Verslagen Bestuursvergaderingen 2025

 

BESTUURSVERGADERING KATENA VZW

VERSLAG VAN 7 APRIL 2025 / 3 

Aanwezig:                     Geerts Jan, Goossens Jef, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, en Van Dun Dirk.

Verontschuldigd :          Van Looy André

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

 

  1. Verslag vorige bestuursvergadering (03/03/2025) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen :

Verslag goedgekeurd zonder verdere opmerkingen.

  1. Voorbije periode :
  • 23/03/2025 UCI Gravel Series Turnhout :
    17 helpers (+ Dirk die werd opgetrommeld om de broodjes rond te brengen), alles goed verlopen, complimenten gehad van de organisatie, vergoeding is reeds aan de helpers gestort, hopelijk maken een aantal helpers de ontvangen vergoeding over aan de clubkas zoals vorig jaar..
  • Opkomst en indrukken eerste maand van het seizoen :
    Erg matige opkomst, meestal een dertigtal fietsers per dag, gespreid over de groepen.
    Positief is wel dat Luc Guns de kliek rond Rudy Waterschoot heeft kunnen overhalen om terug meer met Katena te komen fietsen.
    Suggestie om het groepsgevoel meer te beleven : uitstapleiders laten afspreken om na de rit op dezelfde plaats samen iets te drinken. Dit is zeker het proberen waard, maar de uitstapleiders moeten onderling afstemmen vooraleer ze allemaal hun rit hebben uitgestippeld.
  1. Komende periode:
  • 26/04/2025 Acht van Katena :
    • Er zijn nog weinig inschrijvingen, er zouden nogal wat leden verhinderd zijn.
    • Johan (die zelf niet aanwezig kan zijn) heeft contact opgenomen met Luc Sels (0486/63.54.48), die concierge is op het HIVSET. Luc zal de ganse dag beschikbaar zijn, Jan Van de Put en Sonja Geudens hebben zich ook gemeld als helper.  Praktische afspraken moeten hen nog worden meegedeeld.  (Ondertussen heeft bij afwerken van het verslag André zich ook opgegeven als helper).
    • André zal de brouwer nog vastleggen (Drinkcenter Oud-Turnhout of het Klaverblad Beerse) voor onze verschillende organisaties. Glazen voor speciale bieren moeten zeker nog worden voorzien.  Bij HIVSET kan de drank geleverd worden vanaf vrijdag 18 uur (Jan Geerts en Jef Goossens kunnen hierbij komen helpen).
    • Het koffieapparaat van HIVSET kan niet gebruikt worden. Tony Goossens (die ook niet aanwezig kan zijn) zal bij André een percolator voor 40 tassen leveren en zorgt ook voor koffie en bijbehorende benodigdheden.  Jan Geerts kan zorgen voor waterkoker om thee te maken.
    • Ontvangst vanaf 8 uur, vertrek om 9 uur, ’s morgens ook koffie en thee voorzien.
      Alle dranken aan dezelfde prijs dan in De Schoor. (Wie ging er een fotootje maken van de prijslijst daar ?)
    • Bij de start wordt een suikerwafel meegegeven, ’s middags croque monsieur, koffie en thee gratis.
    • Johan gaat vooraf winkelen met André (suikerwafels, brood, kaas, hesp, enkele zakken chips)
    • Er zijn enkele bestuursleden die een croque-monsieurtoestel willen uitlenen (ik meen mij te herinneren Jan Geerts, Dirk Van Dun, Jef Goossens, Johan Van Herck. Mocht dit niet kloppen laat het dan aan het ganse bestuur weten). 
    • Keukenhanddoeken (Dirk), vaatdoek(en), afwasproduct ook niet vergeten.
    • Spandoek, pijl of bordje tegen de straat hangen zodat de leden weten waar ze moeten zijn.
  • 17/05/2025 Arkrit :
    • Tony Goossens (ritverantwoordelijke), Marthe Rombouts, Henri Baetens, Jan Geerts en Jef Goossens hebben zich ook opgegeven. Nog minstens 1 helper bijvragen, want inschrijftafels apart voor gewone ritten en gezinstocht, uploaden van gpx en horeca met pannenkoeken voor de gezinstocht.  (In de voormiddag kunnen Paul en Lutgard indien nodig mee inschrijven).
    • De 3 ritten werden omwille van veiligheid (kermis en evenementen in Kasterlee) aangepast door Jos De Witte. Dirk moet de wijzigingen nog doorgeven aan de betrokken gemeenten. 
    • Er is voor de gezinstocht geen pauze voorzien. Wie dit wenst kan eventueel in Schoonbroek een horecazaak bezoeken.  Deelnemers aan de gezinstocht betalen 5 euro en krijgen een bonneke voor een pannenkoek bij aankomst.  (pannenkoeken eventueel gemaakt aan te kopen, ingeval van tekort is Lidl vlakbij, er zou in Zweepes Ven een microgolf aanwezig zijn)
    • Jan Geerts en Jef Goossens gaan vrijdagavond de pijlen van de gezinstocht hangen. Tijdig met André afspreken om ten laatste donderdag de pijlen, splitsingsborden, paaltjes en voldoende gevaarborden op te halen.  Op de pijlen van de gezinstocht moet datum en naam + telefoonnummer van de organisator geplakt worden.
    • 400 flyers A5, 5 affiches A4 en 10 affiches A3 laten drukken bij Bartels.
      Voorzijde van de flyers gezinstocht, achterzijde Arkrit.
      Tegelijk voor Merksplas (voorzijde gezinstocht, achterzijde Spetsersrit en Gravelrit)
      Verspreiding rond 1 mei voor de Arkrit, ook op Kempen Fietst voor beide organisaties.
  • Helperslijst :
    • Spetsersritten : Dirk Van Dun nog toevoegen als inschrijver, nog helpers gevraagd voor afpijling gezinstocht op vrijdag.
    • Ronde van de Grensstreek : momenteel zijn er 3 helpers, een vijftal helpers volstaan (als ze de ganse dag helpen), dus nog enkele bijvragen.
      Hoe extra volk naar deze organisatie lokken naast onze gewone deelnemers ?
    • Sluitingsrit : eveneens nog helpers gevraagd
    • Helpers die zich opgeven voor een rit waar al voldoende volk is best vragen of ze ook een andere rit willen helpen.
    • Opgeven als helper stimuleren via de website en de nieuwsbrief, maar opletten dat er nog voldoende andere info in de nieuwsbrief staat, anders wordt de nieuwsbrief niet meer gelezen. Misschien ook terug proberen er verslagen van ritten in te krijgen.  van de vierdaagse.
  • Dirk geeft toelichting bij de ontvangen toelatingen.
  1. Financiën
  • Status sponsorbezoeken :
    Jan Verhoeven bracht ons in contact met Hello Velo. Dit leverde 50 euro sponsoring op.
    Johan heeft Patrick Leys aangesproken om te informeren of Miraneau bereid zou zijn om ook te sponsoren.
    Dirk Van Dun plant nog een sponsorbezoekje bij Van de Water.
  1. Clubkledij :
  • De bestellingen die Levhel heeft ontvangen zijn te beperkt om de bestelling te laten doorgaan. Er hebben slechts 3 leden een bestelling geplaatst, goed voor 1 trui korte mouw, 3 korte bretelbroeken, 1 herfstvest, 1 thermo wintervest, 1 lange bretelbroek 1 buff en 1 bandana.
    Het probleem is vooral dat het om losse stuks gaat, hetgeen in productie neer komt op maatwerk.  Dat kan niet aan de afgesproken prijzen.
  • Sander Steurs en nog iemand uit Vosselaar zijn komen proefrijden, maar het is op dit moment nog niet zeker of zij zullen aansluiten.
  • Paul zal met Levhel proberen een oplossing uit te werken.
  1. Communicatie:
  • Nieuwsbrief mei : deadline 25/04/2025
    • Voorwoord (Jan)
    • Kalender (Willy)
    • Voorbije en komende periode (Jos)
    • Verlenging bestelling clubkledij (Paul, maar dit komt te vervallen na uitwerken van een oplossing met Levhel)
    • Herinneren datum bbq
    • Vraag naar 1 helper voor de Arkrit (helperslijst meesturen)
    • Nuttige info (bestuur en sponsors)
      nieuwe sponsor Hello Velo niet vergeten (+ eventuele andere nieuwe)
  • Website en social media : idem
  1. Varia:
  • Dirk Van Dun is beroepshalve verhinderd om de bestuursvergadering bij te wonen op 5 mei. Er wordt voorgesteld om de vergadering te verplaatsen naar dinsdag 6 mei (is bevestigd).
  • Er wordt niet ingegaan op een aanbod van Nicolas Lombardi voor een gratis fotoshoot van sportactiviteit van onze club.
  • De wijzigingen in het bestuur zijn verschenen in het Staatsblad en de wijzigingen werden in orde gebracht in het UBO-register.
  1. Rondvraag:
  • Nihil

Volgende vergadering : dinsdag 6 mei 2025 om 19 uur
Daarna op 2 juni, 4 augustus, 1 september, 3 november, 8 december.

