk)
- Voorbije periode (Jos obv info André)
- Uitstapkalender (Willy)
- Midzomernachtbarbecue (Hans)
- Sponsors (Jos)
- Nuttige info :
  * Samenstelling bestuur, Jacques nog toevoegen (Jos)
  * link naar ledenpagina One Drive
Nieuwsbrief
- Tussentijdse mailchimp-nieuwsbrief voor inschrijving Kempen Fietst en reminder betaling meerdaagsen.
- Is er een alternatief voor mailchimp dat eenvoudiger werkt ?
Website
- Nieuw item bij menu contact : “clubleden alle info”
  Wachtwoord is Katena2019
  => Toevoegen aan het huishoudelijk reglement dat het paswoord niet doorgegeven mag worden en enkel bestemd is voor de leden.
- De kalendertool en de “ik-doe-mee-tool” moeten nog verder uitgewerkt worden.
- De link naar de Katena-fotogalerij bij One.com werkt niet meer. Een oplossing wordt gezocht.
- Nieuwe foto op de frontpagina : een groepsfoto op zaterdag, ook niet-fietsers van die dag welkom in clubkledij. Datum nog af te spreken. Is de toeristische rit van zaterdag 6 juli een optie ?
Status sponsorbezoeken

Sponsoringdocument bezorgd bij In ’t Ven Sport, de andere zijn reeds in orde.

Bestuurlijke werking:

André stelde voor een Whatsapp-groep op te richten om snelle berichten of noodsituaties te kunnen communiceren binnen het bestuur. Net als bij mail niet voor discussies.
Aangezien niet iedereen Whatsapp-gebruiker is (want smartphone vereist) kan dit enkel als aanvulling op andere communicatie owv de snelheid of voor noodsituaties gebruikt worden.
Akkoord om het te proberen met de bestuursleden die hun gsm-nummer doorgeven aan André. Uitstappen uit de Whatsapp-groep is altijd mogelijk.
Taakbeschrijvingen zijn nog maar net ontvangen. Michel zorgt voor verwerking van de ontvangen info.

Kleine ongemakken en woordenwisselingen

Michel geeft toelichting bij de aanrijding / aanvaring tussen Cis Wouters en René Mertens. Dit werd (zonder bekentenis van schuld en voor de vrede in de club) door René opgelost door betaling van 15 euro (de helft van de som die door Cis werd gevraagd).
Snelheid :
- In de A-groep hebben we enkele jonge, snelle nieuwkomers. Dit heeft voor gevolg dat binnen de toegelaten snelheidsmarges de snelheid verhoogt, waarmee enkele andere problemen hebben.
- In de B-groep zijn er leden die een overstap naar de C-groep zouden overwegen, maar in de C-groep worden minder kilometers gefietst en het verschil tussen B- en C-groep is bij sommige ritten te groot omdat enkele leden het tempo moeilijk aankunnen.
- Door afhaken owv leeftijd en blessures kan de D-groep momenteel nog moeilijk een groep genoemd worden.
- Er wordt bevestigd dat de groepen binnen de opgegeven snelheden blijven rijden en dat leden die hierdoor herhaaldelijk in de problemen komen geacht worden om een groep te zakken. Michel en Hans bekijken of er initiatieven genomen kunnen worden om een natuurlijke doorstroming tussen de groepen te bevorderen.
Omdat uitstapleiders aangesproken worden of de (al dan niet) gereden kilometers, afwjkend van deze vermeld in de nieuwsbrief zal later met Willy bekeken worden of de afstanden voor halve-dag-ritten nog vermeld moeten worden. Voor langere ritten blijven we de afstanden zeker wél vermelden.

Varia:

Nihil

Rondvraag:

Reynders, cardioloog, mag door Frans aangesproken worden als spreker op de eindeseizoensvergadering (zondagvoormiddag 20/10/2019).
Herman gaat niet akkoord met de vergaderfrequentie in het beleidsplan van de voorzitters en vreest dat door de opsplitsing in 2 bestuursniveaus een beperkt bestuursgroepje alles zal beslissen en de rest weinig inspraak zal hebben. Bij een frequentie van 3 à 4 vergaderingen per jaar ziet Herman zich niet functioneren in een bestuur.
Bertha Wouters heeft nog een volledige damesuitrusting, deels nog ongebruikt in de zak, en vraagt of iemand er nog iets mee kan doen. Aan Frans wordt gevraagd om de stukken en de maten door te geven aan Paul.
Jacques betreurt dat er leden van de A-groep een initiatief genomen hebben buiten Katena, waardoor een aantal leden niet op de hoogte waren dat een groepje naar Scherpenheuvel reed. Als bestuur moeten we proberen de leden samen te laten rijden. Initiatieven zijn welkom, maar liefst tijdig nemen zodat iedereen mee kan rijden.

Actiepunten

Helperslijst afwerken en bekendmaken Willy
Artikels nieuwsbrief Hans, Michel, Jos, Dirk, Willy
Levering Bioracer Paul
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Afwerken nieuwe website Hans
Voorbereiding Vierdaagse 2019 Bert Maes
Voorbereiding damesweekend May Boons en Ann Boonen
Voorbereiding Reims 2019 Willy
Voorbereiding Tweedaagse 2019 Michel Bruijndoncx
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul
Toeristische riten Wuustwezel / Jos De Witte Michel
GSM-nr doorgeven aan André voor toetreding Whatsapp-groep bestuur Geïnteresseerden
Reynders contacteren Frans
Info dameskledij Bertha Wouters doorgeven aan Paul Frans

Te onthouden:

UBO-register tegen 30/09/2019 Dirk
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Initiatieven doorstroming groepen Hans & Michel
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 20/10/2019 – vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan) Herman
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Facturatieadres: KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven :

06/05/2019 – 03/06/2019 – 05/08/2019 – 02/09/2019 – 07/10/2019 – 04/11/2019 – 02/12/2019

VERSLAG RvB MEI 2019

Aanwezig: Bruijndoncx Michel, Druyts Staf, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Ceelen Frans (verzorging), Sels Paul (buitenland).

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (01/04//2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
- Volgende personen hebben zich als kandidaat-lid gemeld en hebben gevraagd om te komen proefrijden :
  * Filip Van den Putte, advocaat uit Turnhout
  * Bart Sel, Stwg op Ravels 104 bus 2, 2360 Oud-Turnhout, bart.sel@telenet.be
  * Kris Voordeckers uit Turnhout werd via de VWB als kandidaat-lid gemeld, doch dit bleek
  een vergissing te zijn bij zijn VWB-aansluiting. Hij blijft individueel fietsen.
- actuele ledenlijst : zie Onedrive-pagina voor het bestuur https://1drv.ms/f/s!AojQ1DDjT-9xoga-JJavJRM3D-ei
Verzekering:
- Eddy Luyts wilde zijn onkosten insturen bij Ethias, maar de mail met het dossiernummer stond niet meer op zijn smartphone. Er wordt op gewezen dat de secretaris na de aangifte geen info meer ontvangt van Ethias en dat de leden zelf verantwoordelijk zijn voor het bewaren van de correspondentie. Contactgegevens van dossierverantwoordelijke bij Ethias werd aan Eddy doorgegeven.
- Ronny Spallier kwam ten val, Kris Clerckx en Patrick Wuyts gingen erover heen.
  Ronny gaf toe dat het zwart werd voor zijn ogen, mogelijk omdat hij onvoldoende getraind in een te snelle groep meefietste. Geen ernstige lichamelijke letsels, maar de schade aan de fiets van Kris is groot. Ronny heeft aangifte gedaan via zijn familiale verzekering, waarna Kris dat ook heeft gedaan. Verzekeringsagent van Kris heeft hem bij het indienen van de aangifte al gemeld dat de kans klein zal zijn dat dit via de familiale betaald zal worden. Hopelijk komt het in orde…

Evaluatie voorbije activiteiten :

20/04/2019 Arkrit te Oosthoven en te Bergom:
- Prima fietsweer, maar daardoor ook wel concurrentie van de Bloesemrit in Zonhoven.
  Positieve reacties over het parcours.
  Volgens excel-rapport 350 deelnemers, 269 VWB, 40 WBV en 41 daglicenties. Er schreven 79 Katena-leden in. Verder namen volgende clubs deel :
  Onze Hoop 21, WTC Testelt 16, De Rappe Wielen Weelde 14, Mistral Bikers Sint-Lenaarts 11, WTC Berlaar 9, Arendonkse WSC 8, WTC-MTB Den Eel 7, Power Bikers Weelde 6, De Plusdettigstoempers, Wielervrienden Ijsklokje Ravels, WTC Herenthout en JB Bikers Parkwijk elk 5, WTC Volle Gaaz 4, Nutrimax Cycling Team, De Lustige Trappers, ZZ Cycling Berlaar, WTC Heultje en de Tenierkens Merksplas elk met 3, verder nog 6 clubs met 2 deelnemers en een 19 clubs met 1 deelnemer en wat individuelen.
- Omdat nog niet alle onkosten binnen zijn wordt een voorlopig overzicht gegeven van de ritinkomsten en –uitgaven.
- Dank aan Johan en André, die naast hun taak als inschrijver te Bergom ook nog een flink aantal pijlen hebben afgehaald. Hans vond het jammer dat er in Oosthoven te weinig (geschikte) helpers waren. Marc Gorris was zelfs onaangekondigd afwezig.
  Hierdoor twijfelde Hans wat of we in de toekomst zelf de uitbating moeten blijven doen.
  Dit is echter een goede inkomstenbron die best behouden zou blijven. Johan meldt dat we ook in de toekomst op Det Jonkers kunnen blijven rekenen om de uitbating in de Heischuur mee te coördineren.
- Tips voor volgend jaar :
  * Een aantal papieren wegwijzers voorzien (of een groot plan met parcours ophangen)
  * Er was veel vraag naar bevoorrading. In andere provincies is dit gebruikelijk.
  Wanneer we echter een rit aankondigen met bevoorrading moeten we niet alleen
  verschillende versnaperingen, maar ook drank aanbieden. Misschien beter om een rit
  zonder bevoorrading aan te vragen en gratis een suikerwafel aan te bieden. Die kost is
  beperkt en dan hoeven we geen eigen stand te voorzien onderweg met versnaperingen
  en sportdrank.
  * Betere vertrekuren kiezen voor de Katena-groepen. Dit jaar waren de uren nadelig voor
  de drankopbrengst omdat velen het bij of kort na aankomst tijd vonden om naar huis te

Komende activiteiten

18/05/2019 Toeristische ritten Merksplas
- Toeristische rit Merksplas : Ivo Maes.
  2 consumpties onderweg tlv de kas, evenals 1€ per deelnemer voor overzet van De Mark.
- Toeristische rit A-groep : Hans laat nog weten of hij hier ritverantwoordelijke kan zijn.
  Het zou fijn zijn om allemaal de rit te beëindigen bij De Glen (voorzichtig zijn om de 2 consumpties van de A-groep bij de Glen te geven in aanwezigheid van de andere groepen)
- Aan André wordt gevraagd ervoor te zorgen dat de ritverantwoordelijken van toeristische ritten de voorgeschoten kosten snel kunnen recupereren. Dirk stuurde hem een geactualiseerd formulier waarmee dit de laatste jaren gebeurde.
30/05-02/06/2019 Vierdaagse Arnsberg
- Alle deelnemers hebben volledig betaald.
- Mogelijk valt Robin Pelkmans nog af (naar het buitenland voor zijn werk).
Uitstapkalender en uitstapleiders :
- Kalender juni : ontwerp werd via mail aan uitstapleiders gestuurd, Willy stuurt bij indien nodig.
- Status helperslijst : beschikbaar op het leden gedeelte van de website en via volgende Onedrive-link : https://onedrive.live.com/?authkey=%21AIr3zKrn3ooSxN4&id=71EF4FE330D4D088%214359&cid=71EF4FE330D4D088
Meerdaagsen 2019 : (zie https://1drv.ms/f/s!AojQ1DDjT-9xogeK98yq596KEsTe )
- Damesweekend te Kinrooi (21-23/06/2019) : geen nieuws.
- Fietsweekend Brevet de Montagne de Reims (28/06-01/07/2019) : geen nieuws
- Tweedaagse Renesse (06-08/09/2019) :
  20 personen ingeschreven (incl. chauffeur). Leo Potters, Greet Proost, Harry Van Dooren en mogelijk nog enkele anderen volgen nog. Uiterste inschrijvingsdatum is net verstreken. Best leden geen gewoonte aankweken dat later inschrijven nog kan.