Actiepunten

  • Nieuwsbrief                                                             Jos, Jan, Willy
  • Brouwer contacteren voor onze verschillende organisaties André
  • Aankopen voor Acht van Katena Johan en André
  • Percolator en benodigdheden voor Acht van Katena Tony
  • Croque monsieur-toestellen / waterkoker Jan, Dirk, Jef, Johan
  • Ontwerp Flyer Arkrit en Spetsersritten / laten drukken André / Willy
  • Rudi Sels vragen om uitstapleider te worden Jan
  • Motiveren en ronselen ritverantwoordelijken en helpers allen
  • Sponsorbezoeken (Van de Water)                                                            Dirk
  • Nadenken over lokken extra volk naar Ronde van de grensstreek Allen

Te onthouden:

  • Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie
  • Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal Willy, Jos, André
  • Bij ritten op verplaatsing vertrekuur aan Sporthal vermelden Willy, Jos, André
  • Betaling consumpties toeristische ritten                                    
  • Evaluatie reglement vergoeding organisator(en) meerdaagse ritten allen
  • Algemene Vergadering Sportraad op 15/05/2025 om 19 uur Jan en André
  • Aanbod klankbord/brainstorming/winteractiviteiten Jan Meeusen
  • Franchise volgwagen Allen
  • Meer plaatselijke en social media-promo voor ritten
  • Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout
  • Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 570.808

Verslaggever : Dirk

 

  BESTUURSVERGADERING KATENA VZW 

VERSLAG VAN 3 MAART 2025 / 2 

  

Aanwezig:                     Geerts Jan, Goossens Jef, Jacobs Jos, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk. 

Verontschuldigd :          Pelkmans Willy 

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  

  

  1. Verslag vorige bestuursvergadering (20/01/2025) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen : 

Verslag goedgekeurd zonder verdere opmerkingen. 