Voorstel aanpassing groepen en snelheid :

Vooraf werd per mail een voorstel bezorgd.
Oorzaken van de problematiek :
- Instroom van nieuwe jongere leden
- Verschillende snelheden binnen de diverse Katena-groepen
- Leden die in verkeerde groepen rijden en hierdoor het fietsplezier van zichzelf en van anderen verstoren
- Te weinig kilometers in sommige groepen, waardoor dit een belemmering vormt voor de doorstroming naar tragere groepen.
Voorstel indeling groepen en hun snelheid :
- A-groep : 32-35 km/u
- B-groep : 28-32 km/u
- C-groep : 25-28 km/u
- D-groep : max. 25 km/u
- Rustig-aan-groep : uitermate gezapig tempo (onderling te overleggen).
Er werd aandacht gevraagd voor volgende punten :
- De rustig-aan-groep is een volwaardige 5^de groep
- Wanneer iemand herhaaldelijk in de verkeerde groep zit dient deze hierop aangesproken te worden door iemand van het bestuur (rustig en respectvol, niet in groep)
- Bij alle groepen (ook bij de A-groep) rekening houden met de 4 elementen (verkeers- en weersomstandigheden, grootte van de groep, lengte van de rit), uitstapleider beslist.
- Naam van Willy in de tekst te vervangen door kalenderverantwoordelijke of rittenverantwoordelijke.
- Wie wenst nog uitstapleider te zijn in welke groep ? Dit bemoeilijkt (tijdelijk) het vermelden van uitstapleiders in de kalender.
Na bespreking was er een unaniem akkoord over de basisprincipes.
Michel past de ontwerptekst aan tot een nieuwsbrief, die eerst naar de bestuursleden zal worden gestuurd zodat zij hierop nog hun opmerkingen kunnen geven, waarna de nieuwsbrief zo spoedig mogelijk zal verspreid worden. Hans zal dan het snelheidsreglement op de website aanpassen.

Nieuw voorstel bestuurlijke werking :

Na de feedback van vorige vergadering wordt afgestapt van het voorstel met 2 bestuursniveaus.
Nieuw voorstel (dat vooraf via mail werd bezorgd) :
- 1 bestuur bestaande uit 8 personen : voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, schatbewaarder, kalenderverantwoordelijke en 3 losse bestuursleden.
- Iedereen kan zich tegen een af te spreken datum kandidaat stellen voor elk bestuursmandaat.
- Verkiezing organiseren op de ledenvergadering (in februari 2020)
Aandachtspunten :
- Bezorgdheid om de continuïteit
  * Om de continuïteit te verbeteren zouden we mandaten van 4 jaar kunnen toekennen,
  maar om de 2 jaar de helft verkiesbaar te laten stellen.
  * Paul stelt voor om de verkiezing al bij de eindeseizoensvergadering te houden zodat
  eventuele nieuwkomers al kunnen inlopen tegen de aanstelling op de statutaire
  vergadering in februari.
- Bezorgdheid om de financiële gezondheid van de club bij een groot aantal nieuwe bestuursleden indien die minder zuinig met de kas omgaan.
- Mogelijkheid aan de stemming deel te nemen geven aan alle leden ? Of enkel aan wie op de vergadering aanwezig is (meestal zijn dat de regelmatigste fietsers) ?
- Stemming op papier ? Kunnen we leden die niet aanwezig zijn op een andere manier laten stemmen (bij volmacht, per brief, digitaal, …) ?
- Respect tov huidige bestuursleden : realisaties uit het verleden hebben zeker hun waarde, huidige en vroegere bestuursleden hebben zeker hun verdienste, maar bij verkiezing van een nieuw bestuur gaat het om wie de leden het best geschikt vinden om de club te besturen in de toekomst.
Voorgestelde vergaderkalender
2^de helft januari :

- Financieel verslag vorig jaar en voorbereiden begroting
- Voorbereiding ledenvergadering
- Komende activiteiten
- Communicatie (nieuwsbrief – website)

Maart/april :

- Afwerken helperslijst
- Komende activiteiten
- Communicatie

Juni :

- Voorbereiden kalender eigen VWB-organisaties (aan te vragen in augustus via VWB-website), eventueel bijsturen buiten de vergadering indien nodig.
- Komende activiteiten
- Communicatie

September :

- Bepaling lidgeld
- Clubkledij
- Meerdaagsen volgend seizoen
- Voorbereiding slotvergadering
- Komende activiteiten
- Communicatie

November/december :

- Clubreglementen
- Clublaureaatschap

Communicatie
Sponsoring

Andere punten kunnen steeds worden toegevoegd. Indien nodig zullen leden op de vergadering worden uitgenodigd om een punt te komen toelichten of afspraken te maken
Indien iets tussentijds een dringende bespreking vergt kan een extra vergadering worden georganiseerd.
Om voldoende tijd te hebben voor bespreking van belangrijke inhoudelijke punten wordt volgende info vooraf rondgestuurd, maar enkel besproken indien er vragen of opmerkingen bij zijn :
- Verslag vorige vergadering
- Mededelingen secretariaat (leden, verzekering, info VWB, …)
- Deelnemersaantallen en deelnemende clubs bij voorbije organisaties
- Inschrijvingen meerdaagse ritten
Er wordt afgesproken om de praktische uitwerking van de bestuursverkiezingen verder uit te werken tegen volgende vergadering.

Communicatie:

Nieuwsbrief #6 (juni 2019)
- Deadline artikels = ten laatste zaterdag 25 mei 2019
- Voorwoord (Hans)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Voorbije periode = aantallen van toeristische ritten en vierdaagse (Jos obv puntenlijst)
- Uitstapkalender (Willy)
- Midzomernachtbarbecue : 15 € per persoon (Hans)
- Sponsors (Jos)
- Nuttige info : samenstelling bestuur
Website
- Vraag van Patrick Wuyts of er kandidaten zijn om samen semi-klassieker Acht van Zelem te rijden => kan op prikbord van de ledenpagina
- Ledenpagina op de website bevat ondertussen :
  * de laatste nieuwsbrief
  * de helperslijst
  * de uitstaplijst
  * de puntenlijst van het clublaureaatschap
  * de jaarkalender
  * de link naar onze kledijwebshop bij Bioracer
  * prikbord
  * de foto-galerij wordt met One.com opgelost
Status sponsorbezoeken

Sponsoring In ’t Ven Sport is in orde.

Varia:

Clubkledij : Paul meldt dat de clubkledij af is en geleverd wordt zodra hij terug is uit vakantie.
Katena voor het goede doel :
- Via Marthe Rombouts kregen we van De Warmste Week (Koning Boudewijnstichting) bericht dat “Katena steunt ’t Antwoord” de som van 1.437,70 euro heeft opgebracht. Dit bedrag stemt overeen met het bedrag dat we hadden gestort. In totaal werd voor ’t Antwoord 8.675,28 euro verzameld door de verschillende initiatieven van de Warmste Week.
- De vergadering gaat akkoord om ook in 2019 een actie voor een goed doel te organiseren (slechts 1 per jaar). We doen dit niet met de sluitingsvergadering, maar op een apart moment. Voorstel : vrijdag 22 november 2019. Johan informeert bij De Heischuur.
  Herman stelt voor om via een actie in het kader van De Warmste Week “De Pompoenerie” te steunen, waar hij vrijwilligerswerk doet. Herman geeft uitleg bij het initiatief en bedeelt folders over het project. Akkoord om dit jaar voor De Pompoenerie een actie op te zetten.

Rondvraag:

Suggestie om volgend jaar het vertrek van alle ritten te verplaatsen van de sporthal naar TTV.
Jos Adriaensen heeft de boodschap begrepen en betaalt inschrijvingsgeld.
Wannes De Houwer fietst mee in clubverband, maar heeft zijn lidgeld niet betaald.
Hij zal hierop aangesproken worden door de voorzitters. (Is al betaald bij opmaak verslag).
Reynders, cardioloog, geen nieuws meer (wat normaal is wegens inactiviteit van Frans).
Reservewielen en koffertje met herstelgerief staat bij Dirk. Dirk bezorgt het gerief bij Hans, zodat hij dit mee kan nemen naar de Vierdaagse.
Staf vraagt wat er met het resterend gerief van de gymkhana (behendigheid) moet gebeuren.
In de Sportgids van stad Turnhout mogen de contactgegevens van Herman worden vervangen door deze van Michel. Dirk zal dit doorgeven.
UBO register der uiteindelijk begunstigden : verplichting werd uitgesteld tot september.
Ploegentijdrit Vosselaar : waarschijnlijk zal een ploeg vanuit de A-groep worden ingeschreven.

Actiepunten

Nieuwsbrief groepen en snelheid Michel
Snelheidsreglement op de website Hans
Praktische uitwerking bestuursverkiezingen Hans en Michel
Artikels nieuwsbrief Hans, Jos, Dirk, Willy
Levering Bioracer Paul
Heischuur nav Katena voor het goede doel Johan
Reservewielen en gerief voor herstelling voor vierdaagse Dirk en Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Afwerken nieuwe website Hans
Voorbereiding Vierdaagse 2019 Bert Maes
Voorbereiding damesweekend May Boons en Ann Boonen
Voorbereiding Reims 2019 Willy
Voorbereiding Tweedaagse 2019 Michel Bruijndoncx
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul
GSM-nr doorgeven aan André voor toetreding Whatsapp-groep bestuur Geïnteresseerden
Reynders contacteren Frans
Info dameskledij Bertha Wouters doorgeven aan Paul Frans

Te onthouden:

UBO-register tegen 30/09/2019 Dirk
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 20/10/2019 – vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan) Herman
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Facturatieadres: KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven :

03/06/2019 – 05/08/2019 – 02/09/2019 – 07/10/2019 – 04/11/2019 – 02/12/2019

VERSLAG RvB JUNI 2019

Aanwezig: Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Druyts Staf, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Van Herck Johan.

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (06/05//2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Verzekering : valpartij Jac Jacobs die werd aangegeven bij Ethias ontbrak in het verslag.
Herman vraagt zijn naam te schrappen bij het actiepunt mbt het samenstellen van een werkgroep clubarchief (vooral mbt het 100-jarig bestaan).
Het verslag wordt verder zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
- Juan De Houwer (info@besto.be) heeft zijn lidgeld betaald.
- Anja Keustermans (akeuster@hotmail.com) (vriendin van Gerda Piedfort) informeerde naar lidmaatschap voor de beginnersgroep.
- Erik Janssen (voormalig KAWS-lid Mol-Millegem), (janssen.erik@skynet.be) , Stoofstraat 10, Vosselaar, informeerde om eens een proefrit mee te rijden met de D-groep.
- Wardia Sellami (sellami@outlook.be) informeerde naar de lidmaatschapskosten.
- OCMW Turnhout informeerde naar lidmaatschap voor Stefan Kokke.
- actuele ledenlijst : zie Onedrive-pagina voor het bestuur https://1drv.ms/f/s!AojQ1DDjT-9xoga-JJavJRM3D-ei
Verzekering:
- Tony Verhelst liet weten dat zijn dossier is afgewerkt binnen de 4 weken na het insturen van de kosten en dat hij tevreden is met de afhandeling (slechts 16,25 euro niet vergoed op 457 euro ingediende kosten).
- Essy Musschoot kwam ten val tijdens de vierdaagse (geen aangifte Ethias).

Evaluatie voorbije activiteiten :

18/05/2019 Toeristische ritten Merksplas:
- Mooiste toeristische rit sinds jaren. Dank aan Ivo Maes hiervoor.
- 37 deelnemers
30/05-02/06/2019 Vierdaagse Arnsberg
- De vierdaagse was magnifiek : prima organisatie, mooie ritten, picknicks knap geregeld, goede sfeer, …. Nochtans zouden enkele dames het gevoel gehad hebben dat ze niet echt welkom waren.
- Paul stuurt alle deelnemers een digitale groepsfoto.
- 28 deelnemers
- We ontvingen een vraag van een club uit Diest om de ritten en verdere info van de vierdaagse te bekomen. Bert gaat hiermee akkoord. Het bestuur is hier ook mee akkoord, als wederdienst vragen om eens te komen deelnemen aan een van onze ritten.
Eerste ervaringen na aanpassing snelheid groepen
- Hoewel het bericht van de nieuwe snelheden voor sommigen misschien wat choquerend werd ervaren, vallen de eerste ervaringen toch wel mee.
  Maar durft iemand nu nog zeggen wanneer hij/zij het wat moeilijk krijgt … ?
- De nieuwe D-groep geraakt voorlopig niet goed gestart. Best eens rondhoren wie met de D-groep wil rijden. Wellicht meer kandidaten wanneer de D-groep regelmatig met meer mensen fietst.
- Er wordt afgesproken om een vergadering in te richten voor (kandidaat-)uitstapleiders.
  Paul informeert (ev. via Johan) of er op maandag 17 of dinsdag 18 juni in de Heischuur een lokaal vrij is. Leden verwittigen via Mailchimp, Hans maakt hiervoor de tekst.
  Vergadering voor uitstapleiders in de toekomst beter inplannen in het begin van het seizoen.