  1. Voorbije periode :  
  • 07/02/2025 Bestuursetentje : alle bestuursleden en partners (tegen betaling) waren aanwezig, lekker gegeten, kost van de bestuursleden voor de kas 472 euro. 
  • 08/02/2025 (uitgestelde) winterwandeling in het Turnhouts Vennengebied, o.l.v. Jan Meeusen en een gids van Natuurpunt.  Het weer was beter, hier en daar werd interessante info gegeven.  Wandelingen mogen volgende winter zeker op het programma blijven. 
  • 21/02/2025 Algemene Informele Ledenvergadering : 54 leden namen deel, een aantal zieken en verontschuldigden plus één die achteraf meldde dat hij het glad vergeten was na een familiebijeenkomst eerder die dag.  Jef Goossens officieel aangesteld als bestuurslid.   
    Na de wissel voorzitter/ondervoorzitter maakte de nieuwe voorzitter een goede start. 
  • 22/02/2025 uitvaartdienst Chris van Gils : goede vertegenwoordiging van de club, complimenten ontvangen voor in memoriam-tekst en communicatie van de familie en de leden. 
  1. Komende periode:  
  • 23/03/2025 UCI Gravel Series Turnhout :  
    Er haakten enkele helpers af, waardoor de plaatsjes nog maar net opgevuld zijn (de 2 laatste reserven hadden zich slechts onder voorbehoud opgegeven).  De zelfde plaatsen als vorig jaar moeten bemand worden, maar aangezien de start vroeger is, moeten we vroeger op post zijn en zal de taak er sneller op zitten.  Nog geen verdere info ontvangen.  Nog te checken hoe het zit met de individuele vrijwilligersovereenkomsten, waarin afspraken staan, contactgegevens van verantwoordelijke, en waarop vrijwilligers hun rekeningnummer kunnen invullen voor het ontvangen van de (eventuele) vrijwilligersvergoeding.  Wordt vervolgd. 
    In het promo-filmpje kwamen onze leden maar heel even in beeld.  De suggestie werd gedaan om zelf een filmpje te laten maken voor onze club, dat dan ook op de website kan geplaatst worden. 
  • 26/04/2025 Acht van Katena :  
    Johan heeft de refter van HIVSET vastgelegd.  André zal de brouwer nog vastleggen (Luc Dierckx of het Klaverblad uit Beerse) voor onze verschillende organisaties en maakt de nodige afspraken wanneer geleverd kan worden en de drank koel gezet kan worden. 
    Er zou een koffieapparaat staan, maar Luc Sels kent de werking ervan niet. Verder inlichtingen in te winnen.  Jef Goossens informeert naar dubbel koffieapparaat van een andere vereniging die dit niet meer gebruikt. 
    Er wordt afgesproken om ’s middags een gratis croque te voorzien (zonder groenten) en koffie/thee.  Eventueel kan bij de start een suikerwafel meegegeven worden. 
    Er zijn enkele bestuursleden die een croque-monsieurtoestel willen uitlenen.   
    Aanwezigheid vooraf laten melden (bij slecht weer kan men ook langs komen) 
    Er zijn voor deze organisatie nog geen helpers opgegeven.  Best via website en nieuwsbrief een viertal helpers zoeken met vermelding taak (snacks helpen maken, toog, bediening). 
  • Helperslijst : 
    • Arkrit : Tony Goossens (ritverantwoordelijke), misschien komt Mia ook wel mee, Marthe Rombouts heeft zich ook opgegeven. Volgens Johan volstaat 5 helpers (indien ze de ganse dag blijven helpen).  Er is ook een gezinstocht die gepijld moet worden. 
      Extra promo te voorzien : indien we flyers en enkele affiches laten drukken moeten ze ook wel verspreid worden, bij voorkeur in Oud-Turnhout zelf.  André maakt ontwerp. 
      Welke kanalen kunnen we nog benutten ?  (o.a. affiche aan kippenkraam van Eric).   
      Krijgen deelnemers aan gezinstocht iets bij aankomst ? Stopplaats onderweg ? 
    • De Mellerit : Guy Daniels heeft toegezegd, Erwin Hens wordt ritverantwoordelijke voor de gravelrit, Luc Guns mag toegevoegd worden voor De Mellerit (hopelijk als verantwoordelijke).  Jef Goossens verhuist van de Mellerit naar de Arkrit. 
      Vorig jaar te weinig werk voor het aantal helpers dat er was. 
      André wil dit weekend ook wel wat mee coördineren en helpen (toog zaterdag en/of inschrijving zondag) 
    • Ronde van de Grensstreek : een vijftal helpers volstaan (als ze de ganse dag helpen) 
      Hoe extra volk naar deze organisatie lokken naast onze gewone deelnemers ? 
    • Helpers die zich opgeven voor een rit waar al voldoende volk is best vragen of ze ook een andere rit willen helpen.   
  • Dirk geeft toelichting bij de ontvangen toelatingen. 
  1. Financiën 
  • Status sponsorbezoeken : TTV (bevestigd, maar nog niet betaald) en Van de Water nog te bezoeken door Dirk).  Mollenhof en De Glenn sponsoren niet meer.  In’t Ven sponsort terug. Op de ledenvergadering deed Jan een oproep aan de leden om zelf ook sponsors aan te brengen. 
    Johan stelt voor om een sponsorvraag te stellen per mail aan de Miraneau. 
    i-Fitness is enkel bereid om te sponsoren in de vorm van korting op activiteiten bij hen. 
  1. Brainstorm :   
  • Hoe leden motiveren om zich als helper of uitstapleider op te geven ?
    • Het is erg vervelend om zelf helpers te ronselen, maar persoonlijk aanspreken werkt het best. 
    • Taakbeschrijving uitwerken zodat duidelijk is wat er verwacht wordt (maar mag ook niet afschrikkend werken, anders haakt men ook af, dus hou het simpel). 
    • Poging taakbeschrijving ritverantwoordelijke : 
      1. Ganse dag van de rit verantwoordelijk op de ritlocatie. 
      1. Praktische afspraken vooraf met zaaleigenaar (reservatie wordt vooraf door het bestuur geregeld) 
      1. Taakverdeling onder de helpers 
      1. Bij eigen uitbating zorgen dat praktische zaken geregeld zijn (dit is niet het zelfde dan dit zelf doen) zoals ophalen en terugbezorgen van de sleutel van de zaal, drank in- en uitladen, benodigdheden (afwasproduct, citroen voor bij de thee, melk, suiker, koekje voor bij de koffie, …) 
      1. Ingeval van een gezinstocht : zorgen dat de pijlen gehangen worden 
      1. Rit uitstippelen hoeft niet, maar mag (indien dit gebeurt uiterlijk in oktober jaar voordien) 
    • Voor uitstapleider de week voor er vraagtekens staan op de kalender bij het drankje na de rit iemand aanspreken of in de groep vragen of er iemand de week nadien voor een keertje uitstapleider wil zijn.  Wanneer men dan ervaart dat het wel meevalt kunnen we er misschien meer beroep op doen. 
  • Waar/wanneer gaan we iets extra doen en wat ? (alternatief voor laureaatschap)
    • Vrijstelling inschrijvingsgeld bij de Katena-ritten op VWB-kalender 
    • Behoud gratis consumpties bij toeristische ritten 
    • Eventueel korting deelnameprijs seizoensafsluiting 
    • Afhankelijk van het succes van onze organisaties kan er iets meer of minder gegeven worden. 
    • We “moeten” het lidgeld niet teruggeven. 
  1. Communicatie: 
  • Nieuwsbrief april : deadline 27/03/2025
    • Voorwoord (Jan) 
    • Kalender (Willy) 
    • Voorbije en komende periode (Jos) 
    • Vraag naar helpers en uitstapleiders (helperslijst meesturen) 
    • Aankondiging Acht van Katena 
    • Helpers gevraagd voor Acht van Katena (horeca) en Spetsersrit (inschrijving) 
    • Nuttige info (bestuur en sponsors) 
      Mollenhof en De Glenn niet meer, In ’t Ven Sport er terug bij (+ eventuele andere nieuwe) 
  • Website en social media : idem
    • Inschrijvingsformulier Acht van Katena  
  1. Varia: 
  • Jan Geerts vraagt of Rudy Sels uitstapleider wil worden. 
  • Overzicht zaalreservaties die in orde zijn : 
    26/04/2025 Acht van Katena = Hivset 
    17/05/2025 Arkrit = Zweepes Ven  
    06/09/2025 Ronde van de grensstreek = Zweepes Ven 
    04/10/2025 Sluitingsrit = Zweepes Ven 
    27/02/2026 Algemene Vergadering = Hivset. 
  1. Rondvraag: 
  • Waarom in het begin van het seizoen al elke zaterdag een lange rit, waarvan 3 op verplaatsing ?   
    Vorige vergadering werd afgesproken om de René Dillen Classic niet te programmeren. 
    Dit gebeurde toch en er namen 11 leden deel, terwijl er voor de ritten aan de sporthal  
    slechts in totaal 12 leden genoteerd werden voor de andere groepen samen.  Dit zorgt voor kleine groepjes aan de sporthal, waardoor leden die niet of minder gefietst hebben in de winter sneller in de problemen komen.  Dit is weinig motiverend om de week nadien (weer in een klein groepje) te komen fietsen.  Anderzijds toont de opkomst bij de René Dillen Classic ook wel aan dat er toch wel vraag naar is dergelijke ritten. 
    Er zou in het begin van het seizoen toch de mogelijkheid moeten zijn dat de leden in groep via een lager aantal kilometers hun conditie op te bouwen. 
  • Aangetekende zending ontvangen voor Katena, inhoud nog niet bekend (nog niet afgehaald omdat het postkantoor niet open was) 