Financiën

Kasverslag per 01/06/2019 van de schatbewaarder
- De ritinkomsten zijn tot nog toe iets hoger dan vorig jaar (inschrijvingsgelden van 1,50 naar 2,00 euro)
- Tegenover de ontvangen inschrijvingsgelden voor de meerdaagse ritten staan nog te te ontvangen facturen, zodat de inschrijvingsgelden niet als inkomsten voor de club mogen worden aanzien.
Om de verhouding tussen inkomsten en uitgaven te bewaken wordt aan André gevraagd om tegen volgende bestuursvergadering een meerjarenoverzichtje te maken met de grote rubrieken van inkomsten en uitgaven.

Komende activiteiten

08/06/2019 Toeristische ritten Turnhout ipv Wuustwezel :
- Vertrek bij TTV om 09u30.
- A: Hans van Opstal – B/C: Willy Pelkmans – D: Petrus Smets
09/06/2019 Spetsersrit Merksplas
- Inschrijving in de Chapeau
- Ritverantwoordelijke : Ronny Spallier, helpers : Gust Hapers, Jos Jacobs, Ivo Maes en Josee Vermeiren.
14/06/2019 Midzomernachtbarbecue
- Marckhoeve, Merksplas om 19 uur.
- Inschrijvingsprijs : 15 €/persoon all-in, inschrijven voor 7 juni.
- Verantwoordelijke : Hans van Opstal, helpers : Ronny Spallier en Werner Maes.
21-23/06/2019 Damesweekend Kinrooi
- 13 deelnemers
- Ritverantwoordelijken : Ann Boonen en May Boons.
22/06/2019 Turnhout-Huy-Turnhout
- Ritverantwoordelijke : Willy Pelkmans, volgwagen : Jos Jacobs en Pol Van Gorp.
28/06-01/07/2019 4-daagse naar Reims
- 11 deelnemers
- Ritverantwoordelijke : Willy Pelkmans, volgwagen : Gust Hapers.
06/07/2019 Toeristische ritten Turnhout :
- Samenkomst bij De Melle om 09u00 voor de groepsfoto, vertrek om 09u30.
- A: Jos De Witte – B/C: Jules Grimon en Jan Jespers – D: Petrus Smets
07/07/2019 De Melle-rit Turnhout :
- Ritverantwoordelijken : Hans van Opstal, Herman Havermans en Guy Daniels.
- Helpers: Leo Broeckx, Frank Dierckx, Hendrik Hendrickx, Johan Krijnen, Bob Laermans, Luc Paeshuyse, Aloïs Potters en Leo Potters.
20/07/2019 Rondrit Beerse :
- opgelet : zaterdagnamiddag 20 juli ipv op 21 juli ’s morgens !
- Ritverantwoordelijke : Walter Wouters, helpers : Frank Adriaensen, Gerda Piedfort en Patrick Leys.
27/07/2019 Toeristische rit Mol-Wezel :
- Ritverantwoordelijken : Louis Mol, Aloïs Eykmans en Jef Opdebeek.
- Vertrek aan het parochiehuis achter de kerk van Wezel om 9u30.
04/08/2019 Memorial Jos Janssens Wuustwezel :
- Ritverantwoordelijke : Fonne Gommers, helpers : Stan Verboven en ???.
10/08/2019 Turnhout-Dinteloord-Turnhout :
- Ritverantwoordelijken : Jules Grimon en Jan Jespers
17/08/2019 Konijnenbergrit Vosselaar :
- Ritverantwoordelijke : Staf Druyts, helpers : Herman Diels, Guy Daniels, Joske Jacobs en Dirk Van Dun
31/08/2019 Ronde van Oosthoven :
- Ritverantwoordelijke : Johan Van Herck, helpers : Det Jonkers, Paul Sels, Lutgart Schillebeeckx, Chris van Gils, Tony Berckx en ???
Uitstapkalender en uitstapleiders :
- Kalender juli-augustus : ontwerp werd via mail aan uitstapleiders gestuurd, Willy stuurt bij indien nodig. Hopelijk raken de plaatsen ingevuld na de uitstapleidersvergadering.
- Status helperslijst : beschikbaar op het leden gedeelte van de website en via volgende Onedrive-link : https://onedrive.live.com/view.aspx?cid=71ef4fe330d4d088&page=view&resid=71EF4FE330D4D088!5035&parId=71EF4FE330D4D088!4835&authkey=!AIr3zKrn3ooSxN4&app=Excel
Meerdaagsen 2019 : (zie https://onedrive.live.com/view.aspx?cid=71ef4fe330d4d088&page=view&resid=71EF4FE330D4D088!4815&parId=71EF4FE330D4D088!4814&authkey=!AIr3zKrn3ooSxN4&app=Excel )
- Tweedaagse Renesse (06-08/09/2019) :
  25 personen ingeschreven (incl. chauffeur).

Bestuurlijke werking : voorbereiding verkiezingen

Alle huidige mandaten lopen af op de algemene ledenvergadering van 28/02/2020.
Er werd afgesproken om op de ledenvergadering van 20 oktober 2019 verkiezingen te houden om te komen tot een Raad van Bestuur van 8 leden : voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, schatbewaarder, kalenderverantwoordelijke en 3 raadsleden (waarvan de taken in onderling overleg nog ingevuld kunnen worden). Hierdoor kunnen eventuele nieuwe bestuursleden al uitgenodigd worden op de bestuursvergadering van november en januari zodat zij zich al wat kunnen inwerken tegen de ingangsdatum van hun mandaat eind februari.
Er kan telkens 1 stem worden uitgebracht op resp. voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, schatbewaarder, kalenderverantwoordelijke. Voor de overige raadsleden kunnen 3 stemmen worden uitgebracht.
Leden die niet aanwezig kunnen zijn kunnen bij volmacht stemmen, maar dienen dit zelf aan te vragen bij de secretaris. Wie afwezig is en geen volmacht heeft gegeven zal dus geen inspraak hebben.
Ieder aangesloten Katena-lid kan zich kandidaat stellen voor 1 of meerdere van deze functies, maar kan slechts één mandaat opnemen. Kandidaturen worden verwacht bij Michel uiterlijk op 30/09/2019.
Wat er dient te gebeuren bij een ex-aequo dient nog te worden afgesproken.
Door na 2 jaar 4 van de 8 mandaten terug vacant te stellen, wordt enerzijds de mogelijkheid gegeven om te vernieuwen en anderzijds de continuïteit te verzekeren.
Er worden tweemaandelijkse bestuursvergaderingen voorzien, geen vergadering in juli en augustus. In principe dus 5 vergaderingen per jaar.
Omdat we vanaf volgende vergadering het nieuwe vergaderritme zullen volgen is er geen bestuursvergadering in augustus. Aan Johan wordt gevraagd de reservatie van de vergaderzaal voor 5 augustus te annuleren.

Communicatie:

Extra nieuwsbrief
- Wijziging toeristische rit : Turnhout ipv Wuustwezel
  + bedanking Wuustwezel (Hans)
Nieuwsbrief #7 (juli-augustus 2019)
- Deadline artikels = ten laatste zaterdag 22 juni 2019
- Voorwoord (Michel)
- Bestuursverkiezingen (Michel)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Voorbije periode = aantallen van toeristische ritten en vierdaagse (Jos obv puntenlijst)
- Uitstapkalender (Willy)
- Aankondiging foto toeristische rit De Melle (Hans)
- Eventueel verslag vierdaagse (Bert ? Hans informeert)
- Sponsors (Jos)
- Nuttige info : samenstelling bestuur
Website
- Finishing touch nog nodig (oa kalendertool) en hier en daar nog wat optimaliseren.

Ritten VWB-kalender 2020 :

Ontwerpkalender :

Zon. 03/03/19 Zon 01/03/20 (of 08/03/20)	Turnhout – Pater van Clérit, 70 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Tennisclub TTV, Steenweg op Diest 33, 2300 Turnhout, info : h.havermans@telenet.be – 0470/68.37.50 (Herman Havermans)
Zon 17/03/19 Zon 15/03/20 (of 22/03/20)	Merksplas – Rondrit, 65 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Café De Glenn, Leopoldstraat 59, 2330 Merksplas info : willy-essy@telenet.be – 014/63.45.68 (Willy Pelkmans)
Zat. 20/04/19 Zat 18/04/20	Oud-Turnhout (Oosthoven) – Arkrit, 60, 95 km, inschrijving 08.00 – 14.00 uur, De Heischuur, Schuurhoven 2, 2360 Oud-Turnhout info : johannes.van-opstal@telenet.be – 0476/36.26.77 (Hans van Opstal) Herselt (Bergom) – Arkrit, enkel 90 km, Cafe De Prins, Diestsebaan 19, 2230 Herselt info : johannes.van-opstal@telenet.be – 0476/36.26.77 (Hans van Opstal)
Zon. 09/06/19 zon 07/06/20 (of 14/06/20 of 02/08/20)	Merksplas – Spetsersrit, 70 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Café Chapeau, Steenweg op Turnhout 8, 2330 Merksplas info : jacobsjos@scarlet.be – 0475/89.17.38 (Jos Jacobs)
Zon. 07/07/19 Zon 05/07/20	Turnhout – De Melle-rit, 75 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Drukkerij De Melle, Veedijk 37, 2300 Turnhout info : h.havermans@telenet.be – 0470/68.37.50 (Herman Havermans) ?
Zat. 20/07/19 Din 21/07/20	Beerse – Rondrit, 70 km, inschrijving 12.30 – 14.00 uur, ’t Hemeltje, Sint-Lambertusstraat 15, 2340 Beerse info : walter.arlette@pandora.be (Walter Wouters)
Zon 04/08/19 Zon 02/08/20 aanvragen ?	Wuustwezel – Memorial Jos Janssens, 70 km, inschrijving 08.00 – 11.00 uur, Parochiecentrum De Ark, Achter d’Hoven info : fons.gommers@outlook.com 0475/22.88.99 (F. Gommers) Fonne Gommers wenst geen ritverantwoordelijke te blijven. Kan deze rit behouden worden indien de afpijling vanuit Turnhout gebeurt ?
Zat. 17/08/19 Zat 22/08/20	Vosselaar – Konijnenbergrit, 70 km, inschr. 12.30 – 14.00 uur, Kaffee ‘t Bergske, Renier Sniederspad 17, 2350 Vosselaar info: katena-dvandun@skynet.be – 014/61.53.67 (Staf Druyts) Zaterdag 15/08/2020 is OLV Hemelvaart. Dit kan niet voor Staf.
Zat 31/08/19 zat 29/08/20	Oud-Turnhout – Ronde van Oosthoven, 50/70 km, inschrijving 09.00 – 14.00 uur, De Heischuur, Schuurhoven 2, 2360 Oud-Turnhout info : jehanvanherck@telenet.be – 014/42.77.70 (Johan Van Herck)

Feestdagen 2020 (louter ter info)

12/04/2020 Pasen 31/05/2020 Pinksteren

21/05/2020 Hemelvaart 15/08/2020 OLV Hemelvaart

Voor 1 september 2019 moeten de ritten voor de VWB-kalender 2020 aangevraagd worden via de VWB-website. Dirk zal hiervoor zorgen.

Varia:

Katena voor het goede doel :
- Vrijdag 29/11/2019 werd de Heischuur vastgelegd. De grote zaal was niet mogelijk (ganse jaar gereserveerd door de Harmonie).
- Herman Havermans is de trekker van deze actie.
- Trachten de opbrengst voor de Pompoenerie te verhogen zonder de clubkas te zwaar te belasten.

Rondvraag:

Beloning clublaureaatschap : is 50 euro terugbetaling niet overdreven wanneer we slechts 20 euro lidgeld vragen (dat dan nog terugbetaalbaar is via het ziekenfonds) ?
Zal bekeken worden samen met het meerjarenoverzichtje dat André zal maken.
Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen : ook vragen op de uitstapleidersvergadering
Reynders, cardioloog, vroeg Frans om hem in augustus een mail sturen met de vraag om 30’ te spreken op onze seizoenafsluiting. Eerst intern nog even afstemmen mbt de timing, want ontbijt en bestuursverkiezing staan ook op het programma).
Clubkledij : Paul spreekt Koen Vekemans aan ivm probleem koersbroek Johan Krijnen en eventuele andere problemen
Herman dankt het bestuur voor het heerlijke ontbijt dat hij samen met Nelly heeft genuttigd met de bon die hij van Katena had gekregen.