Volgende vergadering : 7 april 2025 om 19 uur 
Daarna op 5 mei, 2 juni, 4 augustus, 1 september, 3 november, 8 december. 

Actiepunten 

  • Nieuwsbrief                                                                                                  Jos, Jan, Willy 
  • Formaliteiten staatsblad                                                                               Dirk 
  • Taakverdeling en richtlijnen UCI Gravel Series                                           André 
  • Brouwer contacteren voor onze verschillende organisaties                        André 
  • Informeren koffieapparaat HIVSET                                                              ? 
  • Informeren dubbel koffieapparaat vereniging                                              Jef 
  • Ontwerp promo Arkrit                                                                                   André 
  • Nadenken over extra promo Arkrit                                                               allen 
  • Rudi Sels vragen om uitstapleider te worden                                              Jan 
  • Motiveren en ronselen ritverantwoordelijken en helpers                             allen 
  • Sponsorbezoeken (TTV & Van de Water)                                                   André & Dirk 
  • Nadenken over lokken extra volk naar Ronde van de grensstreek             Allen 

  

Te onthouden: 

  • Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie                                 Ritverantw. 
  • Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal                   Willy, Jos, André 
  • Bij ritten op verplaatsing vertrekuur aan Sporthal vermelden                      Willy, Jos, André 
  • Betaling consumpties toeristische ritten                                                       Ritverantw. 
  • Evaluatie reglement vergoeding organisator(en) meerdaagse ritten           allen 
  • Algemene Vergadering Sportraad op 15/05/2025 om 19 uur                      Jan en André 
  • Aanbod klankbord/brainstorming/winteractiviteiten                                     Jan Meeusen 
  • Franchise volgwagen                                                                                   Allen 
  • Meer plaatselijke en social media-promo voor ritten 
  • Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout 
  • Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 0863.570.808 

Verslaggever : Dirk 

  

BESTUURSVERGADERING KATENA VZW 

VERSLAG VAN 20 JANUARI 2025 / 1 

 

Aanwezig:                     Geerts Jan, Jacobs Jos, Pelkmans Willy, Sels Paul, Van Herck Johan, Van Looy André en Van Dun Dirk. 