Actiepunten

Groepsfoto vierdaagse sturen naar deelnemers Paul
Delen ritten en info vierdaagse met club uit Diest Hans en Bert
Organisatie uitstapleidersvergaderng Hans, Michel, Willy, Paul, Johan
Meerjarenoverzichtje inkomsten en uitgaven André
Annulatie reservatie vergaderlokaal 5 augustus Johan
Artikels nieuwsbrief Jos, Hans, Michel, Dirk, Willy
Vragen of Memorial Jos Janssens nog georganiseerd mag worden
mits afpijling vanuit Turnhout gebeurt Voorzitter(s)
Ritten aanvragen bij VWB voor 1 september Dirk
Reynders contacteren Frans
Contacteren Bioracer ivm probleem koersbroek Paul
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Afwerken nieuwe website Hans
Voorbereiding damesweekend May Boons en Ann Boonen
Voorbereiding Reims 2019 Willy
Voorbereiding Tweedaagse 2019 Michel Bruijndoncx
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
UBO-register tegen 30/09/2019 Dirk
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 20/10/2019 – vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Facturatieadres: KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

De vergadering van 05/08/2019 gaat niet door.

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven :

02/09/2019

Onder voorbehoud : 07/10/2019 – 04/11/2019 – 02/12/2019

VERSLAG RvB SEPTEMBER 2019

Aanwezig 02/09/2019 : Ceelen Frans, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Bruijndoncx Michel, Druyts Staf, Van Looy André.

Aanwezig 09/09/2019 : Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Druyts Staf, Havermans Herman, Van Herck Johan.

Verslag vorige vergaderingen Raad van Bestuur (03/06//2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
- Peter (Piet) van Opstal sluit terug aan. Betaling zodra het bestuur het lidgeld 2020 heeft bepaald. Ondertussen kan hij al wel een kledijpakket bestellen.
Verzekering:
- Johan Vissers werd in juni aangereden door een auto en heeft zowel bij de familiale verzekering als bij Ethias (voor het geval de automobilist niet in fout zou zijn) aangifte gedaan. Hij heeft vrij lang moeten wachten, maar dossier is afgehandeld via verzekering aanrijdende auto.
Aangevraagde ritten VWB-kalender 2020 :

Zon 01/03/20 (of 08/03/20)	Turnhout – Pater van Clérit, 70 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Tennisclub TTV, Steenweg op Diest 33, 2300 Turnhout, info : h.havermans@telenet.be – 0470/68.37.50 (Herman Havermans)
Zon 15/03/20 (of 22/03/20)	Merksplas – Rondrit, 65 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Café De Glenn, Leopoldstraat 59, 2330 Merksplas info : willy-essy@telenet.be – 014/63.45.68 (Willy Pelkmans)
Zat 18/04/20	Oud-Turnhout (Oosthoven) – Arkrit, 60, 95 km, inschrijving 08.00 – 14.00 uur, De Heischuur, Schuurhoven 2, 2360 Oud-Turnhout info : johannes.van-opstal@telenet.be – 0476/36.26.77 (Hans van Opstal) Herselt (Bergom) – Arkrit, enkel 90 km, Cafe De Prins, Diestsebaan 19, 2230 Herselt info : johannes.van-opstal@telenet.be – 0476/36.26.77 (Hans van Opstal)
zon 14/06/20	Merksplas – Spetsersrit, 70 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Café Chapeau, Steenweg op Turnhout 8, 2330 Merksplas info : jacobsjos@scarlet.be – 0475/89.17.38 (Jos Jacobs)
Zon 05/07/20	Turnhout – De Melle-rit, 75 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Drukkerij De Melle, Veedijk 37, 2300 Turnhout info : mbr@parkmotors.be – 0496/95.29.44 (Michel Bruijndoncx)
Din 21/07/20	Beerse – Rondrit, 70 km, inschrijving 12.30 – 14.00 uur, ’t Hemeltje, Sint-Lambertusstraat 15, 2340 Beerse info : walter.arlette@pandora.be (Walter Wouters)
Zon 02/08/20	Wuustwezel – Memorial Jos Janssens, 70 km, inschrijving 08.00 – 11.00 uur, Parochiecentrum De Ark, Achter d’Hoven info : fons.gommers@outlook.com 0475/22.88.99 (F. Gommers)
Zat 22/08/20	Vosselaar – Konijnenbergrit, 70 km, inschr. 12.30 – 14.00 uur, Kaffee ‘t Bergske, Renier Sniederspad 17, 2350 Vosselaar info: katena-dvandun@skynet.be – 014/61.53.67 (Staf Druyts) Zaterdag 15/08/2020 is OLV Hemelvaart. Dit kan niet voor Staf.
zat 29/08/20	Oud-Turnhout – Ronde van Oosthoven, 50/70 km, inschrijving 09.00 – 14.00 uur, De Heischuur, Schuurhoven 2, 2360 Oud-Turnhout info : jehanvanherck@telenet.be – 014/42.77.70 (Johan Van Herck) uitwijkmogelijkheid 5/9/2019 als de Heischuur nog vrij is

Willy en Michel vertegenwoordigen Katena op de kalendervergadering. Deze gaat door op donderdag 26 september 2019 om 20u in de Theaterzaal van GC De Pit, Platteput 14, 9255 Buggenhout (volg pijlen De Pit / Sporthal. Dirk is reserve indien een van beide niet zou kunnen.

Evaluatie voorbije activiteiten :

08/06/2019 Toeristische ritten Turnhout (ipv Wuustwezel) :
- Slecht weer, slechts 16 Katena-deelnemers
09/06/2019 Spetsersrit Merksplas
- 263 deelnemers: 243 aangesloten (waarvan 59 Katena) en 20 daglicenties
- Deelnemende clubs : Mistral Bikers Sint-Lenaarts 28, Hoogstraatse WT 26, De Rappe Wielen Weelde en Onze Hoop Oud-Turnhout 18, De Tenierkens Merksplas 11, DLT Oostmalle 10, Sint-Lenaartse WTC 7, Cycling Works Schenk Team 6, Bike4Fun 4, W817 en Midweek Specials Merksplas 3 en verder nog 3 clubs met 2 en 10 clubs met 1 deelnemer.
- Mooie rit, nieuw : QR-code
14/06/2019 Midzomernachtbarbecue
- 72 deelnemers, waarvan ? leden
21-23/06/2019 Damesweekend Kinrooi
- 12 Katena-dames namen deel
- Alles goed verlopen
22/06/2019 Turnhout-Huy-Turnhout
- 10 Katena-deelnemers
28/06-01/07/2019 4-daagse naar Reims
- 11 Katena-deelnemers
- Pas huiswaarts keren op maandag is toch heel wat comfortabeler dan op zondag.
06/07/2019 Toeristische ritten Turnhout :
- 54 Katena-deelnemers + proefrijdster (dochter van Johan Krijnen)
- Groepsfoto : dank aan André en Paul
07/07/2019 De Melle-rit Turnhout :
- 268 deelnemers: 249 aangesloten (waarvan 56 Katena) en 19 daglicenties
- Deelnemende clubs : Hoogstraatse WT 32, Onze Hoop Oud-Turnhout 22, De Rappe Wielen Weelde 14, DLT Oostmalle 12, De Sprinters Geel-ten-Aard 11, WTC Berlaar 10, KWB Westmalle, Tenierkens Merksplas, JB Bikers Parkwijk en De Haaibikers Ulicoten 9, Arendonkse WSC 6, WTC Scherpenheuvel 5, Bike4Fun en WTC Molenzijde 3, verder nog 3 clubs met 2 en 9 met 1 deelnemer.
20/07/2019 Rondrit Beerse :
- 136 deelnemers: 131 aangesloten (waarvan 43 Katena) en 5 daglicenties
- zaterdagnamiddag 20 juli is nadeliger dan 21 juli ’s morgens op feestdag door de week
- Deelnemende clubs : Mistral Bikers Sint-Lenaarts 24, Onze Hoop Oud-Turnhout 17, De Rappe Wielen Weelde 7, Tenierkens Merksplas 6, ZZ Cycling Berlaar, WTC Berlaar en Midweek Specials 3, verder 3 clubs met 2 en 4 clubs met 1 deelnemer.
27/07/2019 Toeristische rit Mol-Wezel :
- Slecht weer, slechts 12 Katena-deelnemers
04/08/2019 Memorial Jos Janssens Wuustwezel :
- Positieve reacties over het parcours, mooi fietsweer
- 314 deelnemers: 296 aangesloten (waarvan 56 Katena) en 18 daglicenties
- Deelnemende clubs : Hoogstraatse WT 37, Mistral Bikers Sint-Lenaarts 34, Onze Hoop Oud-Turnhout 33, De Grote Plateau 18, De Trappers Sint-Antonius en Epo’s Westmalle 15, DLT Oostmalle en KWB Westmalle 13, Sint-Lenaartse WTC 9, De Posthuisstoempers 8, WTC De Stoempers en Het Verzet Minderhout 6, ’t Kantoor Wuustwezel en Tenierkens Merksplas 4, verder nog 6 clubs met 1 deelnemer.
- Door het succes van dit jaar volgend jaar een 20^ste
10/08/2019 Turnhout-Dinteloord-Turnhout :
- 15 Katena-deelnemers
17/08/2019 Konijnenbergrit Vosselaar :
- 138 deelnemers: 135 aangesloten (waarvan 48 Katena) en 3 daglicenties
- Wisselvallig weer, waardoor opkomst wat lager was
- Deelnemende clubs : Mistral Bikers Sint-Lenaarts 26, Bokkespurters Vosselaar 15, De Sprinters Geel-ten-Aard en Onze Hoop Oud-Turnhout 10, De Rappe Wielen Weelde 7, verder nog 1 club met 2 en 10 clubs met 1 deelnemer.
31/08/2019 Ronde van Oosthoven :
- 259 deelnemers : 249 aangesloten (waarvan 70 Katena) + 10 daglicenties + enkele helpers (wie niet betaald heeft, werd niet gescand)
- Deelnemende clubs : Mistral Bikers Sint-Lenaarts 25, Hoogstraatse WT en Onze Hoop Oud-Turnhout 22, Arendonkse WSC 13, De Rappe Wielen Weelde en JB Bikers Parkwijk 9, De Sprinters Geel-ten-Aard 8, Tenierkens Merksplas, Oud-Turnhoutse Stoempers en Power Bikers Weelde 6, Deltabikers 3, verder nog 2 clubs met 2 en 14 clubs met 1 deelnemer.
- Dikke pluim van Johan aan alle helpers. Aan de helpers werden pistolets aangeboden, extra pistolets verkocht, dus nul-operatie, Paul en Lutgard hebben wafels gebakken en ook verkocht.
- Goede drankopbrengst (1000 euro)
- Mooi parcours, in de toekomst wijzigingen aan parcours nog laten aanpassen op gpsies.
- Mits wat meer plaatselijke promo heeft deze rit nog groeimarge.
We stellen vast dat er minder KATENA-leden aan onze eigen ritten hebben deelgenomen.
Wordt het reglement clublaureaatschap voldoende duidelijk uitgelegd aan de nieuwe leden ?
Overzicht ritopbrengsten : zie volgende link :

https://onedrive.live.com/view.aspx?cid=71ef4fe330d4d088&page=view&resid=71EF4FE330D4D088!5117&parId=71EF4FE330D4D088!4766&authkey=!AL4klq8lEzcP56I&app=Excel

(mogelijk zal u rechts wat naar boven moeten scrollen)

Financiën

André bezorgde een financieel meerjarenoverzicht
- Relatie tussen inkomsten tov uitgaven aan de leden (vnl. laureaatschap) valt wel mee.
- Schommelingen van het eindsaldo tussen de verschillende boekjaren worden vooral veroorzaakt door overlopende rekeningen mbt kledij en meerdaagsen.
- Opvallende besparingen : vnl. het afschaffen van het papieren clubblad (ca. 2.000 €/jaar)
  Opvallende uitgaven : in 2013 bedeling gratis clubkledij (14.560 €) en vanaf 2014 het gestegen clublaureaatschap (van ca. 1.000 naar 3 à 4.000 €/jaar, met als uitschieter 2014 met 4.985 €, wat te maken had met de verplichting voor een aantal leden, die in eerste instantie niet in aanmerking kwamen voor gratis clubkledij, om clublaureaat te worden om de clubkledij terugbetaald te krijgen). De gestegen uitgaven waren het gevolg van de keuze van het bestuur om meer terug naar de leden te laten vloeien.
- Conclusie van de schatbewaarder is dat zich niet direct bezuinigingen opdringen en het laureaatschap kan behouden worden, mits voldoende aandacht te blijven besteden aan het op peil houden van de inkomsten. Hopelijk gaat de verhoging van de inschrijvingsgelden ons daarbij helpen.
- Op een later moment zal het laureaatschap onder de loep worden genomen. Iedereen wordt uitgenodigd om hierover al eens na te denken.
Bepaling lidgelden 2020 : tarieven 2019 worden behouden
- Fietsende leden : 32 VWB + 20 Katena = 52 euro, per bijkomend in clubverband fietsend extra gezinslid + 20 euro.
- Ere-leden : 20 euro
- Verzekeringsleden (niet in clubverband meefietsende gezinsleden) : gratis
- Timing : betaling in november, nieuwe leden zo snel mogelijk ivm verzekering
Vansweevelt Vastgoed vraagt naar mogelijkheden sponsoring.
- Zij hebben een vrijgekomen budget omdat ze na sluiting van hun kantoor in Geel besloten om de sponsoring van een Geelse club stop te zetten.
- Contactpersoon is goed op de hoogte van het wielertoerisme in de Kempen en komt bij ons terecht omwille van onze zichtbare aanwezigheid bij de meeste organisaties en omwille van onze website. Zij willen niet het eerste beste clubje sponsoren.
- Wat is belangrijk voor hen ?
  - Zichtbaarheid (op kledij, vb. op de rug)
  - Kleur van hun huisstijl (= donkerblauw)
- Wat is belangrijk voor ons ?
  - Uitzicht (geen mannekesplak)
  - Duurtijd : minstens 3 à 5 jaar
  - Wat brengt het op ? Vooraf opzoeken wat een kledijpakket per lid kost.
- Hans informeert verder en mag een afspraak maken om met beperkte delegatie verdere verkennende gesprekken te voeren. Uiteraard komen eventuele voorstellen achteraf terug op de dagorde van het bestuur.
Casa Gusta (vakantieverblijf van Belgische eigenaars in Spanje) zou graag een link op onze website krijgen en vraagt naar de kostprijs.
- We denken aan 50 euro (zoals andere sponsors) + 10% korting voor de leden die een vakantie boeken.
- Hans informeert hoe Casa Gusta dit ziet.

Komende activiteiten

06-08/09/2019 Fietsweekend Renesse
- Ritverantwoordelijke : Michel Bruijndoncx, chauffeur volgwagen : Dirk Van Dun
- 24 deelnemers, carpoolen voor de verplaatsing
- Vrijdag tussen 14 en 21 uur aankomst in Hampshire-Archotel Zeeland te Renesse, er is geen avondmaal voorzien
  Zaterdag rit van 136 km, in Vlissingen 3 sandwiches + drankje, overzetboot aan het Veerse Meer, appeltaart + drankje aan het vliegveldje van Arnemuiden, ’s avonds 3-gangenmenu + drankje
  Zondag rit van 94 km, drankje in Bruinisse, bij aankomst na het douchen pastamaaltijd + drankje.
- Jos De Witte denkt eraan met de fiets naar Renesse te rijden en zal de andere deelnemers mailen met de vraag of er nog kandidaten zijn.
21/09/2019 Toeristische rit Julien Claes te Mol
- Verantwoordelijken : Jef Verbist en Julien Claes, helpers : Jef Opdebeek, Louis Mol en Aloïs Eykmans
- Toer 30 km, aantal deelnemers bij vertrek doorbellen naar Jef Verbist of Jef Opdebeek
20/10/2019 Slotvergadering te Merksplas
- Verantwoordelijken : Josee Vermeiren en Essy Musschoot, helpers : Els Lenaerts, Marthe Rombouts, Carine Jespers, Gerda Piedfort, Patrick Leys, May Boons, Danny Van Roey, Ingrid Vosters, Frans Van Hal, Cis Strijbos.
- Dagorde en timing
  – minuut stilte
  – dank aan alle organisatoren en helpers, bijzondere dank aan Guy Daniels
  – verkiezingen (voorzitter(s)) (vermoedelijk Michel aangezien Hans herstelt na
  oogoperatie)
  – aankondiging ongewijzigde lidgelden en timing betaling
  – aankondiging meerdaagsen
  – aankondiging Katena-avond in het kader van de Warmste Week
  – fotoprojectie (Paul)
  – Jos zorgt voor beamer
  – spreekbeurt dr. Reynders (cardioloog) gaat niet door
- Koffietafel : 2,5 pistolet + koffiekoek + tas koffie/thee/(water?)
- Drank aan toog (Jos) en wat wisselgeld (André) voorzien
Uitstapkalender en uitstapleiders :
- Kalender: ontwerp wordt via mail aan uitstapleiders gestuurd, Willy stuurt bij indien nodig.
- Status helperslijst : beschikbaar op het leden gedeelte van de website en via volgende Onedrive-link : https://onedrive.live.com/view.aspx?cid=71ef4fe330d4d088&page=view&resid=71EF4FE330D4D088!5035&parId=71EF4FE330D4D088!4835&authkey=!AIr3zKrn3ooSxN4&app=Excel
- Meerdaagsen 2020 :
  - Vierdaagse in Winterspelt : akkoord om de organisatie aan Bert Maes toe te vertrouwen.
  - Fietsvakantie in Mojacar : is momenteel slechts een idee van meerdere leden.
    Patrick Leys zal verdere info opvragen bij Kortweg Reizen.

Bestuurlijke werking : voorbereiding verkiezingen

Doordat Michel zelf niet aanwezig kon zijn, er nog maar 1 kandidatuur binnen was gekomen en de impact van de geschetste problemen inzake gebrek aan respect tov uitstapleiders en bestuur werd beslist dit punt uit te stellen naar een extra vergadering. Deze was oorspronkelijk gepland op 26 september, maar door de kalendervergadering op die dag alsnog verplaatst naar 9 september.
Op 9 september nog steeds maar 1 kandidatuur. Men geeft aan dat daarvoor nog tot 30/09/2019 kandidaturen ingediend konden worden. Michel vraagt aan de huidige bestuursleden die nog kandidaat blijven om dit sneller door te geven.
Er zijn nog geen leden die zich als nieuw kandidaat-bestuurslid hebben aangemeld.
We zullen zelf mensen moeten aanspreken indien we nieuwe mensen op de kandidatenlijst willen krijgen. Bij het overlopen van de ledenlijst werden een aantal mogelijk geschikte kandidaten aangeduid, waarbij geïnformeerd kan worden of zij zich kandidaat willen stellen.
Op de bestuursvergadering begin oktober zal dan bekeken worden of er voldoende kandidaten zijn om verkiezingen te houden.

Communicatie:

Nieuwsbrief #9 (oktober 2019)
- Deadline artikels = ten laatste vrijdag 27 september 2019
- Voorwoord (Michel)
- Bestuursverkiezingen (Michel, afhankelijk van de beslissingen op de extra bestuursvergadering)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Voorbije periode (Jos)
- Uitstapkalender (Willy)
- Aankondiging slotvergadering
- Best ook eerste aankondiging Katena voor de Warmste Week (Herman)
- Nuttige info : sponsors en samenstelling bestuur
Website
- Kalendertool : winterwerk voor Hans
- Fotopagina : weinig leden bekijken de foto’s (weten niet hoe dit moet, te ingewikkeld met verschillende paswoorden). Paul bekijkt nog welke oplossing beter is, zodat hij zelf kan uploaden. In afwachting van een definitieve oplossing zou Hans een link kunnen voorzien naar een One-drive-pagina, waarvoor geen extra paswoord moet ingetikt worden.

Varia:

Clubkledij : verschillende leden bestelden clubkledij (in totaal voor ruim 1.000 euro).
Ivm de koersbroek van Johan Krijnen zal de vertegenwoordiger zelf de klachtbehandeling opvolgen en een oplossing voorstellen.
Respect tov uitstapleiders en bestuur : Enkele leden worden ervan beschuldigd dat zij weinig respect betonen voor uitstapleiders en bestuur. Door woorden en daden zorgen zij voor een negatieve sfeer in de club, waardoor er leden zijn die melden dat zij daardoor ernstig overwegen de club te verlaten.
Er werd afgesproken de beschuldigden een signaal te geven dat hun gedrag niet door de beugel kan en wordt gevraagd hun gedrag aan te passen. Dit zou gebeuren via een brief ondertekend door alle (op 02/09/2019) aanwezige bestuursleden. Vooraleer deze brief te versturen zou Hans nog met Michel afstemmen. Een briefontwerp zou ter goedkeuring aan de bestuursleden worden voorgelegd.
Op de vergadering van 9 september werd de bespreking van het probleem vervolgd, las Hans de ontwerpbrief voor en werden op verzoek van Michel concrete voorvallen opgesomd.
De vergadering stemt ermee dat Michel de beschuldigden in een persoonlijk gesprek op hun gedrag zal aanspreken en hen hierover een brief zal bezorgen. De ontwerpbrief zal Michel aanpassen en ter goedkeuring zal voorleggen. Indien men niet bereid zou zijn het ongewenste gedrag aan te passen, zou heraansluiting geweigerd kunnen worden.
Evaluatie elektrisch fietsen : geen problemen tijdens het fietsen.
Xavier Lauwers werd erop aangesproken dat hij geen toelating had gevraagd om elektrisch mee te fietsen. Na een weinig respectvolle discussie heeft Xavier via brief de toelating gevraagd en gekregen. Er wordt op gewezen dat alle leden (niet alleen wie elektrisch fietst) dienen mee te fietsen met een fiets die wettelijk in orde is. Het huishoudelijk reglement zal in die zin worden aangepast.
Reserve- en ander clubmateriaal : Herman maakte een inventaris van de zaken die bij hem gestockeerd waren. Het nieuwste stel wielen (zwart velgen en met 10-pignon), de gereedschapsbak en voetpomp moeten we behouden en neemt Dirk mee naar fietsweekend Renesse. Jos is bereid een stel wielen met 9-pignon over te nemen en zal hier nog wat voor geven, de rest mag weg.
Katena voor het goede doel : stand van zaken
- Vrijdag 29/11/2019 werd de middenste zaal van de Heischuur vastgelegd.
- Herman en Johan spreken begin september af om alles voor te bereiden.
Stad Turnhout : oproep kandidaten voor organisatie EK voetbal op groot scherm op de markt.
Dit is niks voor Katena.
UBO-register : zal door Dirk in orde worden gemaakt voor 30 september.

Rondvraag (van beide vergaderingen) :

Fietskledij Bertha Wouters is niet meer ter beschikking.
Week van de Amateurkunsten 20-22/09/2019) : Jos nodigt iedereen uit op deze tentoonstelling in een zaal aan de sporthal te Merksplas. Persoonlijke mail volgt nog.
Bekendmaking individuele initiatieven voor het goede doel : Luc Paeshuyse en Marthe Rombouts fietsen voor Broederlijk Delen een tocht in Afrika en moeten hiervoor elk 1.000 euro sponsoring binnenhalen om te mogen meedoen. Daarnaast betalen ze uiteraard hun reis zelf. Om de sponsoring binnen te halen zullen zij zelf activiteiten organiseren.
Net zoals in het verleden aan verschillende leden werd toegestaan, krijgen zij de toelating om hun eigen activiteiten bekend te maken onder de leden, voor zover deze niet rechtstreeks in het vaarwater zitten van onze eigen activiteit in het kader van De Warmste Week.
Verder mag van Katena geen engagement verwacht worden.
Frans doet melding van de mogelijkheid om voor dergelijke actie financiële steun van de stad Turnhout (contactpersoon Leen Van den Putte) te bekomen. Dirk zal dit aan hen doorgeven.

Actiepunten

Kalendervergadering 26/09/2019 Willy en Dirk
Aangifte rechtspersonenbelasting tegen 26/09/2019 Dirk
UBO-register tegen 30/09/2019 Dirk
Vansweevelt en Casa Gusta contacteren Hans
Slotvergadering Essy en Josee, Jos, André, Michel
Delen ritten en info vierdaagse met club uit Diest Hans
Organisatie Vierdaagse Bert Maes
Informatie fietsvakantie Mojacar Patrick Leys
Artikels nieuwsbrief Jos, Michel, Dirk, Willy, Herman
Bestuursverkiezingen Michel
Website kalendertool Hans
Website fotopagina Paul
Enkele leden aanspreken op hun gedrag Michel
Aanpassen huishoudelijk reglement Dirk en Hans
Organisatie Katena-actie voor de Warmste Week Herman
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Afwerken nieuwe website Hans
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos en Paul

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gpsies
Meer plaatselijke promo voor ritten
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : zondag 20/10/2019 – vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven : 07/10/2019 (en 04/11/2019 – 02/12/2019 onder voorbehoud)

VERSLAG RvB OKTOBER 2019

Aanwezig 02/09/2019 : Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Druyts Staf, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Looy André, en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Van Herck Johan (met vakantie), van Opstal Hans (heelkundige ingreep) en voor het eerste agendapunt Bruijndoncx Michel.