Op uitnodiging :            Jef Goossens (kandidaat bestuurslid) 

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  

  

  1. Verslag vorige bestuursvergadering (16/12/2024) en eventuele opvolging van aandachtspunten die niet apart op de dagorde voorkomen : 
  • Rechtzetting datum toeristische rit Turnhout (De Melle) : 5 juli 2025 
  • Verslag goedgekeurd zonder verdere opmerkingen. 
  1. Financiën 
  • André bezorgde het financieel verslag 2024 met vergelijking tov begroting 2024 en een ontwerpbegroting voor 2025. 
  • Er werd een positief resultaat gepresenteerd van 5.337,15 euro. 
  • De meerdaagse ritten zijn steeds break-even, maar de inkomsten en uitgaven zitten niet steeds in hetzelfde jaar.  Zo werden 7.790 euro voorschotten al in 2023 ontvangen, waarvan de uitgaven pas in 2024 geboekt konden worden.  Zo werden in 2024 enerzijds ook 1.600 euro aan voorschotten ontvangen voor het damesweekend, dat pas in 2025 betaald zal worden, en anderzijds werden in 2024 door de club al voorschotten betaald voor hotels tijdens de vakantierit 2025 naar Nancy.  Hiervoor zullen we de inschrijvingsgelden pas in 2025 ontvangen.  Hierdoor daalt het bedrag in kas met 1.780 euro van 37.154,82 euro naar 35.374,47 euro. 
  • De VWB-ritten brachten ca. 2400 euro op, terwijl onze toeristische ritten 233 euro hebben gekost (consumpties), de ledenvergaderingen 1.169 euro en de barbecue 900 euro.  Op de eindeseizoensrit hielden we 327 euro over. 
  • Aangezien de boekhouding het ganse jaar transparant gevoerd werd en eventuele tussentijdse opmerkingen konden worden gegeven, waaraan steeds het gepaste gevolg werd gegeven (vergissingen zijn immers menselijk), wordt er geen apart formeel nazicht van de boekhouding meer gevraagd. 
  • De voorlopige begroting vertoont een overschot van 3.688 euro.  Als compensatie voor het wegvallen van de beloning voor het clublaureaatschap zullen echter voordelen worden toegekend aan de leden in 2025.  Het bestuur is akkoord met de ontwerpbegroting mits toevoeging van de kosten van deze voordelen. 
  1. Voorbije periode :  
  • Status aansluitingen 2025 : (zie bestuurspagina bij de boekhouding op het tabblad lidgelden) 
    • Volgende leden hebben zich niet meer aangesloten : Luc Hulselmans, Michel Sips, Leen Remijsen, Joan Vissers, Adri Monden, Xavier Lauwers, Gunter Werner en Guy Van Eeckelen.  Els Lenaerts wordt verzekeringslid via de gezinsaansluiting van Bart. 
    • We tellen 87 fietsende leden (11 minder dan vorig jaar). 
    • Fonne Gommers en Stan Verboven vervangen Frans Heylen en Frans Ceelen (die overleden zijn) als ere-lid.  Julien Claes en Walter Van der Burg blijven ere-lid, waardoor het aantal ere-leden 4 blijft. 
  • 21/12/2024 : Kerstwandeling te Merksplas o.l.v. Willy Pelkmans en Essy Musschoot.  Het weer zat niet erg mee, maar voor Katena-fietsers was dat geen bezwaar.  De 11 deelnemers konden nadien nog gezellig genieten bij een drankje. 
  • 14/01/2025 : een 15-tal leden hebben op verzoek van stad Turnhout gefigureerd in een promofilmpje voor de UCI Gravel Series. 
  1. Komende periode:  
  • 25/01/2025 : wandeling in het Turnhouts vennengebied o.l.v. Jan Meeusen 
    We starten aan de Klein Engelandhoeve.  16 deelnemers (+2 misschien) hebben zich aangemeld. 
  • 07/02/2025 : bestuursetentje in de Miraneau  
    Iedereen informeert Johan of zijn partner al dan niet meekomt, dan zorgt Johan voor reservatie.  Kosten partners zullen achteraf worden geregeld.  
    De sponsors van Detech komen niet. André zorgt voor attenties, Dirk voor dankbrief. 
    Afspraak om 19u30 (=correctie na reservatie). 
  • 21/02/2025 : Algemene Informele Ledenvergadering / Statutaire algemene vergadering 
    • Inschrijven voor 10/02/2025 – inschrijvingsformulier op de website te voorzien 
    • Catering zoals vorig jaar :  
      Essy zorgt voor de smosbroodjes 
      Paul zorgt voor cava en fruitsap 
      Jos zorgt voor bestelling van het nodige gerief uit de keuken 
    • Inkom : 
      Willy zorgt voor de aanwezigheidslijst 
      Dirk zorgt voor de aangifteformulieren van de verzekering en bestelde attesten voor tussenkomst ziekenfonds 
    • Dagorde :  toespraken worden vooraf uitgewisseld (Jos / Jan / André / Dirk => ppt) 
      * verwelkoming (Jos) 
      * terugblik voorbije seizoen (Jos) 
      * financieel verslag en begroting (André) 
      * bedanking sponsors en oproep aanbrengen nieuwe sponsors (André) 
      * toelichting laureaatschap (Jan) 
      * vaste bestelmomenten clubkledij (Jan) 
      * filmke Turnhout uit 1946 van 15’ met korte intro van Jan Meeusen ? 
      * samenstelling bestuur (Dirk) 
      * voorstelling jaarprogramma (enkel de grote lijnen en de wijzigingen) (Jan) 
      * toelichting snelheidsreglement (Jan) 
      * oproep helpers en uitstapleiders (Jan) 
      * oproep aanbrengen sponsors (Jan) 
      * afsluiten vergadering en verwijzen naar De Mart voor gezellige nababbel tussen pot en  
         pint (Jan) 
    • Administratieve formaliteiten Statutaire Algemene Vergadering en publicatie wijzigingen bestuur in het Staatsblad : Dirk 
    • Johan is al verontschuldigd 
  • 23/03/2025 UCI Gravel Series Turnhout : 20 helpers (+ 2 onder voorbehoud) hebben zich aangemeld.  Dit zal wel voldoende zijn.  Vorig jaar werden 359 euro aan vrijwilligers-vergoedingen aan de club doorgestort. 
  • Helperslijst : aankondigen in de nieuwsbrief, oproep en opgeven op de ledenvergadering 
    Arkrit : Tony Goossens als ritverantwoordelijke vragen voor Zweepes Ven 
    De Mellerit : Guy Daniels heeft toegezegd, nog wel ritverantwoordelijke gezocht 
    Ronde van de Grensstreek : ritverantwoordelijke gezocht voor Zweepes Ven 
  • Dirk geeft een overzicht over de status van de toelatingen.  Vooral voor de gravelrit waren er aandachtspunten, doch die zijn door Willy opgelost. 
  1. Ontwerp jaarkalender 2025 :   
  • Willy bezorgde het ontwerp van de jaarkalender via mail en werd ook op de website opgenomen bij de activiteiten. 
  • De René Dillen Classic nog te schrappen als 1e rit van het jaar. 
  • Overzicht : 
    * nog slechts 1 ledenvergadering (ipv 2) 
    * 4 Katena-organisaties op de VWB-kalender 
    * 3 Toeristische ritten (waaronder de Acht van Katena) 
    * 2 speciallekes (rit in Aalst en ronde van de Voerstreek) 
    * 3 meerdaagsen 
    * barbecue 
    * eindeseizoensrit 
  • Johan en André gingen kennismaken met de lokalen van HIVSET, waar ons lid Luc Sels concierge is.  Locatie (ingang langs Apostoliekenstraat, ondergrondse parking beschikbaar, fietsen kunnen op een speelplaats weg van de straat) is zeker geschikt.   
    Tafels en stoelen staan opgesteld, beamer is aanwezig.  Brouwer en percolator zelf te voorzien.  Kostprijs : 100 euro, maar niet beschikbaar tijdens schoolvakanties.   
    3 mei zou nog vrij zijn.  Johan tracht deze locatie vast te leggen voor de Acht van Katena. 
  1. Voorstel vergaderkalender : 
  • 3 maart, 7 april, 5 mei, 2 juni, 4 augustus, 1 september, 3 november, 8 december. 
  • We vergaderen niet in februari, juli en oktober. 
  1. Communicatie: 
  • Nieuwsbrief februari : deadline 31/01/2025 
    • Voorwoord (Jos) 
    • Kalender (Willy) 
    • Uitnodiging informele algemene ledenvergadering (Dirk) 
    • Voorbije en komende periode (Jos) 
    • Vraag naar helpers en uitstapleiders (helperslijst meesturen) 
    • Voorschot vierdaagse tegen eind januari (herhalen) 
    • Voorschot meerdaagse Nancy en afsluiting op 15/02/2025 (Willy) 
    • Nuttige info (bestuur en sponsors) 
  • Website en social media : idem 
    • Inschrijvingsformulier ledenvergadering  
  1. Varia: 
  • Michel Bruijndoncx heeft zich afgemeld als uitstapleider omwille van zijn nieuwe job. 
    Jan Geerts is bereid om uitstapleider te worden en vraagt ook Rudy Sels. 
  • 07/09/2025 Sportbeurs : Stad Turnhout vraagt of Katena mee doet. 
    Met een klein, verzorgd standje (zoals enkele jaren geleden) val je niet op tussen de sportterreinen waar actie bezig is.  Bij de cultuurmarkt vielen we wel op (tussen andere statische standjes) met het fietsen op rollen, maar dat was vooral bij kinderen.  Anderzijds ontvangen we wel bijna 2.000 euro subsidie.  We verwachten er geen leden te kunnen aantrekken.  Bijgevolg zijn we niet geneigd mee te doen. 
  • Reservaties grote zaal GC De Marc/kt te Merksplas : 
    Jos Jacobs tracht de zaal te reserveren op een vrijdagavond eind februari 2026 voor de  
    algemene informele ledenvergadering. 
  1. Rondvraag: 
  • Vraag of het niet goed zou zijn de mannen van Aalst een Katena-windstopper te laten aandoen bij hun deelname aan onze toeristische ritten, zodat ze er bij horen. 
    Suggestie wordt niet weerhouden. 
  • Sponsorbezoeken : 
    • TTV : André 
    • VAG : Jos 
    • Mast : Jan Van de Put (Johan spreekt Jan aan) 
    • Van de Water : Dirk 
    • Veloscope : Willy 
    • In ’t Ven : André 
    • De Mart : Jos 
    • Sels : Paul 
    • Mollenhof : Jos 
    • Miraneau : Johan 
    • LeVHel : Paul 
    • Smeyers : Paul 
    • DR Bikes : Tony ? 
    • I-fitness : Jef 
    • De Glenn sponsort niet meer. 
  • Willy verontschuldigt zich voor de bestuursvergadering van 3 maart 