Gesprek met Bart Waterschoot, Rudy Waterschoot en Cis Wouters:

Nav de afspraak tijdens vorige vergadering om een signaal te geven naar de toekomst toe om meer respect te vragen voor leden, uitstapleiders en bestuursleden, had Michel met deze 3 leden een gesprek, waarna zij vroegen om door het bestuur te worden gehoord. Daarom werd de voorziene brief nog niet bezorgd.
Omdat Michel zich te kort bij deze leden betrokken voelt, heeft hij zich voor dit agendapunt verontschuldigd zodat er open gesproken kan worden. Ook Hans was verontschuldigd.
Hierdoor werd Dirk aangezocht om voor dit agendapunt de vergadering te leiden. Niemand anders meldde zich als kandidaat bij Dirk.
Dirk vroeg van iedereen een constructieve houding en maakte duidelijk dat het niet de bedoeling was om “ambras” te maken of een welles-nietes spelletje te spelen over hetgeen al dan niet gebeurd was en men er al dan niet iets mee te maken had.
Op verzoek van Rudy en Cis naar concrete zaken waarvan zij beschuldigd werden, bezorgden wij (hoewel we er geen echt logboek van bij hebben gehouden) een lijst met onze bemerkingen. Deze kunnen samengevat worden als gebrek aan respect tov leden, uitstapleiders en bestuursleden, alsook gedrag dat als asociaal wordt ervaren door een aantal leden.
Rudy, Bart en Cis hadden zich schriftelijk voorbereid en kregen elk de kans hun repliek te geven. Enkele zaken werden toegegeven, doch de meeste zaken werden geminimaliseerd of ontkend. Sommige feiten zouden ook het gevolg zijn geweest van (vermeende) fouten van bestuursleden. Van de gelegenheid maakte Bart ook gebruik om het bestuur alle fouten van de afgelopen jaren onder de neus te wrijven, hetgeen niet fair was. Daardoor vond Bart dat niet hij diende aangesproken te worden voor gedrag dat niet door de beugel zou kunnen.
Aangezien Hans regelmatig voorkwam in de reden waarom ze zich fout gedragen zouden hebben, werd beloofd hierover met Hans in gesprek te gaan.
Het was de bedoeling om een signaal te geven, hopelijk heeft iedereen de boodschap begrepen en zullen we in de toekomst weer gewoon samen kunnen fietsen, met respect voor elkaar.

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (02 en 09/09/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt zonder bemerkingen goedgekeurd.

Secretariaat en verzekering:

Nieuwe leden :
- Nele Aertsen komt proefrijden
Goedgekeurde ritten op de VWB-kalender 2020 :

Zon 01/03/20	Turnhout – Pater van Clérit, 70 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Tennisclub TTV, Steenweg op Diest 33, 2300 Turnhout, info : h.havermans@telenet.be – 0470/68.37.50 (Herman Havermans)
Zon 15/03/20	Merksplas – Rondrit, 65 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Café De Glenn, Leopoldstraat 59, 2330 Merksplas info : willy-essy@telenet.be – 014/63.45.68 (Willy Pelkmans)
Zat 25/04/20	Oud-Turnhout (Oosthoven) – Arkrit, 60, 95 km, inschrijving 08.00 – 14.00 uur, De Heischuur, Schuurhoven 2, 2360 Oud-Turnhout info : johannes.van-opstal@telenet.be – 0476/36.26.77 (Hans van Opstal) Herselt (Bergom) – Arkrit, enkel 90 km, Cafe ???, ???, 2230 Herselt info : johannes.van-opstal@telenet.be – 0476/36.26.77 (Hans van Opstal)
zon 14/06/20	Merksplas – Spetsersrit, 70 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Café Chapeau, Steenweg op Turnhout 8, 2330 Merksplas info : jacobsjos@scarlet.be – 0475/89.17.38 (Jos Jacobs)
Zon 05/07/20	Turnhout – De Melle-rit, 75 km, inschrijving 08.00 – 10.00 uur, Drukkerij De Melle, Veedijk 37, 2300 Turnhout info : mbr@parkmotors.be – 0496/95.29.44 (Michel Bruijndoncx)
Din 21/07/20	Beerse – Rondrit, 75 km, inschrijving 08.00 – 11.30 uur, ’t Hemeltje, Sint-Lambertusstraat 15, 2340 Beerse info : walter.arlette@pandora.be (Walter Wouters)
Zon 02/08/20	Wuustwezel – Memorial Jos Janssens, 70 km, inschrijving 08.00 – 11.00 uur, Parochiecentrum De Ark, Achter d’Hoven info : fons.gommers@outlook.com 0475/22.88.99 (F. Gommers)
Zat 22/08/20	Vosselaar – Konijnenbergrit, 70 km, inschr. 12.30 – 14.00 uur, Kaffee ‘t Bergske, Renier Sniederspad 17, 2350 Vosselaar info: katena-dvandun@skynet.be – 014/61.53.67 (Staf Druyts)
zat 29/08/20	Oud-Turnhout – Ronde van Oosthoven, 50/70 km, inschrijving 09.00 – 14.00 uur, De Heischuur, Schuurhoven 2, 2360 Oud-Turnhout info : jehanvanherck@telenet.be – 014/42.77.70 (Johan Van Herck)

Aan de ritverantwoordelijken worden gevraagd om de locaties definitief vast te leggen en de ritgegevens na te kijken. Tegen 15 november moeten alle ritgegevens bij de VWB bevestigd zijn.

Afgewerkte dossiers :
- Subsidiedossier Stad Turnhout
- UBO-register
- Nihil-aangifte rechtspersonenbelasting

Evaluatie voorbije activiteiten :

21/09/2019 Toeristische rit Mol (Julien Claes) :
- 32 Katena-fietsers + Julien
- Weinig bestuursleden aanwezig
- Er waren ruim voldoende vlaaien voorzien
- Kost voor de kas 105,55 euro

Komende activiteiten

20/10/2019 Slotvergadering te Merksplas
- Verantwoordelijken : Josee Vermeiren en Essy Musschoot, helpers : Els Lenaerts, Marthe Rombouts, Carine Jespers, Gerda Piedfort, Patrick Leys, May Boons, Danny Van Roey, Ingrid Vosters, Frans Van Hal, Cis Strijbos.
- Dagorde en timing
  – minuut stilte
  – dank aan alle organisatoren en helpers, bijzondere dank aan Guy Daniels
  – verkiezingen (voorzitter(s)) (vermoedelijk Michel aangezien Hans herstelt na
  oogoperatie)
  – aankondiging ongewijzigde lidgelden en timing betaling
  – aankondiging meerdaagsen (af te spreken met Bert Maes en Patrick Leys)
  – aankondiging Katena-avond in het kader van de Warmste Week
  – fotoprojectie (Paul)
  – Jos zorgt voor beamer
  – Demo website en one-drive
- Koffietafel : 2,5 pistolet + koffiekoek + tas koffie/thee/(water?)
- Drank aan toog (Jos) en wat wisselgeld (André) voorzien
29/11/2019 De Warmste Week tvv De Pompoenerie

Voorbereidingen zijn nog niet gestart, de uitwerking moet in volgende nieuwsbrief. Ook op de ledenvergadering bereiken we veel volk.
Herman twijfelt of de leden dit project zullen steunen. Herman mag zelf beslissen of we de activiteit al dan niet laten doorgaan, al dan niet met vermelding van zijn betrokkenheid bij De Pompoenerie als vrijwilliger.

Meerdaagse ritten 2020 :
- Vierdaagse in Winterspelt : verantwoordelijke: Bert Maes.
- Fietsvakantie in Mojacar : is momenteel slechts een idee van meerdere leden.
  Patrick Leys zal verdere info opvragen bij Kortweg Reizen, maar info is nog niet beschikbaar bij Kortweg
- Damesweekend : waarschijnlijk te Straelen (omgeving Kevelaer) in het weekend van
  22-23/08/2020.

Bestuurlijke werking : voorbereiding verkiezingen

Michel ontving volgende kandidaturen :
- Voorzitter / Ondervoorzitter : Michel Bruijndoncx en Hans van Opstal
- Secretaris : Dirk Van Dun
- Schatbewaarder : André Van Looy
- Verantwoordelijke rittenkalender : Willy Pelkmans
- Raadslid : Paul Sels
Jos Jacobs stelt de vraag wie de papieren nieuwsbrief zal maken voor de niet-internet-gebruikers onder de leden. Hij zou bereid zijn om dit voor 2 jaar te blijven doen indien hij in het bestuur blijft.
Ook Jacques Laermans zou nog bereid zijn in het bestuur te blijven.
Aangezien er niet meer dan 8 kandidaten zijn kunnen op de ledenvergadering van oktober geen verkiezingen worden gehouden.
Attentie te voorzien op de ledenvergadering van februari voor de uittredende bestuursleden.
Aanpassing huishoudelijk reglement :
- Iedereen dient mee te fietsen met een fiets die wettelijk in orde is. Dit geldt niet alleen voor leden met elektrische fiets.
- Elke 2 jaar dient de helft van de Raad van Bestuur te worden verkozen
- Het is niet toegelaten het paswoord voor de ledenpagina van de website of de link van de one-drive pagina’s door te geven aan niet-leden.

Communicatie:

Nieuwsbrief #10 (november 2019)
- Deadline artikels = ten laatste vrijdag 25 oktober 2019
- Voorwoord (Hans)
- Betaling lidgelden voor 1 december 2019 (Dirk)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Laureatenlijst (Willy)
- Warmste Week (Herman, indien het doorgaat)
- Nuttige info : sponsors en samenstelling bestuur
Website en One-Drive
- Hans, André en Paul hebben onderling een oplossing uitgewerkt waardoor de One-Drive-pagina’s en de fotopagina geïntegreerd worden in de website. Hierdoor hoeven de leden slechts op één plaats in te loggen met Katena2019 als wachtwoord om alle info te zien.
Communiceren we op de juiste wijze met onze leden ? Wat kan beter ?
- Vorig punt zal website beter actueel houden en vinden van de info vergemakkelijken.
- Mailchimp : leesbereik van 90%
  Momenteel zijn er geen betere, gemakkelijkere gratis alternatieven.
- Aantal papieren nieuwsbrieven is beperkt.

Clublaureaatschap:

Prognose aantal laureaten : 55 (vorige jaren ca. 70).
Hoe komt dit ? Is de betrokkenheid lager ? Scoort men minder helperspunten ? Is het reglement voldoende duidelijk voor nieuwe leden ?
Volgende vergadering bekijken of er leden gedelibereerd dienen te worden. Deze zullen echter niet mee gepubliceerd worden in de nieuwsbrief.
Eventueel kunnen leden nog mee over de streep worden getrokken door helpen bij de Katena-avond tvv De Warmste Week.
Beloning laureaten 2019 : 50 euro na heraansluiting, niet vergeten om ook te bekijken wie recht heeft op terugbetaling kledijwaarborg.
Reglement en beloning 2020 ? Tegen volgende vergadering nadenken over alternatieven.

Varia:

Clubkledij : alle bestelde clubkledij (in totaal voor bijna 1.500 euro) is geleverd, enkel Frank Adriaensen heeft zijn clubkledij nog niet afgehaald. Johan Krijnen heeft gratis een nieuwe koersbroek gekregen.

Rondvraag :

Herman licht toe dat hij niet heeft gereageerd op de beschuldigingen van Bart Waterschoot op verzoek van Dirk, om geen olie op het vuur te gooien met een discussie die buiten de bespreking van agendapunt 1 valt. Hij vindt het jammer dat hij en andere bestuursleden voor alle (vermeende) fouten worden aangepakt en betreurt dat niet wordt gekeken naar al het goede dat er wel is gedaan de afgelopen jaren. Hij vond het ook niet kunnen dat agendapunt 1 Hans en Michel niet aanwezig waren. (Nadien verliet Herman de vergadering)
De vergadering betreurde eveneens de wijze waarop (vermeende) fouten van het bestuur werden opgerakeld en sprak unaniem haar waardering uit voor Herman en hetgeen hij gedurende bijna 20 jaar voor de club heeft betekend.
Toeristische rit bij De Melle : Frans betreurt dat de gelegenheidscafetaria ’s morgens nog niet open was. Dit was niet mogelijk omdat Guy Daniels de toeristische rit ging meefietsen en uiteraard zijn bedrijf wilde afsluiten.
Vansweevelt : nog geen verder nieuws
Veloscoop vraagt een doorkliklink op de Katena-website : 50 euro per jaar
Moeten helpers ook inschrijvingsgeld betalen ? Momenteel vrij, maar wie niet betaalde mag niet ingescand worden. De ritverantwoordelijke moet aan Willy melden of alle voorziene helpers de helperspunten mogen krijgen. Eventueel te bekijken met de reglementen.

Actiepunten

Controle ritgegevens tegen 15 november Ritverantwoordelijken
Vansweevelt en Casa Gusta contacteren Hans
Delen ritten en info vierdaagse met club uit Diest Hans
Organisatie Vierdaagse Bert Maes
Informatie fietsvakantie Mojacar Patrick Leys
Organisatie damesweekend Essy ?
Artikels nieuwsbrief Jos, Hans, Dirk, Willy, Herman
Website kalendertool Hans
Aanpassen huishoudelijk reglement Dirk en Hans
Organisatie Katena-actie voor de Warmste Week Herman
Nadenken over reglement en beloning clublaureaatschap 2020 Allen
Uitbetalen clublaureaatschap André
Terugbetalen kledijwaarborgen André obv info Dirk en Paul
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s Jos, Paul en/of André

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gpsies
Meer plaatselijke promo voor ritten
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven : 04/11/2019 (en 02/12/2019 onder voorbehoud)

VERSLAG RvB NOVEMBER 2019

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd: Druyts Staf en Van Looy André.

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (07/10/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Het verslag wordt goedgekeurd.
Michel vertelde op de ledenvergadering dat kandidaat bestuursleden zich nog kunnen aanmelden tot 31/12/2019. Nochtans was afgesproken dat dit voor 30/09/2019 diende te gebeuren. Hij vertelde dat de helft na 2 jaar uittreedt en niet herverkiesbaar zal zijn. Het niet herverkiesbaar zijn was niet afgesproken, maar werd enkel zo verteld om de druk wat te verhogen. We zullen zien of er nog kandidaten komen voor het einde van het jaar, maar de verlenging van de termijn om zich kandidaat te stellen zal niet meer gepubliceerd worden.
=> Wat op de bestuursvergadering wordt afgesproken, dient te worden gerespecteerd.

Evaluatie voorbije activiteiten :

20/10/2019 Slotvergadering te Merksplas
- 71 deelnemers, waarvan er slechts 65 zich hadden opgegeven.
  Dit geeft wat praktische problemen omdat er voor minder deelnemers besteld wordt en voor minder deelnemers tafels gedekt zijn.
  Misschien in de toekomst op de one-drive-pagina voor de leden een lijst zetten van wie zich heeft ingeschreven, zodat men zelf kan zien dat men nog niet is ingeschreven of dat kameraden hen erop kan wijzen dat ze nog niet ingeschreven zijn ?
- In de toekomst terug best vooraf vermelden wat er per persoon voorzien is.
- Rekening brouwer Klaverblad klopte niet volledig met onze eigen telling. Jos informeert bij de tappers en wijst de brouwer erop indien nodig vooraleer er betaald wordt.
29/11/2019 De Warmste Week tvv De Pompoenerie gaat niet door

Clublaureaatschap

Aantal clublaureaten 2019 : 53 leden, hetgeen een tiental laureaten minder is dan vorige jaren. Aangezien er geen leden zijn die slechts enkele punten tekort komen, worden geen leden gedelibereerd. (Na de vergadering herinnerde Willy er het bestuur aan dat het gebruikelijk is om bestuursleden die onvoldoende punten behaalden ook te delibereren omwille van hun inzet gedurende het ganse jaar).
Eventuele omvorming van reglement en beloning clublaureaatschap 2020
- Aandachtspunten :
  - Clublaureaatschap behouden (eventueel mits aanpassing) of afschaffen ?
  - Moeten leden beloond worden om te komen fietsen ? Dat is toch de reden waarom men aansluit bij een fietsclub ?
  - Helpers moeten goed beloond worden, geen beloning betekent minder helpers.
  - Zonder helpers geen organisaties, zonder organisaties minder inkomsten voor de club. Kan gecompenseerd worden door verhoging afschaffing van het clublaureaatschap en de beloning ervan of door verhoging lidgeld (maar dat ligt moeilijker zolang we over een rijkelijk gevulde kas beschikken).
  - Samen aan een organisatie werken verbetert de samenhorigheid tussen de leden.
  - Wanneer men zelf meehelpt aan een organisatie zal men meer respect hebben tov de inrichters van andere organisaties.
  - Kan er een onderscheid gemaakt worden tussen helpers die een volledige organisatie mee ter beschikking staan en helpers die slechts een minimaal engagement aangaan ?
  - Wat met de leden die owv leeftijd vrijgesteld zijn om te helpen ?
  - Deelname aan onze eigen organisaties stimuleren bij de leden.
  - Indien we enkel onze eigen organisaties laten meetellen voor het laureaatschap kunnen we de uitstaplijsten afschaffen, hetgeen minder administratieve last betekent voor de uitstapleiders. Nadeel : risico dat kliekjes apart ritten gaan rijden en dat we geen zicht meer hebben wie waar rijdt.
  - Kunnen leden die een gans seizoen enkel zaterdag of enkel zondag fietsen ook laureaat worden ?
  - Zijn er alternatieve beloningen ipv 50 euro ?
    Beloningen met clubkledij is praktisch moeilijker sinds we de BioRacer webshop gebruiken. Andere zaken in natura zullen steeds voor- en tegenstanders hebben.
- Een volledige ommezwaai voor 2020 is waarschijnlijk niet mogelijk. Hiervoor zijn er nog te veel van bovenstaande vragen die we ten gronde moeten oplossen. Wel is de vergadering het erover eens dat een bijsturing van het reglement clublaureaatschap wel overwogen kan worden.
- Mogelijk voorstel :
  - Willy werkte een voorstel uit waarbij leden met slechts 1 keer helpen en even veel fietsen ook laureaat kunnen worden.
    voor helpen 75 punten en te behalen punten verlagen naar 125 punten.
    75-plussers zouden dan slechts 35 punten moeten behalen.
  - Er kan overwogen worden om ter promotie van onze eigen organisaties bij onze leden een minimum aantal Katena-organisaties (ritten op VWB-kalender, maar ook toeristische ritten en meerdaagse ritten) in het reglement op te nemen.
  - Willy maakt tegen volgende vergadering enkele simulaties
- Iedereen denkt tegen volgende vergadering na over nog andere alternatieven voor het reglement en de beloning.

Clubreglementen

Eventuele omvorming / vereenvoudiging van de lijst met clubreglementen :
- Michel vraagt of alle reglementen nog van toepassing zijn of dat er zaken zijn die best eens geherformuleerd zouden worden. Best tegen volgende vergadering alles eens overlopen.
- Op de website lijkt de lijst met reglementen vrij lang, doch niet alles onder deze titel zijn reglementen, er staan ook praktische richtlijnen tussen.
  De vergadering is het erover eens dat het wel overzichtelijk is en snel gevonden kan worden.

To do-lijst : uitzuivering en afspraken onafgewerkte taken

De lijst werd overlopen, afgewerkte punten geschrapt, onafgewerkte taken werden bevestigd of toegewezen aan iemand anders. Onderaan dit verslag vind je de bijgewerkte lijst.

Communicatie:

Nieuwsbrief #11 (december 2019)
- Deadline artikels = ten laatste vrijdag 29 november 2019
- Voorwoord met kerstwensen en dank aan Jan Jacobs (Michel)
- Betaling lidgelden voor 1 december 2019 (herhalen)
- Uitstapkalender (winterprogramma herhalen)
- Webshop clubkledij terug open tot 15 december (Paul)
- Vierdaagse Winterspelt (Bert)
- Eventueel fietsvakantie Mojacar (Patrick)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Nuttige info : sponsors en samenstelling bestuur
Website en One-Drive
- Leden (en bestuursleden) die de One-Drive-link(s) niet opgeslagen hadden, geraakten niet meer vlot bij de info. Bij gebruik van de One-Drive-koppelingen via de website moeten ze de (lange) link niet onthouden.
  Hans stelt voor om de link voor het bestuur ook op de website te plaatsen, maar dan met een apart paswoord dat de gewone leden niet kennen (hoewel de rechtstreekse link in je favorieten ook wel blijft werken)
- Archief van nieuwsbrieven werd opgenomen in de One-Drive-pagina voor de leden.
- Een dikke pluim aan André voor het steeds snel updaten van de One-Drive-info.
Flyer Katena-organisaties 2020
- Flyers bij de inschrijving van onze ritten hebben weinig succes. Wel indien plaatselijk bedeeld of bij fietsenzaken.
- Er wordt afgesproken om geen flyers meer te laten maken, maar wel een verzorgde pagina met de ritinfo op de website, die netjes afdrukbaar is en kan gebruikt worden door de (bestuurs-)leden om aan enkele mensen uit te delen.

Nabespreking van gesprek met Rudy, Bart en Cis:

Johan leest een voorbereide tekst voor, waarin hij zijn ergernis uit ivm het gedrag van Rudy, Bart en Cis, alsook over de wijze waarop dit tot nu toe werd behandeld en vraagt dat dit gedrag een halt wordt toegeroepen.
Hans meldt dat hij samen met de betrokkenen na de rit naar de Parkwijk is geweest en dat dit rustig, doch zonder persoonlijk contact is verlopen.
Rudy, Bart en Cis vragen een antwoord van het bestuur op hun verdediging.
Fouten van iemand anders kunnen geen argument zijn om zelf ook de reglementen te overtreden.
Een aantal bestuursleden vragen hen uit de club te weren (hiervoor is een 2/3 meerderheid nodig in de statutaire algemene vergadering der werkende leden), terwijl anderen wat gematigder zijn.
Er wordt afgesproken dat Michel hun verdediging (zeker die van Bart) op papier probeert te bekomen. Hieraan meewerken kan een positieve invloed hebben op de beslissing die we zullen nemen.

Varia:

Clubkledij : Paul zal de webshop laten openen tem 15/12/2019.
28/01/2020 Algemene Vergadering Sportraad Turnhout : Michel en Hans zullen onze club vertegenwoordigen.
06/11/2019 uitnodiging cheque-overhandiging Move for Parkinson : Jacques zal onze club vertegenwoordigen
Vergaderkalender 2020 : Johan zal een reservatieaanvraag doen voor het vergaderlokaal in de Heischuur voor volgende data :
* 13/01/2020
* 10/02/2020
* 20/04/2020
* 29/06/2020
* 07/09/2020
* 30/11/2020

Rondvraag :

Toekenning van VWB-punten bij Katena-organisaties :
Bezoekers van de VWB-website kunnen zien bij welke organisaties nog geen VWB-punten werden toegekend. Katena staat hier tussen met de Arkrit en met de Memorial te Wuustwezel. Nochtans heeft André alles doorgestuurd aan de VWB.
Voor de Arkrit hebben alle deelnemers wel VWB-punten bekomen, maar staan wij vermeld omdat we al jaren de deelnemers voor beide vertrekplaatsen in 1 bestand doorgeven. Te bekijken of dit volgend jaar apart doorgegeven kan worden, doch het is niet zeker of dit mogelijk is omdat beide ritten dezelfde naam dragen.
Bij de Memorial ondervond André technische problemen bij het doorsturen, maar heeft hij alles via mail doorgestuurd met de vraag of er verder van ons nog iets verwacht werd.
Hierop hebben wij geen antwoord meer ontvangen, doch de VWB had het bestand niet verwerkt. Aan Dirk wordt gevraagd de VWB hierop te wijzen. (Bij opmaak verslag heeft de VWB dit al rechtgezet).
Er wordt voorgesteld om ook een attentie voor Jan Jacobs te voorzien voor het ter beschikking stellen van zijn schuur voor de organisatie van de Spetsersrit (met drankuitbating) en voor het opbergen van het materiaal voor de organisatie van ritten en veldtoertochten gedurende vele jaren. De vergadering gaat akkoord met de aankoop van een cadeaubon van 100 euro die bij de handelszaken in Merksplas kan gebruikt worden. Jos zal voor de cadeaubon zorgen, Hans voor de overhandiging aan Jan.