  

Actiepunten 

  • Nieuwsbrief                                                                                                    Jos, Willy, Dirk 
  • Organisatie ledenvergadering                                   Jos, Jan, Willy, Essy, Paul, André, Dirk 
  • Formaliteiten statutaire algemene vergadering                                           Dirk 
  • Motiveren en ronselen ritverantwoordelijken en helpers                             allen 
  • Brouwer contacteren voor onze verschillende organisaties                        André 
  • Reservatie HIVSET                                                                                      Johan 
  • Uitwerken Acht van Katena / gezinsdag 2025                                             Patrick Leys 
  • Reservatie GC De Marc/kt voor AV 2026                                                     Jos 
  • Reservatie bestuursetentje                                                                          Johan 
  • Attenties en dankbrief Detech                                                                      André en Dirk 
  • Sponsorbezoeken                                                                                         Allen 
  • Nadenken over lokken extra volk naar Ronde van de grensstreek             Allen 

  

Te onthouden: 

  • Borden inschrijving en startpijl hangen bij organisatie                                 Ritverantw. 
  • Ritten met eigen uitbating: start aan uitbating ipv aan sporthal                   Willy, Jos, André 
  • Bij ritten op verplaatsing vertrekuur aan Sporthal vermelden                     Willy, Jos, André 
  • Betaling consumpties toeristische ritten                                                       Ritverantw. 
  • Evaluatie reglement vergoeding organisator(en) meerdaagse ritten          allen 
  • Algemene Vergadering Sportraad op 15/05/2025 om 19 uur                      Jan en André 
  • Aanbod klankbord/brainstorming/winteractiviteiten                                     Jan Meeusen 
  • Franchise volgwagen                                                                                   Allen 
  • Meer plaatselijke en social media-promo voor ritten 
  • Maatschappelijke zetel : KATENA vzw, Emiel Verreesstraat 33 bus 4, 2300 Turnhout 
  • Facturatieadres : KATENA vzw, p/a Kongoplein 10, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer 0863.570.808 

Verslaggever : Dirk