Actiepunten

Checken factuur Klaverblad Jos
Bergomhof contacteren en bevestigen als 2^de vertrekplaats Bergom Hans
Bevestigen ritgegevens tegen 15 november Dirk
Vansweevelt en Casa Gusta contacteren Hans
Organisatie Vierdaagse Bert Maes
Informatie fietsvakantie Mojacar Patrick Leys
Organisatie damesweekend Essy
Artikels nieuwsbrief Jos, Michel, Dirk, Paul, Bert, Patrick
Aanpassen huishoudelijk reglement Dirk en Hans
Nadenken over reglement en beloning clublaureaatschap 2020 Allen
Uitbetalen clublaureaatschap André
Terugbetalen kledijwaarborgen André obv info Dirk en Paul
Nazicht clubreglementen Allen
Netjes afdrukbare ritinfo op website zetten Hans
Webshop clubkledij laten openen tem 15/12/2019. Paul
Algemene Vergadering Sportraad Turnhout (28/01/2020) Michel en Hans
Bijwonen cheque-overhandiging Move for Parkinson (06/11/2019) Jacques
Reservaties Heischuur Johan
VWB contacteren ivm punten Memorial Dirk
Cadeaubon Jan Jacobs Jos en Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s (uitgesteld owv operatie Paul) Paul en André

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gpsies
Meer plaatselijke promo voor ritten
Stad Turnhout : vraag naar gezamenlijk aanspreekpunt integriteit Hans
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: telkens op maandag om 19 uur in de Heischuur te Oosthoven : 02/12/2019

VERSLAG RvB DECEMBER 2019

Aanwezig : Bruijndoncx Michel, Ceelen Frans, Druyts Staf, Havermans Herman, Jacobs Jos, Laermans Jacques, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André, van Opstal Hans en Van Dun Dirk.

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Verslag vorige vergadering Raad van Bestuur (04/11/2019) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen:

Foutje op factuur werd door de brouwer toegegeven, verschil wordt rechtgezet.
Gerda Piedfort heeft recht op terugbetaling kledijwaarborg (100 euro).
De vermelding dat voor uitsluiting leden een 2/3 meerderheid vereist is werd enkel ter informatie in het verslag gezet. Er had geen stemming plaats gevonden.
Verder wordt het verslag zonder opmerkingen goedgekeurd.

Clublaureaatschap

Clublaureaten 2019 : 53 leden, zie lijst in bijlage. Bestuursleden die niet het vereiste aantal punten behaalden worden omwille van hun inzet gedurende het ganse jaar automatisch gedelibereerd. Dit jaar gaat het om Frans Ceelen en Dirk Van Dun.
Eventuele omvorming van reglement en beloning clublaureaatschap 2020
- Na de brainstorm in de vorige vergadering, bespreking van de simulaties die Willy maakte werden volgende aanpassingen goedgekeurd :
  - Vereist aantal punten om clublaureaat te worden daalt van 150 naar 125 punten.
    Voor wie 75 jaar is of wordt in het seizoen volstaat 40 punten (= zoals dit seizoen).
  - Te behalen punten :
    - 5 punten voor alles van Katena (ritten op VWB-kalender, toeristische ritten, meerdaagse ritten voor elke dag waarop niet-deelnemers ook punten kunnen behalen, vergaderingen)
    - 2 punten voor andere betaalde ritten (VWB, Cycling Vlaanderen, ritten voor een goed doel, …)
    - 1 punt voor groepsuitstappen
    - 5 punten voor de uitstapleider
    - 1 keer 50 helperspunten (75-plussers mogen helpen, maar krijgen geen helperspunten)
  - Katena-lidgeld 2021 wordt opgetrokken met 30 euro (dus van 20 naar 50 euro), maar ook de beloning van het laureaatschap wordt met 30 euro opgetrokken (dus van 50 naar 80 euro bij heraansluiting voor 1 januari).
  - Door het nieuwe reglement zou het samen fietsen en samen helpen bij organisaties gestimuleerd worden, waardoor iedereen slechts 1 keer moet helpen en omdat onze eigen organisaties in belang toenemen zou het aantal eigen leden dat eraan deelneemt moeten stijgen.
  - In de praktijk zal het erop neer komen dat wie geen laureaat wordt (= wie niet komt helpen of zeer weinig fietst) 30 euro lidgeld meer zal betalen.
  - We zullen dit goed en tijdig moeten toelichten (op ledenvergadering, op website en in het bewaarnummer van de nieuwsbrief) !

Clubreglementen

Eventuele omvorming / vereenvoudiging van de lijst met clubreglementen :
- Voorstellen tot aanpassing werden besproken. Aangepaste teksten zullen voorbereid worden en voorafgaand aan volgende bestuursvergadering worden bezorgd.
  - Huishoudelijk reglement : Dirk werkt verder uit
  - Standpunt elektrisch fietsen : Dirk werkt verder uit
  - Snelheidsreglement : Dirk werkt verder uit
  - Clubkledij : Michel werkt verder uit

Communicatie:

Nieuwsbrief #11 (december 2019)
- Verspreiding werd uitgesteld tot na deze bestuursvergadering
- Voorwoord werd aangepast
- Betaling lidgelden voor 1 december 2019 (herhalen)
- Uitstapkalender (winterprogramma herhalen)
- Webshop clubkledij terug open tot 15 december
- Vierdaagse Winterspelt
- Eventueel fietsvakantie Mojacar
- Eventuele nieuwe leden
- Nuttige info : sponsors en samenstelling bestuur
Nieuwsbrief #1 (januari-februari 2020)
- Deadline vrijdag 27/12/2019
- Voorwoord met nieuwjaarswens (Hans)
- Uitnodiging ledenvergadering (Dirk)
- Uitstapkalender (Willy)
- Damesweekend (reeds bezorgd)
- Vierdaagse Winterspelt (Bert)
- Eventueel fietsvakantie Mojacar (Patrick, Jan en Jan)
- Eventuele nieuwe leden (Dirk)
- Nuttige info : sponsors en samenstelling bestuur
- Laatste nieuwsbrief voor wie zijn lidgeld niet betaalde.
Website en One-Drive
- Werkt prima !
- Webmaster checkt veiligheid nog verder in het kader van GDPR (privacy)
- Jos bezorgt de files in PDF, Word en eventueel excel aan André en Dirk met Hans in cc.

Afronding bespreking van gesprek met Rudy, Bart en Cis:

Michel heeft (zoals gevraagd) nog gesprek gehad met Bart (zie verslagje dat hij aan het bestuur heeft gemaild op 27/11/2019).
Cis Wouters vraagt om een officiële reactie van het bestuur.
Akkoord om namens het voltallige bestuur een brief aan de 3 betrokkenen te sturen.
Dirk zal de voorstellen die hij uitwerkte (eventueel nog bij te sturen met elementen uit ontwerp brief van Hans) aan het bestuur mailen zodat iedereen nog de kans heeft om opmerkingen of akkoord met de tekst te geven. Bart krijgt een andere brief dan Rudy en Cis.
Rudy verblijft nog in Nieuw Zeeland, dus ofwel via mail ofwel wachten met versturen.

Varia:

Samenstelling bestuur : Jacques Laermans heeft gemeld zijn kandidatuur voor het nieuwe bestuur om familiale reden intrekt.
Vergaderkalender 2020 : maandag 13 januari is de Heischuur niet vrij, onze vergadering verhuist naar dinsdag 14 januari 2020. (overige data zie onderaan dit verslag).
Omwille van deze wijziging verontschuldigt Herman zich voor deze vergadering. Voor de vergadering van februari had hij zich reeds eerder verontschuldigd.
Johan vraagt om in de toekomst sneller te reageren op mails waarin gevraagd wordt welke datum past.
Aanduiding controleur boekhouding : Jos Jacobs is bereid om dit voor boekjaar 2019 op zich te nemen.
Er zijn nog heel wat onbetaalde lidgelden. VWB garandeert ononderbroken verzekering slechts bij betaling voor 15/12/2019.
Verzekering : Danny Cominotto kwam ten val bij een eigen fietstocht en diende een aangifte in. Van de valpartij van Dirk Geysen werd geen aangifte ontvangen.
Go Cycling : Dirk heeft alle inrichtingen doorgegeven. Ritverantwoordelijken hoeven hiervoor verder niets te doen.
Meerdaagsen : de vierdaagse is bijna volzet, voor het damesweekend werd een all-in-prijs (uitgezonderd drankjes) bepaald.

Rondvraag :

Rit naar Katena-museum bij Julien Claes : vooraf bellen naar Julien
Extraatje bij de eerste vergadering van het jaar : moet niet, maar mag zeker.
Voorlopige planning toeristische ritten :
- 04/07/2020 (dag voor de Mellerit) : Turnhout
- 18/07/2020 : Aalst (olv Ludwig Lievens) ?
- 08/08/2020 Balen Wezel ?
- 19/09/2020 Merksplas (naar Lier)
Pater van Clérit : vervanger als ritverantwoordelijke gezocht, rit staat op gps
Cadeaubon voor ter beschikking stelling van zijn schuur gedurende vele jaren werd geapprecieerd door Jan Jacobs

Actiepunten

Bergomhof contacteren en bevestigen als 2^de vertrekplaats Bergom Hans
Vansweevelt en Casa Gusta contacteren Hans
Informatie fietsvakantie Mojacar Patrick Leys
Artikels nieuwsbrief Jos, Hans, Dirk, Willy, Bert, Patrick
Aanpassen reglementen Dirk en Michel
Uitbetalen clublaureaatschap André
Terugbetalen kledijwaarborgen André
Netjes afdrukbare ritinfo op website zetten Hans
Algemene Vergadering Sportraad Turnhout (28/01/2020) Michel en Hans
GDPR-stappenplan uitvoeren Dirk
Inventaris stukken clubmuseum : foto’s (uitgesteld owv operatie Paul) Paul en André

Te onthouden:

Vertrek van elke groep duidelijk aankondigen Alle uitstapleiders
Ritten met eigen uitbating : start aan uitbating ipv aan sporthal Willy en Jos
Betaling consumpties toeristische ritten
Franchise volgwagen Allen
Verzamelen info en suggesties Start to Bike Allen
SWOT-analyse: nadenken over het versterken van onze club Allen
Tijdig informeren naar parcours van ritten dag vooraf of nadien om
overlapping parcours te voorkomen
Eerste pijl hangen aan het vertrek
Papieren wegwijzers (of plan van parcours ophangen)
Late wijzigingen parcours nog laten aanpassen op gpsies
Meer plaatselijke promo voor ritten
Buur verwittigen bij rondrit Merksplas
Bespreking evenwicht dag- en namiddagritten A-groep
Reservaties GC De Marc/kt : vrijdag 28/02/2020 – zondag 25/10/2020
Niet alleen koffie en thee, maar ook water voorzien bij ledenvergaderingen
Goede afspraken met hotels ivm betalingen Inrichters
Annuleringsverzekering voor meerdaagsen Inrichters
Foto’s van productiefouten clubkledij Paul
Samenstellen werkgroep clubarchief (vnl. met het oog op 100-jarig bestaan)
Ingeval van muziek: aangifte Sabam en Billijke Vergoeding niet vergeten Iedereen
Vermelding rekeningnummer bij indienen onkosten
Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

Volgende vergaderingen Raad van Bestuur: in de Heischuur te Oosthoven om 19 uur: dinsdag 14 januari 2020, nadien telkens op maandagen

10/02/2020, 20/04/2020, 29/06/2020, 07/09/2020 en 30/11/2020

Bijlage bij het verslag van de Raad van Bestuur van Katena vzw dd 02/12/2019

Clublaureaten 2019 :

Berrens August Monden Adri

Boonen Ann Musschoot Essy

Boons May Opdebeek Jozef

Broeckx Leo Paeshuyse Luc

Bruijndoncx Michel Pelkmans Robin

Coppens Mia Pelkmans Willy

Daniëls Guy Piedfort Gerda

De Witte Jos Potters Alois

Diels Herman Potters Leo

Dierckx Frank Proost Greet

Druyts Gustaaf Rombouts Marthe

Grimon Julien Schillebeeckx Lutgard

Hapers Gust Sels Paul

Havermans Herman Smets Petrus

Jacobs Jac Strijbos Francis

Jacobs Jos Van de Put Jan

Jacobs Jozef Van Ginneken Jef

Jespers Carine Van Hal Frans

Jespers Jan Van Herck Johan

Krijnen Johan Van Looy André

Laermans Jacques van Opstal Hans

Lauwers Xavier Verbist Jozef

Leys Patrick Verboven Stan

Maeriën Frans Vermeiren Josee

Maes Bert Wouters Jos

Maes Ivo Wuyts Patrick

Mol Louis